Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le suivi d’exploitation des équipements

La mission porte sur le suivi d’exploitation des ascenseurs, monte-charges, portes, portails et barrières automatiques. Elle combine audits, préparation de marchés, contrôle des prestations, appui à la gestion des travaux et mise à disposition d’un outil de suivi.

Audits et programmation des travaux

Pour les ascenseurs du patrimoine « logements », le titulaire réalise 4 audits par an de 2027 à 2030. Il vérifie visuellement les installations, leur conformité réglementaire et l’exécution des obligations de maintenance ; il analyse la faisabilité des mises en conformité, améliorations ou remplacements complets, en tenant compte des contraintes techniques et juridiques. Il suit aussi la levée des réserves.

Chaque rapport d’ascenseur comprend une synthèse technique et environnementale d’une page maximum, au format Excel, et un rapport visuel d’au moins 24 photos couvrant notamment la machinerie, la gaine, le toit de cabine, la cabine et les portes palières. Il recense les travaux relevant du mainteneur, les anomalies et réserves, les obligations de sécurité et d’accessibilité, les préconisations de modernisation et les estimations par échéance. La synthèse traite notamment des 17 points de mise en sécurité, des obligations issues du décret 2004-964 du 9 septembre 2004, du décret 2008-1325 du 15 décembre 2008 et de la norme NFP82212/312 de novembre 2005. Les rapports sont fournis sous formats Word modifiable et actualisable et Excel ; ils sont remis dans les 30 jours calendaires suivant l’audit. Les études de solutions et le plan prévisionnel de travaux sont présentés lors d’une réunion annuelle de préconisation.

Marchés de maintenance et de travaux

L’AMO prépare les cahiers des charges de maintenance des ascenseurs, portes, portails et barrières automatiques. Ils définissent notamment la maintenance préventive et corrective, les urgences, les périodicités de visite, les niveaux de service, le reporting, la gestion des pièces et interventions hors forfait, les contrôles, indicateurs et pénalités. Le dossier comprend les pièces techniques et financières, dont un cadre de décomposition par installation et une estimation des dépenses. Le marché de maintenance à préparer doit être effectif au 1er janvier 2028 ; la mission est fixée au 30 novembre 2027.

Pour les travaux de mise en conformité, modernisation ou remplacement, l’AMO établit des cahiers des charges adaptés à chaque ascenseur, des calendriers, des décompositions et estimations par poste ainsi qu’un cadre de réponse technique. Les documents tiennent compte des dimensions et caractéristiques des installations, des interfaces, des essais et tolérances, de l’accessibilité, de la limitation de la gêne pour les locataires et du traitement des matériaux amiantés. L’AMO assiste ensuite aux consultations, répond aux questions des candidats, analyse les offres et variantes, compare les calendriers, accompagne les mises au point et prépare les documents contractuels.

Contrôles, outil de suivi et assistance courante

Le titulaire contrôle 15 ascenseurs par an de 2027 à 2030 : état visuel et conformité, prestations et travaux du mainteneur, anomalies, gravité et urgence des corrections. Il vérifie la réalisation des actions correctives, actualise le plan prévisionnel des travaux et remet les rapports dans les 30 jours calendaires suivant le contrôle.

Une application web ou solution équivalente sert de portail d’échange et de suivi. Elle comprend un tableau de bord interactif, un inventaire cartographique et des fiches techniques, une bibliothèque documentaire, le suivi des contrats et devis, des pannes, indicateurs et réserves, ainsi que l’export des données en Excel. Les données sont hébergées sur un serveur physique situé dans un centre de données français, protégé par des pare-feu physiques et logiciels.

Pour les travaux hors contrat de maintenance, l’AMO examine la justification technique et le coût des demandes, et formule ses analyses et préconisations. Le délai de réponse est de 48 heures ouvrables pour une demande urgente et de 10 jours calendaires pour une demande non urgente ; le tableau récapitulatif du CCTP indique toutefois 10 jours ouvrables pour cette dernière. En cas de demande urgente nécessitant un constat sur site, le titulaire doit pouvoir intervenir sous 24 heures ouvrables.

Le titulaire organise une réunion de synthèse annuelle, prépare et anime la réunion et en rédige le compte rendu dans les 7 jours ouvrés. Il apporte également une assistance technique ponctuelle pour les ascenseurs, monte-charges, portes, portails et barrières automatiques, notamment lors de sinistres ou accidents, depuis les études et la consultation jusqu’au suivi de chantier et à la levée des réserves. Enfin, il prépare et accompagne la mise en concurrence des contrôles techniques quinquennaux prévus en 2029, suit leurs rapports et réserves et produit un planning ainsi qu’un tableau de suivi.