Assistance à maîtrise d’ouvrage pour les contrats d’entretien des ascenseurs et accès automatiques

La mission porte sur la préparation puis l’accompagnement des contrats d’entretien d’ascenseurs et d’équipements d’accès automatiques. Le périmètre de base comprend 46 ascenseurs et 47 portes, portails, barrières et autres équipements d’accès automatiques ; 9 ascenseurs gérés par des établissements tiers sont prévus en options, réparties en trois groupes de 5, 1 et 3 appareils. La liste de référence est établie au 1er juillet 2026.

Le diagnostic initial couvre l’ensemble des installations : vérification de l’inventaire, état apparent d’entretien, fonctionnement, vétusté, risques et non-conformités apparentes. Les fiches répertorient notamment code groupe, marque, type, puissance ou capacité et année de mise en service ; sans plaque signalétique, l’identification se fait par rapprochement avec des appareils connus. La liste des ascenseurs renseigne aussi charges, niveaux et vitesses — valeurs indiquées de 300 à 1 000 kg, de 2 à 8 niveaux et de 0,63 à 1 m/s. Pour les accès automatiques, elle précise selon les appareils le nombre de vantaux et les dimensions de passage libre et de hauteur libre ; les dimensions renseignées vont de 1 500 à 5 000 mm en largeur et de 2 000 à 3 000 mm en hauteur.

Consultation et prise en charge

Le titulaire prépare les pièces techniques des marchés d’entretien (CCTP, DPGF ou BPU/DQE, inventaire, trames de rapport, grille de pénalités et cadres associés) et contribue aux pièces administratives. Le dispositif envisagé comprend deux lots — habitation et équipements d’accès — et un troisième lot pour les équipements d’établissements tiers si les options sont validées. Il établit également une estimation des contrats d’entretien et une répartition annuelle des charges entre locataire et propriétaire conformément à la réglementation.

L’assistance à la passation comprend les réponses aux questions des candidats, l’analyse de conformité des offres, les demandes éventuelles de précisions et un rapport d’analyse comparant les prix sur la durée totale des marchés. Le démarrage inclut la préparation des opérations contradictoires de prise en charge, la vérification des documents de reprise, le relevé des réserves, les procès-verbaux et le suivi de la levée des réserves.

Livrables de cette phase : rapport d’audit et inventaire patrimonial par équipement, base de données modifiable compatible avec les outils internes, stratégie de consultation, dossier technique, recommandations pour les pièces administratives, rapport d’analyse des offres et dossier de démarrage avec calendrier prévisionnel et plan d’action.

Suivi contractuel et contrôles

Le suivi porte sur les factures (indices, valeurs de base et échéanciers), les devis de réparation hors contrat — avec justification technique et financière après négociation —, les avenants, les pénalités, les travaux relevant du client ou des exploitants et l’assistance en cas de litige. S’y ajoutent un tableau de bord annuel, une réunion formalisée au début de l’année et une réunion annuelle avec chaque exploitant et le client.

Les prestations comprennent le contrôle annuel du respect des contrats d’entretien sur l’ensemble des sites, la vérification des paramètres de fonctionnement et la formalisation des anomalies, travaux à entreprendre, pénalités éventuelles et actions correctives. Les contrôles réglementaires quinquennaux des ascenseurs incluent une intervention en présence de l’exploitant, le contrôle visuel et les essais des organes de sécurité, un rapport de conformité, l’analyse des rapports, le chiffrage des travaux et le suivi de leur réalisation. Les contrôles périodiques et leurs échéances font également l’objet d’un suivi.

Les comptes rendus documentent les anomalies, notamment par des photographies, les incidents et les manquements des exploitants. Un bilan technico-financier annuel est remis en un exemplaire papier et informatique ; un rapport annuel de contrôle présente les résultats par agence, prestataire et site. En cas d’incident exceptionnel touchant l’exploitation ou la sécurité des biens ou des personnes, le rapport circonstancié est transmis sous 3 jours ouvrables. Le rapport des contrôles annuels est remis au plus tard un mois après leur achèvement.

Jalons et prestations complémentaires

Pour la phase d’étude, la prise en compte des besoins et la production des rapports de constat sont chacune prévues sous 4 semaines ; les pièces techniques sont attendues au plus tard le 1er juin 2027, les pièces administratives au 1er septembre 2027 et le rapport définitif d’analyse des offres au 1er novembre 2027. Les réunions de lancement et les opérations de prise en charge sont prévues avant le 31 décembre 2027. La validation des devis de maintenance corrective est prévue sous 15 jours calendaires maximum ; les avenants sont préparés en amont de leur validation par le client, attendue sous un mois. Pour les mises en demeure, le délai est de 3 jours calendaires en cas de risque lié à la sécurité et de 8 jours calendaires pour les autres litiges ou demandes.

Le bordereau prévoit également des prestations sur demande : assistance à la réception d’équipements neufs ou après modernisation ; audits avec relevé technique, préconisations et scénarios d’amélioration ; et, pour le remplacement d’un appareil, étude, DCE de travaux, aide aux pièces de marché, analyse des offres, suivi des travaux, réception et suivi de la garantie de parfait achèvement. Il prévoit aussi des interventions liées à l’ajout de nouveaux équipements et à leurs contrôles périodiques.

Impartialité

Le titulaire, ses dirigeants, salariés, sous-traitants et sociétés liées ne peuvent se porter candidats, directement ou indirectement, aux marchés d’entretien, de dépannage, de travaux ou de contrôle qu’ils contribuent à préparer, analyser ou suivre. Toute situation susceptible de constituer un conflit d’intérêts doit être signalée sans délai.