Solution SaaS de planification et de centralisation de contenus pour le spectacle vivant

Le marché porte sur la fourniture, le déploiement, le paramétrage et la maintenance d’une solution logicielle hébergée en mode SaaS. Elle doit centraliser les contenus, projets, productions, plannings, ressources, contrats et données d’activité, avec un déploiement progressif par phases et une utilisation sur ordinateur, mobile et tablette.

La solution doit couvrir les processus des directions de production, forces artistiques, services techniques, administration et ressources humaines. Elle doit être modulaire, paramétrable et exploitable sans développement spécifique lorsque le standard ou le paramétrage suffit. Le candidat doit distinguer dans son offre les fonctions standard, paramétrables, nécessitant un développement spécifique ou un module complémentaire.

Fonctionnalités de planification et de centralisation

La tranche ferme couvre la planification générale des activités, projets et productions :

• Construction et coordination de plusieurs saisons, avec gestion des hypothèses, options, arbitrages et validations.
• Planning partagé interservices, mis à jour en temps réel, avec statuts, codes couleur, vues macro-saison, mensuelle, hebdomadaire et quotidienne, filtres par espace, salle, production, métier, équipe, force artistique et type d’activité.
• Export des plannings en Excel et PDF, rattachement des événements aux projets et sous-projets et suivi des modifications avec auteur, date, alertes et notifications ciblées.
• Fiche projet unique regroupant responsable, planning, contacts, artistes, informations artistiques, contraintes techniques, documents et informations opérationnelles, avec gestion des versions et des validations.
• Formulaires structurés de demande de réservation d’espaces, options, état d’avancement et rappels concernant la programmation, la sécurité, les jauges et les événements concurrents.

La solution doit centraliser les données artistiques et de programmation : œuvres, nomenclatures, effectifs, distributions, arrangements, historiques de représentations, productions passées et caractéristiques associées. Elle doit aussi structurer les données d’activité, appliquer une codification commune, classifier les événements et produire des indicateurs sur les représentations, les forces artistiques, la diffusion territoriale, les activités gratuites, la volumétrie et l’occupation des espaces.

Ressources, administration et contrats

La tranche optionnelle couvre la planification des ressources permanentes et intermittentes ainsi que la gestion administrative :

• Affectation des artistes, techniciens, permanents, intermittents, vacataires, artistes invités et intervenants extérieurs selon compétences, disponibilités, spécialités, rôles et contraintes individuelles.
• Intégration des règles d’amplitude, de repos, des règles syndicales, indisponibilités, alternances et contraintes légales, avec alertes ou blocages en cas de conflit, surcharge ou incohérence.
• Suivi des heures, charges, affectations, besoins complémentaires et tableaux d’heures hebdomadaires, mensuels et annuels.
• Planning personnel accessible sur mobile, ordinateur ou affichage adapté, avec informations sur les interventions, services, horaires, lieux, convocations et notifications par courriel ou SMS.
• Réutilisation des données de planification pour générer contrats, avenants, conventions, DUE, variables RH et tableaux d’heures, avec prise en compte des rémunérations, indemnités, avantages en nature et règles applicables aux intermittents.
• Suivi des statuts de validation, signatures, transmissions, modifications et validations administratives, avec distinction entre planification prévisionnelle et présence réelle.

Intégration et exigences techniques

La solution doit s’intégrer au système d’information existant sans en remettre en cause l’architecture. Sont notamment attendus la compatibilité Microsoft Entra ID / Active Directory, le SSO le cas échéant, l’intégration Microsoft 365 et Outlook, les notifications, les convocations avec fichiers ICS ou iCal, les imports et exports Excel, CSV et PDF, ainsi que des API documentées ou mécanismes d’échange.

Les interfaces doivent pouvoir être mises en œuvre progressivement avec Spaiectacle de GHS, CIVIL RH, Allegrissimo, Diese, Visual Planning, Mapado, Microsoft 365 et les outils Microsoft Office. La solution doit être accessible via Firefox, Chrome ou Edge sur poste fixe, ordinateur portable, tablette et smartphone, sans installation spécifique sur les postes utilisateurs sauf justification.

Les exigences de sécurité comprennent la gestion fine des profils et habilitations, la confidentialité des données RH, cachets, contrats et données financières, la traçabilité des connexions, consultations, créations, modifications, suppressions, validations et opérations d’administration, ainsi que le chiffrement des échanges HTTPS/TLS. Le titulaire doit préciser les sauvegardes, restaurations, archivages, vulnérabilités, incidents de sécurité, certifications et référentiels applicables.

La disponibilité annuelle attendue est d’au moins 99,9 %, hors maintenances planifiées. Le dispositif doit prévoir un plan de reprise d’activité, des sauvegardes, un RPO inférieur ou égal à 12 heures et un RTO inférieur ou égal à 4 heures.

Déploiement, formation, maintenance et réversibilité

Le titulaire assure le pilotage et le cadrage du projet, la conception, le paramétrage des référentiels, profils, habilitations, workflows, règles de gestion, tableaux de bord, états et éditions, ainsi que la mise en œuvre des interfaces. Un environnement bac à sable doit être disponible dès la conception pour 3 à 10 utilisateurs clés.

Il accompagne la préparation, le contrôle, l’import, la validation et la correction des données reprises, avec des imports de test avant la mise en production. Il accompagne la recette, la correction des anomalies, la bascule et la continuité d’activité.

La formation concerne les administrateurs, utilisateurs référents et utilisateurs finaux. Les supports, la documentation et l’assistance sont fournis en français, en tenant compte des niveaux de maturité numérique et des contraintes de terrain.

À compter de la mise en production, la maintenance corrective couvre l’analyse des incidents, les solutions de contournement, les corrections, les tests anti-régression et la mise à jour documentaire. La maintenance évolutive comprend les mises à jour standard, l’information des utilisateurs et la prise en compte des évolutions réglementaires sans remise en cause des paramétrages. Le support français doit proposer des canaux, horaires, niveaux, escalades et outils de suivi définis par le candidat. Un environnement de test est maintenu pendant toute la durée du marché.

Les prestations complémentaires peuvent porter sur l’accompagnement, le paramétrage, les ateliers, les formations, les évolutions spécifiques, les licences ou droits d’accès complémentaires et la réversibilité. Elles sont exécutées après devis fondé sur le BPU et validation expresse de l’Opéra.

À la fin du marché ou en cas de cessation anticipée, l’ensemble des données, documents, pièces jointes, historiques, référentiels et documentations doit être restitué dans des formats ouverts, documentés et exploitables, sans perte d’information. Le titulaire accompagne le transfert, maintient la continuité du service puis supprime ou anonymise les données après validation de l’Opéra.