Solutions d’impression bureautiques avec maintenance

Le marché couvre la location d’imprimantes et de photocopieurs multifonctions, des logiciels associés, les consommables et les services nécessaires au déploiement et au maintien en condition opérationnelle de la solution. La facturation comprend la location et un coût à la page. Le parc prévisionnel vise environ 250 utilisateurs sur 11 sites ; ces quantités sont indicatives et les bons de commande fixeront les équipements commandés. Une extension du périmètre de la SEMMARIS en cours de marché doit pouvoir être accompagnée.

Le parc existant recensé en 2026 compte 35 appareils et un volume moyen annuel indiqué de 1 293 500 pages : 332 000 en noir et blanc et 961 500 en couleur. Le parc prévisionnel à déployer, lui, est de 34 appareils :

| Modèle | Équipement | Quantité prévisionnelle | Vitesse de référence et volumes mensuels indiqués |
|---|---|---:|---|
| P2 | Imprimante A4 couleur | 1 | 500 à 2 500 pages ; la spécification demande au moins 30 ppm en N&B et en couleur |
| M1 | Multifonction A4 couleur | 11 | 30 ppm ; 3 000 à 6 000 pages |
| M2 | Multifonction A3 couleur | 18 | 25 ppm ; 6 000 à 10 000 pages |
| M3 | Multifonction A3 couleur | 2 | 35 ppm ; 10 000 à 15 000 pages |
| M4 | Multifonction A3 couleur | 2 | 50 ppm ; 15 000 à 40 000 pages |

Les quantités du parc historique et celles de la configuration prévisionnelle diffèrent ; les deux tableaux sont indicatifs et ne constituent pas un engagement de commande. La volumétrie prévisionnelle des matériels à renouveler totalise 1 301 200 pages A4 N&B, 3 725 600 pages A4 couleur, 20 800 pages A3 N&B et 114 400 pages A3 couleur.

Matériels et fonctions attendues

Les appareils doivent s’intégrer aux environnements bureautiques et réseau décrits, être compatibles notamment avec Windows 11, Mac OS, iOS et Android, prendre en charge PCL5, PCL6 et PostScript 3 et permettre la télédistribution des pilotes. Le recto-verso est prévu en standard ; la gestion de la couleur par quotas et l’impression mobile sécurisée sont attendues. Les matériels doivent accepter les principales gammes de papier, y compris recyclé.

• P2 : imprimante A4, duplex, compatibilité avec l’impression sécurisée sans lecteur de badge prévu sur ce modèle ; départ manuel d’au moins 50 feuilles et bac standard d’au moins 250 feuilles, avec un second bac de 250 feuilles en option technique obligatoire.
• M1 : multifonction A4 avec impression et numérisation simultanées à vitesse nominale, chargeur d’au moins 50 feuilles, bacs d’entrée de 500 feuilles et meuble support. Les multifonctions assurent impression, copie et numérisation ; les fonctions de scan incluent notamment mail, dossier et FTP.
• M2, M3 et M4 : multifonctions A3 couleur avec impression et numérisation simultanées à vitesse nominale, chargeur d’au moins 100 feuilles, formats A4 et A3 et options de gestion papier et de finition prévues par les spécifications, dont l’agrafage en option obligatoire. Les lecteurs de badge et logiciels associés doivent être compatibles avec les équipements proposés.

Logiciels, authentification et sécurité

La solution comprend l’administration et la supervision à distance des appareils, la remontée d’alarmes, notamment de consommables, et la télédistribution des mises à jour de firmware et de clones. Le logiciel d’accounting restitue et exporte les volumes par date, appareil, site, tâche, format, couleur, recto-verso et entité ou service ; il suit aussi les quotas, coûts de location et coûts à la page. Des tableaux de bord et rapports sont produits mensuellement et exportables dans des formats bureautiques standards.

L’authentification doit permettre de lancer une impression puis de la récupérer sur un copieur du site, par badge, code ou identification compatible avec les annuaires mentionnés. Les badges RFID actuels doivent pouvoir être utilisés et le lecteur proposé doit être multitechnologies. Le dispositif comprend aussi une numérisation avancée avec OCR, conversion dans plusieurs formats, traitement et indexation des documents, intégrée au panneau de commande des multifonctions et respectant les droits d’accès aux dossiers.

Les flux avec le titulaire doivent être détaillés et validés par la SEMMARIS ; les échanges doivent être sécurisés et traçables. Les appareils doivent protéger les données résiduelles, notamment lors de la maintenance ou de la restitution, et les paramètres de configuration doivent rester modifiables par le titulaire et les administrateurs autorisés.

Déploiement, formation et maintien en condition opérationnelle

Le titulaire assure la gestion de projet, la planification, la livraison, l’installation et la mise en service. La SEMMARIS ne disposant pas de stockage pour les matériels à déployer, le titulaire les conserve dans ses locaux et les achemine à la demande. L’installation comprend notamment les branchements, le paramétrage, les essais de fonctionnement, la formation au poste, un procès-verbal de mise en service et un fichier CSV récapitulatif des appareils installés. Les emballages sont évacués.

L’accompagnement comprend la conduite du changement, la formation des utilisateurs et le transfert de compétences aux équipes support et aux administrateurs ; les documentations techniques, d’exploitation et d’utilisation sont fournies et mises à jour. Les quantités de personnel à former sont estimées à environ deux collaborateurs du support et deux à trois administrateurs.

La maintenance curative et préventive des matériels, ainsi que les maintenances curative, préventive et évolutive des logiciels, sont des tâches essentielles à réaliser par le titulaire et ne peuvent être sous-traitées. La GTR demandée est J+1, du lundi au vendredi de 8 h à 18 h ; le CCTP demande une remise en service à J+1 pour la maintenance curative. Pièces, main-d’œuvre et déplacements liés à la maintenance sont inclus. Quatre interventions sur un trimestre peuvent conduire à considérer un matériel comme défectueux ; le titulaire doit alors fournir à ses frais une solution ou un nouvel appareil dans un délai maximal de quatre semaines. Les pièces de rechange doivent rester disponibles au moins cinq ans après l’installation.

Le titulaire approvisionne les consommables, organise les réassorts, propose un suivi des livraisons et collecte les cartouches usagées. Un stock tampon de consommables « (35) » d’avance pour chaque équipement est demandé. Le reporting des volumes, coûts et opérations de maintenance est trimestriel ; des comités de pilotage sont organisés annuellement. Les déplacements de matériels volumineux sont organisés sous dix jours ouvrés au maximum, aux conditions du BPU ; les petits déplacements d’imprimantes ou petits multifonctions sont effectués sans facturation additionnelle. La réversibilité des solutions logicielles centralisées est organisée à la demande, sur une période n’excédant pas trois mois.