Souscription, renouvellement et gestion d’abonnements à des publications papier et électroniques

Le titulaire recherche, souscrit, renouvelle et gère les abonnements aux journaux, revues, périodiques et ressources documentaires destinés aux besoins professionnels de la collectivité, sur support papier, électronique ou mixte. Le BPU prévoit notamment les titres et formules suivants :

• Association Mode d’Emploi (papier et électronique, 1 exemplaire) ; Brief (papier, 1) ; Dauphiné Libéré – accès illimité, 4 connexions simultanées (électronique, 1).
• Fiches Pratiques de la Police Territoriale et Fiches Pratiques Techniques + Club Technique (électronique, 1 chacune) ; Gazette Pass + Club Prévention & Sécurité (papier et électronique, 1) ; Guide des Primes (papier, 1).
• Legibase État Civil, formule 10 000 à 30 000 habitants (électronique, 1) ; Le Journal de l’animation (papier et électronique, 2) ; MISC + Hors Série (papier, 1).
• Rebondir (papier et électronique, 1) ; Resonance (électronique, 1) ; Urbanisme Pratique (papier et électronique, 1).

Les durées d’abonnement indiquées au BPU sont d’un an. Les quantités sont estimatives et n’engagent pas la collectivité.

Reprise, commandes et gestion du portefeuille

Dans les 20 jours ouvrés suivant la notification, l’acheteur transmet l’inventaire initial avec les lieux de livraison. Le titulaire reprend intégralement le portefeuille, vérifie les données et transmet sous 10 jours ouvrés un état consolidé indiquant notamment les abonnements repris, les références éditeurs, les échéances connues, les difficultés et les actions de continuité. La reprise ne doit interrompre ni les livraisons papier ni les accès électroniques.

Les commandes, émises au fur et à mesure des besoins, peuvent porter sur la création, le renouvellement, la modification ou la résiliation. Aucune souscription, modification ou reconduction ne peut être engagée sans validation et bon de commande de l’acheteur. Sur demande, l’état d’abonnement préalable est fourni sous 5 jours ouvrés, ou sous 10 jours ouvrés si une consultation de l’éditeur est nécessaire ou si l’abonnement est spécialisé ou étranger. Après réception du bon de commande, la mise en place d’un nouvel abonnement intervient sous 5 jours ouvrés. Une souscription au prorata temporis peut être étudiée lorsque les conditions de l’éditeur le permettent.

Le titulaire gère les changements de destinataire, d’adresse, de nombre d’exemplaires ou de licences, de formule et de modalités d’accès ; les modifications demandées sont mises en œuvre sous 5 jours ouvrés. Toute hausse de coût est soumise à validation préalable. Les baisses donnent lieu à régularisation, par avoir ou remboursement, reversée intégralement à l’acheteur. Le titulaire suit aussi les réactualisations tarifaires décidées par les éditeurs et transmet les justificatifs et documents financiers correspondants. Au plus tard le 1er juillet, il fournit l’état prévisionnel des abonnements à reconduire l’exercice suivant ; l’acheteur communique ses arbitrages au plus tard le 1er octobre. Aucun renouvellement n’est engagé sans instruction expresse.

Outil de gestion et services numériques

Un extranet sécurisé, gratuit, en français, accessible 24 h/24 et 7 j/7 hors maintenance programmée, fonctionne dans un navigateur standard sans logiciel spécifique. Il donne accès au portefeuille et à l’historique, aux caractéristiques des abonnements, commandes, renouvellements, modifications, résiliations, devis, bons de commande, factures, avoirs, réclamations et statistiques ; il permet les recherches multicritères et les exports Excel, CSV et PDF. Les profils administrateur, gestionnaire et utilisateur disposent de droits paramétrables. Un catalogue en ligne présente les supports disponibles, périodicités, modalités d’accès, tarifs publics connus, nouveautés et formules comparables ; il est régulièrement mis à jour. La présentation de l’extranet et du catalogue ainsi que l’accompagnement à leur prise en main sont assurés sans frais complémentaires.

Pour les accès électroniques, le titulaire transmet les informations utiles à l’utilisation et gère, à la demande, les créations, modifications ou suppressions d’accès, d’utilisateurs, de services bénéficiaires et de licences. Les modes d’accès peuvent notamment être par identifiant et mot de passe, nominatif, reconnaissance d’adresse IP ou multi-utilisateurs. L’assistance accuse réception sous 1 jour ouvré et accompagne l’acheteur jusqu’à la résolution, en faisant l’interface avec l’éditeur si nécessaire. Les incidents d’accès sont suivis jusqu’au rétablissement du service.

Livraisons, incidents et fin de marché

Le titulaire est responsable des publications papier jusqu’à leur réception par le destinataire désigné. Sauf retard imputable à l’éditeur ou force majeure, les quotidiens sont livrés le jour de parution, les hebdomadaires au plus tard le lendemain, les mensuels sous 5 jours ouvrés et les autres périodicités sous 10 jours ouvrés après parution. Il traite les retards et non-livraisons auprès de l’éditeur ; sur changement d’adresse, il organise la nouvelle livraison sous 2 jours ouvrés et vérifie la bonne réception dans les 2 jours ouvrés suivant ses démarches.

Les réclamations couvrent notamment les absences ou retards de livraison, exemplaires défectueux, erreurs de facturation et défauts ou interruptions d’accès. Leur réception est accusée sous 1 jour ouvré ; le titulaire suit chaque dossier jusqu’à résolution et tient à jour dans l’extranet un registre des signalements, actions, dates de résolution et mesures correctives. Les résiliations sont prises en compte sous 2 jours ouvrés, avec suivi des remboursements et avoirs ; les sommes obtenues auprès des éditeurs sont reversées intégralement, sans frais supplémentaires.

À la demande de l’acheteur, le titulaire remet sous format électronique exploitable les données nécessaires à la reprise : abonnements, références éditeurs, numéros d’abonnés, destinataires, dates, modalités d’accès, réclamations en cours et régularisations restantes. Il coopère à la transition et à la continuité des abonnements, sans rémunération complémentaire.