Location et maintenance de matériels d’impression

Mise à disposition et maintenance de matériels d’impression monochromes et/ou couleur, neufs ou reconditionnés, avec fourniture des encres et consommables hors papier. Le parc de référence comporte 37 machines réparties en quatre modèles :

• Modèle 1 : 1 multifonction couleur grande capacité, A4/A3, au moins 65 copies/minute, alimentation d’au moins 2 000 feuilles, chargeur recto-verso à double scan et impression sécurisée Follow Me.
• Modèle 2 : 7 multifonctions monochromes moyenne capacité, A4, au moins 40 copies/minute, alimentation d’au moins 250 feuilles, chargeur recto-verso simple et impression sécurisée Follow Me.
• Modèle 3 : 13 multifonctions couleur moyenne capacité, A4/A3, au moins 40 copies/minute, alimentation d’au moins 2 000 feuilles, chargeur recto-verso à double scan et impression sécurisée Follow Me.
• Modèle 4 : 16 imprimantes couleur, A4, au moins 30 copies/minute, alimentation d’au moins 500 feuilles et impression sécurisée Follow Me.

Les modèles multifonctions prévoient le scan recto-verso en une passe pour les modèles 1 et 3 ; cette fonction est optionnelle pour le modèle 4. Agrafage et mode livret sont prévus sur le modèle 1, et optionnels sur les modèles 2 et 3.

Maintenance, consommables et continuité

La maintenance préventive et curative couvre le remplacement des pièces, des tambours, les déplacements et la main-d’œuvre de techniciens qualifiés. Elle inclut la fourniture et la reprise des toners, agrafes et réceptacles, mais pas du papier. Un consommable d’avance de chaque type doit être maintenu en permanence sur chaque site ; le stock tampon de toners et réceptacles est réapprovisionné automatiquement. Les agrafes sont approvisionnées après demande.

En cas de panne dépassant 96 heures, un matériel de remplacement équivalent est prévu. Les délais garantis d’intervention et de rétablissement sont proposés par le candidat ; leur dépassement entraîne des pénalités cumulatives.

Installation, réseau et supervision

Le titulaire fournit les pilotes à jour, vérifie leur installation et la compatibilité réseau, et collabore si nécessaire avec les responsables informatiques et le prestataire de maintenance informatique. Les machines sont accessibles sur le VPN ; l’impression s’effectue en mode rétention avec code utilisateur, sauf pour le modèle 4, dont les usages restent suivis comptablement. Les postes fixes à proximité sont paramétrés par défaut en rétention, qualité brouillon monochrome et recto-verso.

La solution de supervision doit être compatible avec PaperCut MF version 26.x ou démontrer l’équivalence fonctionnelle (Follow Me, export CSV, suivi par utilisateur et par machine). Sa licence est incluse dans la location. Le titulaire configure les files d’impression ; les données restent la propriété exclusive du Groupe EPHESE et un export complet CSV de l’historique par machine et utilisateur est remis en fin de marché. Le dispositif permet le suivi des impressions, photocopies et scans, en monochrome et couleur, par machine et par utilisateur, avec interrogation par périodes paramétrables. Le candidat décrit le fonctionnement dégradé ou le plan de continuité en cas d’indisponibilité du serveur, des routeurs ou de la VM de pilotage.

Formation, suivi et adaptation

Une formation complète à l’utilisation est prévue à l’installation, puis un rappel le mois suivant. Deux administrateurs délégués sont formés à la gestion à distance des utilisateurs et adresses courriel. Chaque intervention fait l’objet d’un suivi consignant notamment le technicien, la date, les compteurs, le code panne et un commentaire.

Pour le modèle 4, une étude du besoin est réalisée après l’information d’attribution. Le titulaire désinstalle les anciennes machines de ce modèle et les stocke à l’endroit indiqué par l’acheteur. Le parc peut évoluer, notamment lors de la création ou fermeture de sites ou services, du déplacement de machines ou du remplacement d’un équipement dysfonctionnant ou devenu inadapté.

Les pièces indiquent des seuils différents pour les compteurs des matériels reconditionnés : le règlement mentionne moins de 500 000 copies pour les modèles 1 et 3, moins de 300 000 pour le modèle 2 et moins de 50 000 pour le modèle 4 ; le bordereau indique moins de 800 000 pour les modèles 1 et 2, moins de 450 000 pour le modèle 3 et 50 000 pour le modèle 4. Le bordereau qualifie aussi le modèle 4 de neuf uniquement, tandis que d’autres indications envisagent le reconditionné pour les modèles 1 à 4.