Suivi des contrats de chaufferies collectives et renouvellement des contrats

La prestation combine une mission annuelle de suivi des contrats d’exploitation, des audits techniques et énergétiques, l’accompagnement administratif des membres du groupement et des interventions ponctuelles liées aux travaux, aux devis et au renouvellement des contrats. Le marché comprend une partie à prix forfaitaire et une partie à bons de commande.

Mission annuelle de suivi

La mission forfaitaire comprend notamment :

• l’analyse et le suivi énergétique du P1 ;
• le suivi des interventions et dépannages, notamment la traçabilité des interventions et l’examen des demandes non justifiées ;
• le suivi budgétaire des travaux P3/1, P3/2, P5/6 et des prestations du BPU ;
• l’audit d’un tiers du patrimoine ;
• le suivi des plans d’action et des éléments demandés ;
• l’analyse et le suivi des contrôles réglementaires annuels ;
• la mise en place et la tenue d’un SharePoint pour le partage des documents avec l’exploitant ;
• une assistance quotidienne diverse et un accompagnement administratif portant notamment sur les pénalités, les courriers et les avenants.

Le dispositif prévoit 2 réunions annuelles d’exploitation, avec préparation, animation et compte rendu, ainsi que 8 visioconférences semestrielles de septembre à mai pour suivre les actions en cours, les devis et les rapports réglementaires.

Audits et prestations ponctuelles

Le BPU et le DQE prévoient :

• 15 audits de chaufferie par site, comprenant un rendez-vous sur site, un rapport final avec les caractéristiques des équipements, le plan du réseau, le contrôle des conformités, les visites d’entretien, des photographies et un plan d’actions ;
• 5 audits de sous-station par site, avec les mêmes éléments de visite et de restitution ;
• 5 audits de surpresseur, comprenant également un rendez-vous sur site, un rapport final, les caractéristiques des équipements, le plan du réseau, le contrôle des conformités, les visites d’entretien, des photographies et un plan d’actions ;
• 1 réunion complémentaire de suivi du contrat, avec préparation préalable, avec ou sans prestataire ;
• 2 prestations d’assistance à la mise en place d’une nouvelle chaufferie, incluant l’analyse du CCTP, l’assistance à la réception et la prise en charge des équipements ;
• 3 assistances à des réunions de chantier en cas de travaux.

La prestation comprend également la préparation du renouvellement des contrats, la renégociation, le conseil sur les composantes P1, P2 et P3, ainsi que la production de rapports types de suivi d’exploitation et d’audit.