Gestion des abonnements de périodiques

Le marché porte sur la fourniture, la gestion et le suivi d’abonnements à des périodiques physiques français et étrangers, selon les besoins de la médiathèque. Il couvre la majeure partie des abonnements, leur reconduction annuelle, la souscription de nouveaux titres et leur résiliation éventuelle.

Le titulaire traite les commandes, recherche les titres auprès des éditeurs et distributeurs, souscrit les abonnements et assure les relations avec les éditeurs. Il reprend sans interruption les abonnements en cours, en évitant les ruptures et les doublons lorsque les échéances ne sont pas alignées sur l’année civile.

Plateforme et suivi

Une plateforme web sécurisée, gratuite et permanente doit être mise à disposition dans un délai maximal de 15 jours après transmission des informations de paramétrage. Elle doit notamment permettre :

• la consultation des abonnements de la médiathèque ;
• l’accès au catalogue complet des titres proposés, avec prix éditeur HT, taux de TVA, prix global TTC, mode de livraison et outil de recherche ;
• le suivi des commandes et des réclamations ;
• l’information sur les changements de périodicité, d’éditeur ou de titre, les cessations de parution et les nouvelles revues.

Le titulaire désigne un représentant habilité et un responsable du suivi opérationnel, joignable par téléphone et courriel pendant les heures de bureau. Il assure le suivi individualisé des commandes et des réclamations. À la demande de l’acheteur, il fournit la preuve de la mise en place, du renouvellement ou de l’annulation d’un abonnement.

Délais et continuité

Les délais de livraison sont appliqués à compter de la date de parution : le matin même pour les quotidiens français ; 2 jours pour les quotidiens étrangers, hebdomadaires et bimensuels ; 5 jours pour les périodiques mensuels, bimestriels, trimestriels, semestriels, annuels et biannuels.

Les nouveaux abonnements sont mis en place sous 2 semaines maximum après réception du bon de commande, sauf délai plus court proposé dans l’acte d’engagement. Le renouvellement ou la résiliation intervient sous 2 semaines maximum après la demande ou l’acceptation de la Ville ; le titulaire sollicite le renouvellement au moins 1 mois avant l’échéance.

En cas de fascicule manquant, le titulaire le fournit ou le remplace dans les plus brefs délais, ou établit un avoir si le remplacement est impossible. Il lance les réclamations auprès de l’éditeur le jour même pour les quotidiens et sous 2 jours ouvrés pour les autres périodiques, fournit la preuve datée de chaque réclamation et en assure le suivi jusqu’à son aboutissement.

Modifications, livraison et contrôle

Le titulaire signale les changements de périodicité, de titre ou d’éditeur, les fusions, scissions et cessations de parution. Il informe l’acheteur des propositions de remplacement et des conséquences sur le prix ou la durée ; les régularisations donnent lieu à un avoir lorsque nécessaire.

Les périodiques sont livrés franco de port et d’emballage, en colis fermés, sous la responsabilité du titulaire jusqu’à la livraison. Les enveloppes et colis indiquent l’adresse principale de livraison. Les livraisons erronées sont reprises aux frais et risques du titulaire sous 5 jours. Les réclamations, remplacements et numéros non livrés ne peuvent être refacturés.

Les emballages doivent protéger les fournitures contre les dommages, l’humidité et la poussière. Les fournitures abîmées, présentant des pages manquantes ou des défauts d’impression, de brochage ou de reliure sont remplacées à la charge du titulaire sous 15 jours maximum, ou donnent lieu à une prolongation d’un numéro lorsque le titre n’est plus disponible. Les vérifications quantitatives et qualitatives portent sur les quantités, l’état et la conformité des titres à réception ; les fournitures sont réputées admises sous 15 jours.

Au terme de l’accord-cadre, le titulaire remet sous 15 jours suivant la demande un tableau informatique exploitable recensant les abonnements en cours, leurs numéros d’abonné, numéros d’abonnement éditeur et dates d’échéance. Des spécimens peuvent être fournis à la demande sans supplément de prix lorsqu’ils sont disponibles.