Assistance au suivi d’exploitation thermique

La prestation consiste à assister la collectivité dans le suivi technique, administratif, réglementaire, énergétique et financier de contrats d’exploitation de chauffage, ventilation et production d’eau chaude, notamment de type P1/P2/P3. Le périmètre concerne environ 150 bâtiments, comprenant notamment des groupes scolaires, salles polyvalentes, mairies annexes, gymnases, équipements sportifs et centres techniques. Les installations peuvent fonctionner au gaz, au fioul, au bois ou avec des pompes à chaleur ; la liste détaillée des équipements, puissances et énergies est remise à l’attributaire.

Prise en main et suivi du marché existant

• Analyse du contrat d’exploitation, de ses clauses financières, engagements de performance, garanties, pénalités et obligations de durée.
• Revue des rapports de maintenance, bilans énergétiques, DOE, fiches techniques et autres documents remis par l’exploitant.
• Diagnostic technique initial, identification des risques, points sensibles et non-conformités éventuelles.
• Feuille de route annuelle, tableau de bord de pilotage, indicateurs, alertes et échéances clés.
• Vérification des rapports d’exploitation : interventions, maintenance préventive et corrective, incidents, disponibilité, consommations et pannes récurrentes.
• Contrôle des prestations contractuelles, relevés de compteurs, contrôles périodiques, remplacements de filtres et réglages.
• Analyse des écarts entre consommations réelles et garanties P1 ou P3, des courbes de consommation et des données GTB/GTC lorsqu’elles sont disponibles.
• Vérification des plages de température de confort, de la traçabilité, de l’archivage et de la conformité documentaire.

GER, conformité et performance énergétique

Le suivi du GER comprend la relecture et la validation technique des devis de remplacement ou d’amélioration, le contrôle du plan de renouvellement P3, la vérification du dimensionnement et de la qualité des équipements, ainsi que la priorisation des investissements selon les performances, l’obsolescence et les besoins réels. L’assistance peut également porter sur l’intégration de pompes à chaleur, chaudières à condensation, GTB ou autres solutions performantes.

Le titulaire vérifie les délais contractuels, calendriers de reporting et engagements de disponibilité, alerte en cas de manquement, assiste à la rédaction de courriers de mise en demeure ou de réserves et accompagne le respect des vérifications périodiques réglementaires, des exigences ICPE et des documents d’hygiène et de sécurité.

Le suivi énergétique comprend les tableaux de bord de consommation, ratios en m²/an, comparaisons aux références et objectifs contractuels, détection des dérives ou surconsommations, propositions d’actions correctives ou de régulation, sensibilisation des utilisateurs et assistance à la mise en œuvre d’un plan d’actions énergie.

Marché complémentaire hors périmètre

Une mission spécifique porte sur la définition et la mise en concurrence d’un marché d’exploitation pour les installations de génie climatique non couvertes par le marché existant. Elle comprend :

• Inventaire exhaustif des installations, analyse de leur état, fonctionnement, besoins d’exploitation, maintenance et contrôles réglementaires.
• Vérification de la cohérence des périmètres entre les contrats et estimation des enjeux techniques, réglementaires, énergétiques et financiers.
• Définition des niveaux de service, prestations d’exploitation et de maintenance préventive ou corrective, contrôles réglementaires, indicateurs, reporting et modalités de pilotage.
• Rédaction du CCTP, de la DPGF ou du BPU, du cadre de réponse technique et assistance à la rédaction des pièces administratives.
• Analyse technique des offres, vérification de leur cohérence, participation aux négociations éventuelles, rapport d’analyse avec classement motivé et assistance à la mise au point du marché.
• Livrables : rapport de diagnostic, note de définition des besoins, dossier de consultation, rapport d’analyse des offres et note d’aide à la décision.

Suivi d’exécution et livrables

Après notification du marché complémentaire, l’assistance couvre le lancement, la mise en place des outils de suivi et de reporting, la remise des documents contractuels et réglementaires, ainsi que la prise en charge effective des installations. Elle comprend également le contrôle des niveaux de service, des maintenances, des contrôles réglementaires, des registres, des consommations, des performances, des clauses d’intéressement ou de garantie de résultats lorsqu’elles existent, des factures et des révisions de prix.

Les livrables comprennent les comptes rendus de réunions, tableaux de bord, notes d’analyse technique et financière, recommandations et rapports annuels de synthèse technique et énergétique. Les pièces de remise prévoient notamment une analyse du suivi du contrat à raison de 12 par an, quatre comptes rendus de réunions par an, un rapport annuel et des expertises ponctuelles à la demande. Le tableau de périodicité du CCTP mentionne en outre une analyse des rapports d’exploitation trimestrielle, des réunions de suivi annuelles et des recommandations selon les besoins.

La réponse attendue en cas de sollicitation urgente est de 48 heures. Les missions sont réalisées sur site ou à distance selon leur nature, avec des échanges réguliers avec les services techniques. Le prestataire doit justifier de références similaires auprès de collectivités, de compétences en thermique du bâtiment, exploitation énergétique et réglementation ERP, d’une assurance professionnelle adaptée et de son indépendance vis-à-vis de tout exploitant.