Suivi AMO et maîtrise d’œuvre des ascenseurs

La mission porte sur le suivi de l’entretien étendu et de la télésurveillance d’un parc de 246 appareils, ainsi que sur le suivi des travaux de remplacement et de rénovation. Elle combine assistance permanente à maîtrise d’ouvrage et missions complémentaires commandées séparément. Le titulaire assure la coordination technique, administrative et financière, conseille le maître d’ouvrage et l’alerte sans délai en cas de risque pour la sécurité, la disponibilité, la conformité ou la pérennité des équipements.

Audits, contrôles et suivi des réserves

Un audit technique complet et systématique doit couvrir au minimum un tiers du parc par an, afin que tout le parc soit audité à l’issue de la troisième année. Si le marché est reconduit au-delà, un nouveau cycle triennal commence en quatrième année. Le parc comprend notamment deux ascenseurs hydrauliques, auxquels une attention particulière est portée.

Les audits examinent l’entretien, le fonctionnement de la télésurveillance et de la téléalarme, l’état et la vétusté des équipements, leur conformité, leur accessibilité et les travaux nécessaires. Ils couvrent notamment machinerie, gaine, cuvette, cabine, portes, moteur et dispositifs de sécurité. Les essais réglementaires et fonctionnels de sécurité, dont ceux du parachute et du limiteur de vitesse, sont réalisés par le mainteneur en présence du titulaire, qui en contrôle le déroulement et les résultats. En cas de danger grave et imminent, le titulaire demande sans délai la mise hors service de l’installation jusqu’à suppression du risque.

Pour les audits, le titulaire remet un rapport au maître d’ouvrage et un rapport au mainteneur. Le rapport au maître d’ouvrage est transmis dans les 15 jours calendaires suivant la visite et comprend notamment fiches techniques, photographies, état des composants, réserves, priorités et estimations financières poste par poste. Une synthèse de campagne est remise au plus tard deux semaines après sa dernière visite. Les réserves sont suivies jusqu’à leur clôture, avec contre-visite et tableau exploitable de suivi. Le délai maximal de levée des anomalies imputables au mainteneur est de 90 jours calendaires, sauf exigence de sécurité imposant un délai plus court.

Le titulaire analyse les rapports de contrôles réglementaires quinquennaux, qualifie les réserves, établit les plans d’action, suit leur levée et tient à jour un tableau des contrôles, échéances, responsables et actions. Des contrôles quinquennaux réalisés par le titulaire peuvent aussi être commandés : ils sont menés en présence du mainteneur par un intervenant disposant des qualifications et certifications requises, et donnent lieu à un rapport transmis dans les 72 heures suivant l’intervention.

Assistance à l’exploitation et outils de suivi

Le titulaire suit les pannes, leurs causes, les délais d’intervention et de remise en service, la disponibilité, les engagements contractuels et les pénalités. Il vérifie et analyse devis et factures, en contrôle la conformité technique et financière et les traite dans un délai maximal d’un jour ouvré. Il suit également les imputations au titre de la part P3, vérifie que les travaux qui en relèvent ne sont pas facturés en supplément et présente un état annuel des dépenses correspondantes.

Il établit, dès la première année, des plans pluriannuels sur cinq ans pour les investissements et le gros entretien-renouvellement. Ils distinguent travaux de maintenance, GER et investissement patrimonial, précisent urgence, enjeux techniques et estimation financière, et sont actualisés chaque année ; à partir de la deuxième année, les plans actualisés sont remis au plus tard le 30 juin.

Une plateforme tenue à jour regroupe données techniques, rapports, réserves, devis, travaux, réunions, plans, contrôles et bilans. Les documents produits ou reçus y sont intégrés sous cinq jours ouvrés. L’accès du maître d’ouvrage est permanent ; l’hébergement est sécurisé sur le territoire de l’Union européenne, dans le respect du RGPD. Les données restent sa propriété et sont restituées gratuitement, en format ouvert et exploitable, au plus tard à l’échéance du marché.

Une réunion d’exploitation est animée chaque mois. Le bilan transmis deux jours ouvrés avant la réunion suit notamment pannes, équipements les plus en panne (TOP 15), délais d’intervention, disponibilité, réserves, pénalités et actions correctives. Les indicateurs et le plan de progrès font l’objet d’une revue trimestrielle. Chaque réunion donne lieu à un compte rendu diffusé sous 72 heures. Un bilan technique et financier annuel est présenté au plus tard le 31 janvier ; il inclut notamment l’analyse des pannes, temps d’immobilisation, délais de remise en service, travaux, pénalités et prévisions, avec comparaison aux deux exercices précédents lorsque les données sont disponibles.

Pour un ascenseur à l’arrêt, un retour d’information est fourni sous 24 heures après sollicitation ; les autres demandes reçoivent une réponse sous sept jours calendaires au maximum. Une panne entraînant plus de 24 heures d’indisponibilité fait l’objet d’une information spécifique. En cas d’accident de personne ou d’incarcération grave, le maître d’ouvrage est alerté dès que le titulaire en a connaissance ; le rapport est transmis sous 48 heures.

Missions complémentaires sur commande

Sur ordre de service ou bon de commande, des prestations hors forfait peuvent notamment couvrir sinistres, audits ponctuels, états des lieux contradictoires, contrôles quinquennaux, réception d’opérations neuves, maîtrise d’œuvre et renouvellement du marché de maintenance. Le maître d’ouvrage peut recourir à un autre prestataire si le titulaire ne possède pas les qualifications requises ou si une contre-expertise est nécessaire. Une intervention sur sinistre comprend constat, photographies, évaluation des dommages, analyse des devis, suivi des travaux et réception ; le rapport est remis sous 72 heures après visite. Les audits ponctuels donnent également lieu à un rapport sous 72 heures. Les états des lieux contradictoires sont organisés lors d’un changement de mainteneur et leur rapport est transmis sous 72 heures.

Pour les travaux de plus de 8 000 € HT, la mission de maîtrise d’œuvre peut être commandée par éléments : diagnostic, études de projet, dossier de consultation, assistance à la passation, VISA, direction de l’exécution, assistance aux opérations de réception et suivi de la garantie de parfait achèvement. La réception est accompagnée de la vérification qualitative et quantitative des travaux, du suivi des réserves et de la validation des situations et factures. Pour les travaux sur devis relevant du seuil de 8 000 € HT, le titulaire apporte une assistance à l’analyse, au suivi et à la réception. Le renouvellement du marché de maintenance peut comprendre bilan et définition des besoins, rédaction des pièces techniques, réponses aux questions, analyse des offres et accompagnement de la passation.

À titre estimatif et non contractuel, le DQE indique sur la durée totale du marché 20 interventions sur sinistre, 40 audits d’ascenseur, 10 états des lieux contradictoires, 4 états des lieux au-delà de 50 ascenseurs, 1 contrôle quinquennal, 20 assistances à réception d’opérations neuves, 4 missions d’accompagnement à la modernisation complète, 4 suivis budgétaires de la part P5, 4 suivis de prestataires supplémentaires et 4 contre-visites de levée de réserves.