Enregistrement et rédaction de comptes rendus de réunions

Le titulaire assure, selon les bons de commande, l’enregistrement audio sécurisé, la prise de notes, l’identification des intervenants et la rédaction de comptes rendus pour les commissions, conseils d’administration et autres réunions. Par défaut, il intervient en présentiel dans les locaux des caisses, avec possibilité de prestation à distance sur demande explicite.

Les prestations comprennent notamment :

• Prise de notes avec enregistrement et rédaction d’un compte rendu « in extenso », complet, révisé ou synthétique ;
• Rédaction seule de ces quatre formats à partir d’un enregistrement fourni par l’acheteur ;
• Enregistrement, prise de notes et transcription « in extenso » au moyen d’une solution IA ou mixte ;
• Rédaction seule d’une transcription brute ou corrigée produite par une solution IA ;
• Déplacements dans les locaux de la CPRPF à Paris ou Marseille, de la CRPCEN à Paris et de la CAVIMAC à Montreuil.

Formats éditoriaux attendus

Le compte rendu « in extenso » restitue intégralement et mot à mot les débats, avec identification des intervenants et mise en forme des interventions. Le compte rendu complet conserve une retranscription exhaustive, reformulée si nécessaire dans un style fluide et conforme aux règles de l’écrit. Le compte rendu révisé restitue le discours de manière concise et indirecte, supprime les redondances, met en évidence les principaux points de vue et fait ressortir les décisions et votes à la fin de chaque point.

Le compte rendu synthétique restitue les débats de manière structurée, précise et objective, en supprimant les anecdotes, éléments redondants et échanges accessoires tout en faisant ressortir les idées principales et les points essentiels.

Enregistrement et solution IA

Le matériel d’enregistrement doit être performant, sécurisé, conforme aux règles de l’art et ne générer ni pollution sonore, ni chimique, ni visuelle. Il doit respecter au minimum les normes EN 55103-1, EN 55103-2 et IEC 60914.

La solution IA doit rester conforme aux certifications ISO 9001, ISO 27001 ou similaires, de préférence HDS, ainsi qu’au RGPD et aux recommandations de la CNIL. Les données sont chiffrées, confidentielles et traitées exclusivement dans un pays de l’Union européenne. La solution doit permettre le transfert d’enregistrements fournis par l’acheteur, notamment par extranet ou FTP.

La transcription IA peut être brute ou contrôlée et relue. Le contrôle peut comprendre l’identification des orateurs, le retrait des échanges hors débat ou confidentiels, l’intégration de la terminologie et des modèles de l’acheteur, ainsi que la suppression des scories orales telles que « euh ».

Livrables, délais et qualité

Les comptes rendus respectent les normes, la charte graphique et les standards de l’acheteur, notamment les formats Word, Excel, Visio ou PowerPoint. Une archive sonore doit être fournie avec le compte rendu. Elle est déposée sur un espace de stockage sécurisé dans un délai maximal de 3 jours après la séance.

À compter de la séance, le délai maximal de livraison est de 5 jours ouvrés pour une séance d’une durée inférieure ou égale à 2 heures, 7 jours ouvrés pour une séance comprise entre 2 et 3 heures et 10 jours ouvrés au-delà de 3 heures. Pour les prestations IA, le délai proposé ne peut dépasser ces plafonds.

Le titulaire garantit la maîtrise de la grammaire et de l’orthographe, la lisibilité, l’uniformité et la conformité des livrables à la charte de l’acheteur. Il met en place un contrôle qualité, maintient la compétence de ses rédacteurs, assure leur formation et doit pouvoir traiter des réunions simultanées commandées par plusieurs acheteurs.

Volumétrie indicative et suivi

À titre indicatif, environ 30 réunions sont organisées chaque année pour la CPRPF, majoritairement à Paris, pour une durée moyenne de 2 heures ; environ 40 réunions pour la CRPCEN ; et environ 20 réunions pour la CAVIMAC, à Montreuil, d’une durée approximative de 2 à 3 heures. Ces volumes sont indicatifs et d’autres réunions peuvent être commandées.

Le titulaire fournit, lorsqu’un suivi est demandé, un document préparatoire et un compte rendu de réunion de suivi au plus tard 3 jours ouvrés après la réunion. Il désigne un interlocuteur dédié par caisse, communique l’identité des intervenants au plus tard 3 jours avant la prestation et fait intervenir le personnel au moins 30 minutes avant le début de la réunion.

Les données, documents et enregistrements sont soumis au secret professionnel, à la confidentialité et aux exigences de sécurité des systèmes d’information. Les violations de données concernant la CPRPF doivent être notifiées dans un délai maximal de 48 heures. Les résultats et données confiés sont restitués à l’acheteur, et les corrections demandées doivent être effectuées avant admission définitive.