Captation et retransmission vidéo des conseils municipaux et communautaires

Le lot comprend la préparation et l’organisation des séances, l’installation et le démontage du dispositif, la captation-réalisation, la prise de son, la retransmission en direct et en différé, ainsi que l’enregistrement et la remise des fichiers. Le bordereau estime à 7 le nombre de séances annuelles, quantité non contractuelle ; le CCTP prévoit une moyenne de 6 à 8 séances par an.

Les séances durent environ 4 à 6 heures et se tiennent en soirée, à partir de 18 h. Elles peuvent se dérouler dans différents lieux, notamment la Salle des Illustres de l’hôtel de ville, le théâtre Ducourneau pour des conseils de quartier ou le centre de congrès Agen Agora. Le dispositif doit suivre les interventions des élus et proposer un direct de bonne qualité visuelle et auditive, avec la plus grande interactivité possible. Il intègre les sous-titres, le nom et la qualité des intervenants et, si nécessaire, les plans, logos et diaporamas préalablement fournis par la Direction de la Communication.

Le direct est intégré au site internet de la Ville, avec affichage et suivi interactif de l’ordre du jour, chapitré par délibération. La solution doit fonctionner sur PC, tablettes et smartphones, avec une attention particulière aux mobiles ; un code HTML de type iframe est fourni pour faciliter l’intégration.

Après la séance, le titulaire fournit un enregistrement numérique aux normes broadcast PAL pour archivage au plus tard dans les trois jours ouvrés. La version différée est également intégrée au site, suit l’ordre du jour chapitré, fonctionne sur les différents supports et est accompagnée d’un code d’intégration HTML ou d’un lien. Le sous-titrage doit être mis à disposition au plus tard à J+3 ouvrés.

Les vidéos sont stockées sur le serveur du prestataire pendant 7 ans, sans surcoût. Leur sécurité, confidentialité, intégrité et disponibilité sont garanties durant toute cette période, y compris si l’hébergement est sous-traité. En cas de changement de serveur, le titulaire remet à la Ville une sauvegarde sur support physique et réintègre les vidéos sur le nouveau serveur dans la mesure du possible.

La Ville et l’Agglomération sont producteurs et conservent la maîtrise des choix éditoriaux pour les prestations qui les concernent. Le titulaire, réalisateur, assure notamment l’exploitation des équipements, l’encodage, la transmission du signal, l’enregistrement et la remise des fichiers ; il alerte l’acheteur si un contenu utilisé est susceptible de soulever une difficulté de droits. Il cède ses droits de conception à la Ville et à l’Agglomération sans limitation de durée.

Le titulaire utilise des équipements à faible consommation et optimise leurs réglages ; l’hébergeur retenu doit présenter un PUE inférieur ou égal à 1,5. Les fichiers sont limités aux séquences pertinentes, en retirant notamment les temps de pause. Le matériel en fin de vie est recyclé dans les filières adaptées ou fait l’objet d’une gestion appropriée des déchets. Un bilan environnemental annuel rend compte des mesures mises en œuvre, notamment pour l’énergie, les déplacements et le volume de données diffusées, des difficultés rencontrées et des mesures correctives ou d’amélioration envisagées. Le pouvoir adjudicateur peut formuler des observations ou recommandations à partir de ce bilan.