Location et maintenance de photocopieurs

L’accord-cadre porte sur la location et la maintenance d’un système d’impression comprenant des imprimantes et des copieurs multifonctions. Le DQE indique, à titre non contractuel pour l’évaluation du prix, une imprimante noir et blanc de 15 pages/minute et des copieurs de quatre types : 15 pages/minute (2), 25 pages/minute (27), 35 pages/minute (4) et 50 pages/minute (9). Le CCTP répertorie les consommations mensuelles moyennes en noir et blanc et en couleur par site et équipement.

Les options des appareils existants sont à reprendre sur les nouveaux appareils, à l’exception de la carte fax. Les appareils mis à disposition au commencement du marché doivent être neufs.

Caractéristiques et fonctions

Les copieurs couleur numériques doivent gérer les formats A4/A3/A5, le recto-verso, le tri avec décalage ou tri croisé, un bypass, un port USB et un lecteur de badge. Le chargeur de documents permet le recto-verso, comporte au moins 320 pages et fonctionne en scan simple passage. Le papier accepté va jusqu’à 250 g/m², avec une capacité maximale de 150 g/m² dans les bacs ; le papier photo et le papier recyclé sont prévus. Deux magasins de 1 500 feuilles, l’agrafage, le duplicata agrafé et la création de livrets pliés en deux avec piqûre à cheval sont disponibles à la demande.

Les multifonctions noir et blanc au format A4 sont de 15 pages/minute, ou 40 pages/minute à la demande. Le scan simple passage est préféré, le double passage restant admis. Les fonctions requises comprennent notamment scan vers courriel, dossier ou clé USB, OCR intégré, résolution de 600 DPI et formats JPG, TIFF, PDF, PDF OCR et PDF/A.

Les équipements assurent l’impression recto-verso, noir et blanc ou couleur, avec détection automatique couleur/noir et blanc, impression différée, sécurisée, par badge ou depuis USB, smartphone et tablette, ainsi que la fonction « Follow me ». La connexion comprend Ethernet 1000, Wi-Fi et administration HTTPS. La solution gère les profils utilisateurs, les compteurs départementaux et utilisateurs, les rapports personnalisables diffusables par courriel et l’annuaire Active Directory 2022/2025. Les logiciels doivent être compatibles avec VMware HA 8, Hyper-V et Windows Server 2022–2025 ; les pilotes prévus couvrent notamment Windows 11, Debian, CentOS, Mac OS X, PCL5c/PCL6 et PostScript. Les pilotes de niveau 3 sont requis ; ceux de niveau 4 sont à la demande.

Logiciels, installation et formation

Un logiciel de gestion automatise les relevés de compteurs et les alertes de panne ou de consommables ; les remontées de consommables déclenchent leur fourniture. Il permet de gérer à distance les compteurs, jusqu’à l’utilisateur, et de créer, supprimer, modifier ou réinitialiser les comptes. Le badge s’applique à la copie, à l’impression et au scan, avec gestion de quotas et limitation distincte couleur/noir et blanc et impression/copie. Un logiciel unique paramètre les copieurs et s’interface avec Active Directory ; un logiciel de gestion de processus est également intégré à la solution. Les logiciels, leurs mises à jour et la documentation sont en français ; les mises à jour et modifications liées au fonctionnement des appareils sont fournies sans supplément. Le coût du logiciel de gestion et de tout abonnement d’exploitation est inclus dans le coût de location.

Le titulaire livre, déballe, installe et configure les matériels, les met en ordre de marche et évacue les emballages. Une réunion préparatoire est prévue deux semaines avant la livraison. Dans les établissements scolaires, les livraisons ont lieu uniquement le lundi, le mardi ou le jeudi. La formation comprend une session pour les usagers et une pour les référents techniques par site et type de machine, ainsi que des sessions sur les outils d’administration et le logiciel de gestion ; la formation des utilisateurs est planifiée au plus tard une à deux semaines après l’installation.

À la mise en service, les essais couvrent les modules de reprographie et d’impression, le chargement en toner et papier, les options, le passage papier, les impressions noir et blanc et couleur, la connexion réseau, les environnements informatiques, le scan, le fonctionnement hors ligne, les pilotes de niveaux 3 et 4, leur cohabitation et le déploiement des profils utilisateurs. Les protocoles réseau non utilisés sont désactivés. L’admission intervient après vérification d’aptitude. Le titulaire fournit un mémoire présentant les caractéristiques des matériels et les adresses de téléchargement des pilotes pour chaque type de client, notamment Windows, Mac OS X, Debian et CentOS.

Maintenance et suivi

La maintenance couvre les logiciels, options et accessoires, les vérifications et réglages périodiques, la maintenance préventive ou corrective et le dépannage pendant les heures ouvrables du lundi au vendredi, hors samedi, dimanche et jours fériés. Elle comprend la main-d’œuvre, les déplacements, les pièces détachées, les frais de transport et les consommables nécessaires, dont toners et agrafes, mais exclut le papier et les supports spéciaux. Une réserve de toners et d’agrafes permettant deux mois d’utilisation est fournie à la demande. Les alertes de fin de consommable sont transmises automatiquement au titulaire.

L’intervention sous une heure est appréciée ; un délai de quatre heures est toléré. Le rétablissement ne doit pas dépasser une journée ; au-delà, une machine équivalente est fournie. En cas de mauvais fonctionnement répété et avéré, le système défectueux est remplacé. Chaque intervention donne lieu à un compte rendu et à la tenue d’un carnet de maintenance ; un rapport trimestriel par machine détaille les interventions, les délais, l’indisponibilité et le nombre de copies. Le titulaire remet et tient à jour une fiche système indiquant notamment l’équipement, son numéro de série, son emplacement, sa date d’installation, ses logiciels et versions, ses compteurs initiaux et ses adresses Ethernet et MAC. La télémaintenance requiert l’accord exprès et préalable de la Ville.

Les performances d’impression et de reproduction sont documentées selon les normes ISO/IEC applicables, notamment ISO 24734, ISO 24735 ou ISO 29183. Le titulaire fournit les accessoires de connexion, logiciels et pilotes en français, ainsi que les manuels et fiches de données de sécurité en français.