Suivi et pilotage du programme PATEB

Le consultant appuie l’AFD dans le suivi quotidien de l’exécution du programme, sur les volets financiers et qualitatifs. Il assure le dialogue avec les ministères togolais chargés de l’éducation et des finances et les autres acteurs du secteur, et facilite les missions d’experts et les réunions.

Suivi de la mise en œuvre

• Finaliser et faire circuler les lettres de cadrage N+1 ; analyser quantitativement et qualitativement les PTAB, PPM et autres documents de planification ou de trésorerie, avec une grille d’analyse à compléter pour l’AFD.
• Suivre les processus de planification et de budgétisation, l’inscription des crédits en LFI N+1, les éventuels reports et modifications en cours d’année, ainsi que la qualité et la complétude du rapportage financier et technique du MEN avant les COPIL.
• Préparer les discussions budgétaires et leurs comptes rendus ; suivre la préparation des audits externes et la mise en œuvre de leurs recommandations.
• Suivre le dispositif de maîtrise d’œuvre des infrastructures lors de points mensuels avec la direction concernée et documenter l’avancement de la feuille de route, les retards et difficultés.
• Veiller à la disponibilité et à la maîtrise du manuel de procédures ; faciliter, selon les besoins, sa réactualisation et l’organisation de formations à son usage.

Dialogue sectoriel et suivi
Le consultant prépare les échanges réguliers avec les ministères — rencontres indiquées comme bimensuelles ou mensuelles — et en rend compte. Il prépare les COPIL (invitations, ordres du jour, documents, arbitrages possibles et comptes rendus), participe aux réunions du GLPE et, éventuellement, à ses sous-groupes techniques.

Il assure le suivi technique, administratif et financier, les prévisions et le suivi des décaissements, ainsi que les tâches administratives associées (archivage, courriers, scans). Il accompagne la préparation et la gestion des marchés en maîtrise d’ouvrage de l’AFD, facilite les missions d’assistance technique, appuie les missions de supervision du REP EFE et prépare le rapportage annuel du PEES et le suivi des Engagements Particuliers. Pour les marchés soumis à un avis de non-objection, il analyse la qualité des documents en vue de préparer les ANO du siège de l’AFD. Il peut aussi faciliter la création d’outils de pilotage et de communication (tableaux de bord, comptes rendus, notes) et alerter l’AFD sur d’éventuels manquements au dispositif de filtrage du MEN/MFB.

Livrables

• Rapport mensuel à l’AFD, au plus tard le dernier jour du mois, avec points d’attention, recommandations et comptes rendus en annexe.
• Lettres de cadrage annuelles, procès-verbaux des COPIL biannuels, rapports annuels PME et rapport annuel PEES.
• Tableau de suivi mensuel de la feuille de route des infrastructures.

La mobilisation est prévue à temps plein, cinq jours par semaine du lundi au vendredi, environ huit heures par jour ; le TDR indique également « 220 h/j par an ». L’équipement informatique et le compte utilisateur AFD nécessaires à la mission sont mis à disposition par l’AFD et doivent être restitués à la fin du contrat.