Solution SaaS de GMAO patrimoniale

Fourniture d’un abonnement à une solution hébergée, avec paramétrage, déploiement progressif, reprise des données, formation, maintenance et assistance. La prestation comprend aussi l’hébergement et l’exploitation des composants serveur, des interfaces et des bases de données.

Les hypothèses de dimensionnement retiennent environ 6 000 objets, 200 utilisateurs internes et 5 comptes de prestataires externes. La solution doit fonctionner sur les postes Windows 11 et les terminaux Android, dans les navigateurs Edge, Chrome et Firefox, avec une interface adaptée aux smartphones et tablettes.

Référentiel patrimonial et gestion des interventions

Le référentiel organise les bâtiments, locaux, ouvrages et équipements en arborescences ponctuelles ou linéaires. Il conserve leurs caractéristiques, dossiers techniques, documents, garanties et historiques, avec des profils de droits, des validations et des délégations adaptés aux services. Les équipements sont identifiés par QR code, lisible depuis l’application mobile.

La maintenance corrective couvre le cycle complet des demandes d’intervention (DI), bons de travaux (BT) et comptes rendus (CR) : saisie, orientation, affectation, validation, suivi des statuts et clôture. Elle doit gérer les urgences, éviter les ressaisies entre formulaires, tracer les temps, ressources et pièces utilisés, et permettre aux prestataires d’accéder aux ordres qui leur sont attribués et de transmettre leurs comptes rendus. Un import de fichiers Excel est également attendu.

Préventif, stocks et suivi technique

Les plans préventifs doivent gérer les opérations, ressources, check-lists, mesures et comptes rendus, avec des cycles calendaires, saisonniers, liés à l’usage ou conditionnels. La solution prend également en charge la programmation annuelle des travaux, le carnet de santé des bâtiments et le suivi budgétaire associé. Les fonctionnalités de maintenance prédictive peuvent être étudiées et déployées ultérieurement selon la maturité des données et les besoins.

La gestion des stocks comprend les articles, magasins et emplacements, les demandes de pièces, les entrées et sorties, les retours après intervention, les inventaires tournants et annuels, ainsi que les alertes de disponibilité, de réapprovisionnement et de fin de vie. Le suivi documentaire et technique relie aux actifs les rapports de contrôles et diagnostics, les PV de sécurité, les contrats, les garanties et les échéances réglementaires.

Pilotage et intégration

La solution fournit tableaux de bord, éditions et indicateurs sur les interventions, la maintenance préventive, les coûts, les budgets, les stocks et les contrôles réglementaires. Les besoins de planification des équipes sont décrits, avec une intégration envisagée dans un second temps compte tenu de l’évolution possible des outils existants.

Une interface doit alimenter l’Infocentre de gestion commerciale pour l’exploitation par MyReport, au moyen de données structurées et documentées. Les interfaces et imports doivent rester adaptables aux changements de formats des prestataires.

Déploiement, formation et maintien en service

Le déploiement est itératif : cadrage et paramétrage, reprise des données, interfaces, recette, formation, mise en production et généralisation après un périmètre pilote. Le curatif est déployé en premier, puis le préventif. La reprise porte notamment sur les données de la GMAO du prestataire Fauché et sur les inventaires transmis en fichiers Excel ; elle comprend au moins deux itérations de test et une itération définitive.

Le dispositif de formation comprend quatre sessions : une pour les référents métier, deux pour les utilisateurs référents et une session technique pour 2 à 4 administrateurs. Il inclut les supports, les jeux d’essai, la documentation et le transfert de compétences. La recette s’appuie sur des scénarios et un cahier de tests, avec suivi et correction des anomalies.

L’hébergement doit assurer une disponibilité de 99 % sur un an, hors arrêts planifiés, sans indisponibilité continue supérieure à 4 heures. Les délais imposés sont de 2 heures pour la prise en compte d’une anomalie et de 4 heures pour son rétablissement. Le support standard est joignable du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h, hors jours fériés ; une extension à 7 jours sur 7 et/ou une astreinte peut être proposée. Les sauvegardes sont conservées sur des lieux distincts de l’hébergement et leur restauration est testée au moins une fois par an. La réversibilité comprend l’export documenté des données, documents, historiques et paramètres en formats ouverts.