Souscription de services de télétransmission ACTES

Mise à disposition d’une plateforme permettant aux collectivités et établissements publics de transmettre par voie électronique les actes soumis au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire vers l’application @CTES de la préfecture ou de la sous-préfecture de rattachement. Le service s’adresse notamment aux instances, à la commande publique, aux ressources humaines, à l’urbanisme et à tout autre service concerné.

Les abonnements annuels incluent la maintenance, la hotline et l’accès à la plateforme. La tarification distingue les collectivités et établissements publics selon le nombre d’agents utilisateurs : moins de 5, de 5 à 10, de 11 à 20 et plus de 20 agents.

Fonctionnalités de télétransmission

Le portail Internet doit permettre de compléter un formulaire et de joindre des fichiers, avec un envoi unitaire ou groupé. Le volume annoncé est de 100 Mo par acte, avec une capacité supérieure possible notamment pour les délégations de services publics.

• Préparation des envois, sauvegarde d’un acte en cours et reprise ultérieure
• Validation par l’agent ou son supérieur
• Télétransmission, y compris envoi différé lorsque la plateforme partenaire est indisponible
• Avis de réception et recherche par date d’envoi, accusés de réception et éléments transmis
• Compatibilité avec les principaux navigateurs et utilisation depuis un poste indépendant du système d’exploitation
• Mise en œuvre des nouveaux standards et normes dans un délai maximal de 3 mois

Le dispositif doit respecter les exigences d’homologation applicables à @CTES, assurer l’identification de l’émetteur, l’intégrité des flux, ainsi que la sécurité et la confidentialité des données. Le titulaire transmet les dates d’homologation et accompagne les évolutions juridiques ou technologiques.

Sécurité, conformité et données

Le titulaire applique le guide d’hygiène de l’ANSSI, réalise et actualise une analyse de risques, déploie un plan de contrôle, prévoit des contrôles indépendants si possible réalisés par des personnes certifiées PASSI et met en place un système de détection des incidents. Les collectivités clientes et l’acheteur peuvent demander des preuves de conformité et faire réaliser un audit par un tiers qualifié PASSI.

Tout incident de sécurité lié au service doit être notifié aux collectivités clientes et à l’acheteur sous 8 heures, avec sa nature et les mesures prises. Les sous-traitants sont soumis aux mêmes exigences et toute sous-traitance doit être approuvée. En cas d’hébergement cloud, les données sont stockées dans l’Union européenne ou dans un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation.

La solution gère les profils, les périodes d’association et les droits d’accès, avec traçabilité et historisation. Chaque compte comprend au minimum un identifiant, les nom et prénom, une adresse de messagerie, un mot de passe et un profil. Le candidat précise la possibilité d’une connexion via ProConnect et décrit les modalités de chiffrement et de confidentialité.

Sauvegarde, maintenance et disponibilité

La sauvegarde des fichiers déposés est accessible pendant toute la durée du marché dans un espace sécurisé de type coffre-fort. Elle est déclenchée uniquement sur commande et facturée par capacité : 1 Go maximum, plus de 1 Go jusqu’à 5 Go, de 6 à 10 Go et plus de 15 Go. Les structures sont informées lorsque la capacité atteint 80 %. La méthodologie de récupération doit être détaillée.

Le titulaire met en œuvre la sauvegarde et la restauration du système sans perte de données après incident. Toute interruption programmée pour maintenance préventive est annoncée par courriel au moins 2 semaines à l’avance, avec sa date, sa durée et sa nature. L’outil et le support sont disponibles au minimum du lundi au vendredi de 8 h à 18 h ; le fonctionnement du support en dehors de ces horaires est précisé dans l’offre.

Déploiement, formation et accompagnement

La mise en œuvre opérationnelle est attendue au plus tard le 28 novembre 2026. Le candidat indique dans l’acte d’engagement les délais de mise en service avec et sans formation. Pour un primo-accédant, la mise en service n’est réalisée qu’après la formation commandée ou, sans formation, après la remise des codes d’accès ou d’un élément prouvant la mise à disposition de la plateforme.

Les formations sont dispensées dans le mois suivant la réception de la commande. Elles comprennent au minimum :

• Autoformation par MOOC ou webinaires, avec guide opératoire ou mode d’emploi, incluse dans l’abonnement annuel
• Formation à distance
• Formation sur site d’une demi-journée, frais de gestion, déplacement, repas et hébergement du formateur inclus

Le titulaire met en place un support technique accessible aux utilisateurs pendant les horaires de disponibilité et décrit son organisation, ses moyens d’accès et ses délais d’assistance. Il désigne un interlocuteur dédié ainsi qu’un remplaçant et fournit un relevé trimestriel des dates de mise en service des nouveaux comptes.

Réversibilité

À la cessation du service, le titulaire ne doit pas perturber la migration vers une autre plateforme. Il ne peut faire obstacle à la récupération des documents et données stockés sur ses serveurs et maintient l’accès à son application pendant un délai raisonnable de 2 mois pour les recherches et récupérations nécessaires.