Solution SaaS de gestion des temps et des absences

Le marché porte sur la fourniture et l’exploitation d’une solution de GTA, son paramétrage et son intégration au SIRH, puis sa maintenance. Le titulaire réalise également la reprise des données, accompagne la recette et le déploiement, assure la formation des administrateurs et gestionnaires RH, et prépare la réversibilité. Le périmètre exclut la gestion opérationnelle des heures supplémentaires ; les tickets restaurant et certaines interfaces citées comme sorties du périmètre de la consultation précédente ne sont pas inclus.

Gestion des collaborateurs, du temps et des absences

La solution doit gérer les dossiers du personnel, les organisations opérationnelles, juridiques et managériales, les référentiels paramétrables, l’historisation des données nécessaires aux calculs et la traçabilité des modifications. Elle doit couvrir environ 450 collaborateurs ; le CCTP indique aussi environ 460 dossiers actifs, dont 370 salariés gérés en jours et une population horaire d’environ 60 personnes (permanents, stagiaires et alternants). Les profils comprennent également 85 managers, 9 gestionnaires RH et 2 administrateurs.

Les règles couvrent notamment les forfaits annuels de 201 jours et leurs versions réduites, ainsi que le suivi horaire : temps plein à 35 heures hebdomadaires en moyenne et cible annuelle de 1 582 heures pour les non-cadres à temps plein. Les horaires variables, cycles, exceptions et périodes de référence doivent être paramétrables. Les salariés déclarent leurs temps via des workflows : déclaration mensuelle pour les salariés au forfait jours, hebdomadaire pour les salariés en dispositif horaire, avec contrôles, rappels, verrouillage, historique et tableaux de suivi.

La solution gère les absences et leurs droits, prises et soldes : congés payés et reports, jours de repos, forfaits réduits, télétravail régulier ou exceptionnel, absences familiales, maladie, compte épargne temps, heures de délégation et astreintes. Elle doit permettre la saisie à l’heure, à la journée ou à la demi-journée, les validations et délégations, les contrôles de droits, les alertes et l’administration autonome des règles. Les heures supplémentaires, en revanche, sont explicitement traitées hors de la solution.

Les plannings individuels, collectifs et par équipe présentent présences, absences, télétravail, astreintes et compteurs selon les habilitations ; les motifs d’absence peuvent être anonymisés selon le profil. Le self-service permet les demandes, déclarations, justificatifs, validations, consultations et extractions. Le reporting doit proposer des états personnalisables et exportables en Excel, PDF ou CSV.

Interfaces, reprise et déploiement

Le socle comprend les échanges avec TeamsRH : alimentation quotidienne des dossiers et affectations, transmission des absences du mois en cours et transmission mensuelle des absences du mois précédent et éléments variables de temps. Il comprend aussi la synchronisation automatique quotidienne des événements GTA vers Outlook, avec création, mise à jour et suppression. Les traitements doivent être exécutables à la demande lorsque prévu, supervisés et accompagnés de journaux ou comptes rendus d’erreur.

Trois tranches optionnelles obligatoires doivent être chiffrées : interface TeamsRH vers la GTA pour les structures organisationnelles et les référentiels ; interface GTA vers le trombinoscope ; et gestion dématérialisée de la convention de télétravail, avec formulaire ou PDF prérempli, validation, consultation et archivage.

La reprise porte notamment sur les données GTA propres, droits, prises et soldes de congés et de récupération, CET et déclaratifs de présence. La période de reprise indiquée va du 01/01/2027 au 31/12/2027, avec les situations et soldes nécessaires à l’initialisation au 01/01/2028. Le titulaire définit et réalise les mappings, transformations, contrôles, chargements et comptes rendus ; ARTE France demeure responsable de la qualité intrinsèque et de la mise à disposition des données sources.

Le déploiement s’appuie sur des phases de lancement, analyse, réalisation, recette, bascule et vérification de service régulier. Le titulaire fournit notamment les paramétrages, interfaces, reprise, tests unitaires et techniques, stratégie de recette, cahier de recette, livrables, gouvernance et accompagnement au démarrage. La vérification de service régulier dure 30 jours après la mise en production, ou davantage si nécessaire. Une formation est prévue pour 4 administrateurs et gestionnaires RH.

Hébergement, maintenance et réversibilité

La solution est accessible sur le web en HTTPS et en mode SaaS. L’abonnement comprend l’accès, l’hébergement, l’exploitation, la supervision et les maintenances technique, corrective, sécuritaire et réglementaire nécessaires au maintien en conformité du périmètre souscrit. Les données sont hébergées dans l’Union européenne ; sont attendus notamment l’authentification SSO, la traçabilité des accès, des environnements de production et de non-production, ainsi que des dispositifs de sauvegarde, restauration, continuité et supervision. Les exigences d’accessibilité numérique incluent la conformité RGAA ou un plan d’action et des éléments d’audit.

La maintenance s’accompagne d’un outil de ticketing et d’engagements de service que le candidat doit déclarer au regard des cibles de référence : disponibilité moyenne mensuelle de 99,5 % pendant les heures ouvrées ; intervention en 4 heures ouvrées et rétablissement en 8 heures ouvrées en cas d’indisponibilité ; RPO de 24 heures. Pour la maintenance corrective, les cibles varient selon la gravité : intervention en 2 heures ouvrées pour une anomalie bloquante, 8 heures pour une majeure et 3 jours ouvrés pour une mineure ; les délais de contournement et de correction définitive sont également différenciés. Les demandes d’évolution font l’objet d’une cible d’instruction de 20 jours ouvrés, hors demandes complexes nécessitant des ateliers d’analyse.

En fin de contrat, la restitution comprend les données, archives, historiques, fichiers d’interface présents sur le serveur de production et spécificités techniques à jour. Elle est effectuée dans un format standard choisi par le titulaire ; les données sont détruites après confirmation écrite de leur bonne réception selon le délai prévu au contrat.