Assistance à maîtrise d’ouvrage en installations thermiques

La tranche ferme porte sur le contrôle et le suivi technique, administratif et énergétique du marché d’exploitation-maintenance des installations de chauffage, d’eau chaude sanitaire, de climatisation et de ventilation. Le périmètre suivi comprend notamment un parc de 45 sites, des installations alimentées par différentes énergies, dont 4 sites en géothermie, ainsi que des équipements de production, distribution, régulation, VMC et CTA.

Le titulaire propose des indicateurs quantitatifs et qualitatifs, contrôle l’application du contrat, le planning d’entretien, les engagements de l’exploitant et l’état des installations. Une inspection technique annuelle couvre les installations de production et de distribution à la fin de la période de chauffe ; les constats portent notamment sur l’état des matériels, la conformité réglementaire, l’isolation, l’étanchéité, les paramètres d’exploitation et le réseau de distribution. Un rapport d’audit est établi pour chaque site, dans le mois suivant la demande écrite. En cas de dysfonctionnements répétés ou de réclamations, des interventions sur site sont effectuées à la demande de la Ville.

Le suivi comprend également :

• la planification et l’analyse des contrôles périodiques — notamment analyses d’eau et contrôles des disconnecteurs — et le suivi des actions correctives jusqu’au retour à une situation normale ;
• l’analyse des résultats de combustion, rendements, températures, consommations réelles et théoriques corrigées des données climatiques, besoins théoriques et réglages ; un tableau de suivi des consommations et un bilan carbone annuel ;
• le contrôle des acomptes et factures sous 10 jours au maximum, la vérification des mémoires de l’exercice sous 10 jours au maximum et le calcul de l’intéressement ;
• le contrôle des travaux P3 et des travaux de mise en conformité ou d’amélioration : nécessité, équivalence des matériels et cohérence des prix, analyse des devis sous une semaine, suivi des travaux importants avec au moins une visite de site, assistance aux opérations préalables à la réception et à la réception par la Ville ;
• la mise à jour du cadre contractuel et la rédaction des avenants nécessaires, ainsi que le calcul des pénalités et la proposition de courriers à l’exploitant sous une semaine après demande.

Une réunion d’exploitation est organisée chaque mois avec l’exploitant et les représentants de la Ville ; son compte rendu est transmis sous 48 heures au maximum. Un rapport annuel est remis dans le mois suivant la réception du rapport de l’exploitant. Il synthétise contrôles, indicateurs, dérives, actions correctives et préventives, consommations, intéressement, travaux et compte de garantie totale. Les propositions d’actions valorisées pour l’année suivante sont présentées au plus tard le 1er septembre.

Évolutions et bilan du parc

Le titulaire conseille la Ville sur les évolutions réglementaires, techniques et énergétiques, les modes de gestion, les marchés de l’énergie et l’optimisation de la politique énergétique. Il peut proposer des études de faisabilité et prévoit au minimum 3 jours de réunions par an pour cette mission.

Avant la fin du marché d’exploitation, le bilan des installations rassemble les données techniques, réglementaires et énergétiques disponibles, dont les consommations des 3 dernières années, les consommations mensuelles d’eau chaude sanitaire, les analyses et contrôles, les horaires d’occupation et les équipements influant sur les consommations. Il comprend l’assistance aux constats contradictoires et la vérification de la complétude, de la validation et, le cas échéant, de la correction des documents remis par l’exploitant. Le rapport de synthèse décrit l’état des sites et installations et présente des préconisations argumentées, chiffrées et priorisées : actions réglementaires, urgentes et d’entretien, puis programmation de travaux par poste (chauffage, refroidissement/climatisation, ECS, ventilation et éclairage), avec investissements, gains et budgets estimatifs. Le bilan est transmis au mois de mars avant l’échéance du marché d’exploitation, fixée au 30 juin 2028.

Passation et démarrage du nouveau marché

La tranche optionnelle comprend l’analyse comparative des modes de gestion et solutions contractuelles — garanties, sécurisation, coûts d’exploitation et d’énergie, travaux et durées — suivie d’un rapport d’aide à la décision et de réunions de présentation, cadrage et restitution. Le DCE comprend le CCTP et ses annexes techniques, le RC, le CCAP, le BPU et les DQE. Le CCTP détaille notamment les installations, obligations, matériels, planning P3, besoins théoriques par bâtiment, saison de chauffage et niveaux de service. Il est remis dans le mois suivant la demande de la Ville.

Pour la consultation du futur exploitant, le titulaire établit une liste de 3 sites à visiter au maximum, accompagne les candidats admis dans le respect de la confidentialité et de l’anonymat, et leur remet une attestation de visite. Il prépare les tableaux et rapports d’analyse des candidatures et des offres, applique les critères de jugement et présente l’analyse à la commission d’appel d’offres. Au démarrage du nouveau marché, il assiste la Ville lors du constat contradictoire avec les exploitants entrant et sortant, avec un procès-verbal signé par site. Les documents sont remis à l’issue de chaque phase en un exemplaire papier et une version informatique sur clé USB. Le BPU prévoit également des études de performance énergétique.