Souscription et gestion d’abonnements de presse périodique

Le titulaire souscrit et gère les abonnements aux journaux et revues périodiques nationaux, français et étrangers, spécialisés ou professionnels, sur support papier, électronique ou en base de données. Sauf avis contraire, les abonnements sont conclus pour un an. La prestation couvre la reprise des abonnements en cours avec leur échéancier afin d’éviter toute interruption, puis leur suivi, leur renouvellement et les nouvelles demandes.

Souscriptions, renouvellements et suivi des titres

Le titulaire traite les demandes de nouveaux abonnements et de non-réabonnement au fur et à mesure, et fournit chaque année un état récapitulatif actualisé. Il communique les nouveautés, changements de titre ou de support, cessations de parution et modifications de fréquence. Trois mois avant l’échéance, il transmet la liste des titres concernés par un moyen donnant date certaine. Toute nouvelle demande d’abonnement est prise en compte dans un délai maximal de 15 jours ouvrés.

Il suit la distribution et les livraisons. En cas de réclamation pour un titre manquant, il s’informe jusqu’à sa réception et contacte l’éditeur en cas de défaillance pour obtenir, lorsque cela est possible, un remplacement au prorata des numéros non fournis. Les revues sont livrées au plus tard 30 jours après leur date de parution.

Numéros particuliers et conseil

La prestation comprend l’information sur les numéros spéciaux et hors-séries, en précisant s’ils sont inclus dans le prix de l’abonnement. Sur demande de devis suivie, le cas échéant, d’un bon de commande, le titulaire fournit aussi des revues de mois ou d’années antérieurs destinées à compléter les collections, ainsi que des numéros isolés récents, hors-séries ou spéciaux. Les achats spécifiques signalés comme urgents doivent être livrés sous 15 jours ouvrés.

Le titulaire peut assister la médiathèque dans ses recherches d’auteurs, de revues ou d’éditeurs et lui proposer des conseils métiers. Il signale spontanément les nouveautés pertinentes, y compris celles susceptibles d’intéresser le domaine public.

Accès en ligne et relation client

Un accès en ligne consultable en temps réel permet le suivi des dossiers, la consultation de bases de données de titres et références bibliographiques et des calendriers de parution, la gestion des réclamations et la passation simplifiée des commandes. L’envoi des bons de commande par courrier ou télécopie est réservé au dernier recours. Le site présente, pour chaque abonnement, le titre, les numéros attribués par l’éditeur et le titulaire, l’éditeur, la quantité, le service destinataire, l’adresse de livraison, les prix unitaire HT et TTC, la TVA et les dates d’échéance.

Le titulaire décrit les fonctionnalités de l’outil, fournit son manuel d’utilisation et précise les niveaux de paramétrage (administrateur, valideur, utilisateur) ainsi que la formation prévue. Il désigne un ou plusieurs interlocuteurs ; l’outil en ligne ne se substitue pas à eux et le titulaire doit fournir les extractions demandées. La situation des abonnements renouvelés et à renouveler peut être communiquée à la demande du service gestionnaire.

Commandes, facturation et contrôle

Les commandes sont passées au fur et à mesure des besoins par bons de commande, précédés d’une demande de devis ; une demande de devis n’oblige pas l’acheteur à commander. Le titulaire livre les quantités exactes demandées. Les prix unitaires s’appliquent aux quantités réellement exécutées, sur la base des prix éditeurs, auxquels s’applique le taux unique de remise ou de frais de gestion proposé. Les tarifs publics et le catalogue, ou une interface dématérialisée identifiant précisément les prestations et leurs prix, sont tenus à jour ; leur accès ne peut être conditionné à une commande préalable ni au paiement d’un abonnement particulier.

Le titulaire règle directement les factures des éditeurs. Il adresse une facture annuelle au premier trimestre et une facture de réajustement en octobre, couvrant notamment les abonnements, hors-séries et numéros à l’unité commandés en complément. Un abonnement payé mais non servi dans l’année donne lieu à un avoir. Chaque année, dans les 30 jours calendaires suivant la fin de la période d’exécution, il transmet les statistiques du nombre d’articles consommés, des montants consommés par article et du montant total réalisé, sous forme de tableur ou, à défaut, de PDF. L’acheteur procède à des vérifications quantitatives et qualitatives simples à la livraison et à l’issue de la période de prestation.

La Ville peut acheter directement certains journaux ou périodiques auprès d’éditeurs et recourir à un autre prestataire pour des achats de même nature, sans que leur montant total dépasse 15 % du montant maximum annuel du marché.