Solution de gestion de maintenance en mode SaaS

Fourniture, installation, paramétrage et hébergement d’une GMAO en mode SaaS, avec reprise de données, formation, maintenance et support. Le périmètre couvre le parc roulant (150 poids lourds et 30 véhicules légers), les équipements d’atelier (dont 5 ponts, 2 compresseurs, 3 pompes à carburant et 6 cuves), les infrastructures et bâtiments (5 000 m²), ainsi que les opérations réglementaires. Le besoin comprend environ 3 000 ordres de réparation par an, 2 500 postes de stock et 300 postes d’achat liés à la maintenance.

La solution doit notamment permettre :

• de gérer les équipements et sous-équipements, leur arborescence, fiches techniques, historique et documents ;
• de créer et suivre demandes d’intervention et ordres de travail, avec workflow paramétrable, affectations, temps, priorités et historique ;
• de planifier la maintenance préventive par calendrier ou compteur, les gammes et les ressources ;
• de gérer plusieurs magasins, articles, fournisseurs, réapprovisionnements, inventaires et valorisation des stocks, ainsi que demandes et commandes d’achat ;
• de suivre les contrôles réglementaires, non-conformités, plans d’action et levées de réserves, et de produire des indicateurs, tableaux de bord personnalisables, requêtes et exports Excel/PDF.

Accès, hébergement et interfaces

La solution est accessible par navigateur Web récent, compatible PC, tablettes, Android et iOS, et disponible en français. L’application mobile doit permettre de consulter les ordres de travail, saisir les comptes rendus et prendre des photos, y compris en mode déconnecté. Le minimum attendu de disponibilité SaaS est de 99,5 %. L’offre doit préciser la localisation des données, les sauvegardes, les mesures de cybersécurité, la reprise après sinistre et les éventuelles certifications de l’hébergeur. Sont également demandés le respect du RGPD et des protocoles sécurisés HTTPS/SSL.

Les interfaces comprennent la création automatique d’ordres de réparation à partir des fiches d’anomalie ou comptes rendus d’exploitation via une API existante, ainsi que l’intégration des données du système carburant CIA. Ces dernières sont fournies en fichiers texte séparés, déposés sur un serveur FTP ou SFTP ; elles comprennent kilométrages, consommations, dates et heures de relevé. Leur intégration doit alimenter les compteurs véhicules, la maintenance préventive déclenchée au kilométrage, le suivi des consommations et les tableaux de bord. Le titulaire décrit l’architecture et les échanges, assure traçabilité, journaux d’import et gestion des anomalies, et réalise les essais des interfaces avant mise en service. Les coûts de développement, paramétrage, essais, recette et mise en service de ces interfaces sont intégrés à l’offre.

Déploiement, reprise et réversibilité

Le projet comprend six phases : cadrage, paramétrage et configuration, reprise des données, recette, mise en production et vérification de service régulier. Le paramétrage porte notamment sur les profils et droits d’accès, écrans, workflows, rapports, éditions, alertes et notifications. La reprise concerne les équipements, articles et stocks, et les historiques lorsque cela est possible ; les imports s’effectuent depuis des fichiers Excel ou CSV, avec formats, contrôles et traitement des rejets à préciser.

Le titulaire désigne un référent unique, organise les échanges et réunions nécessaires et utilise une plateforme d’échange pour le suivi du projet et des documents. Les délais et le calendrier de déploiement sont proposés dans le mémoire technique. En fin de contrat, il restitue l’intégralité des données dans un format exploitable (CSV, Excel ou format ouvert), avec la documentation nécessaire à leur réutilisation ; les données restent la propriété de l’acheteur et la restitution n’entraîne pas de coût supplémentaire hors ceux prévus au marché.

Formation, maintenance et support

La prestation prévoit la formation des administrateurs et utilisateurs référents, l’accompagnement au démarrage et l’assistance à la mise en production. Les formations peuvent avoir lieu sur site ou à distance ; les supports sont fournis en français. La maintenance comprend les volets correctif et évolutif, les mises à jour, l’assistance téléphonique et la télémaintenance. L’offre précise les horaires de support, délais de prise en charge, niveaux de criticité et engagements de résolution. Les vérifications portent sur la livraison et les tests avant admission.