Solution de gestion des temps et des activités

Acquisition, intégration, paramétrage et déploiement d’une solution de gestion des temps et des activités, hébergée en priorité en mode SaaS. Le dimensionnement doit tenir compte d’un effectif estimé à 200 collaborateurs au 1er janvier 2026, susceptible d’évoluer. L’ensemble des collaborateurs, à l’exception du Directeur général, est soumis au pointage.

La solution comprend les droits d’usage, l’espace collaborateur, les outils de contrôle et d’administration pour les managers, les RH et les administrateurs, ainsi que les interfaces avec Nibelis (paie et pilotage RH) et Prévisoft (formation et suivi des accidents du travail). Elle doit permettre la traçabilité et l’historisation des opérations, une gestion paramétrable des habilitations et des circuits de validation pouvant aller jusqu’à quatre niveaux.

Temps de travail, pointages et absences

Le logiciel gère les horaires fixes et variables, les cycles, les compteurs, les anomalies de pointage, les demandes et validations d’absence ainsi que les extractions RH et paie. La base actuellement décrite est de 38 heures sur cinq jours, du lundi au vendredi ; cinq plages fixes sont identifiées à ce stade. Les cycles et règles doivent rester modifiables. Les heures reportables sont plafonnées à 7 h 30 le premier mois et 2 heures le deuxième ; le débit ne peut dépasser 3 h 45 le premier mois. Les heures supplémentaires ne sont pas générées automatiquement : leur saisie et valorisation sont prévues après validation préalable, avec application des majorations légales ou conventionnelles.

Les événements couvrent notamment congés, RTT, ASA, maladie, accident du travail, astreintes, télétravail, formation et déplacements. Le calcul des congés annuels doit s’adapter à la quotité de travail et aux changements de situation ; les RTT sont actuellement de 11 jours, proratisés. Le CET, pas encore en vigueur, doit pouvoir être activé ultérieurement. Les demandes de congé ou d’absence sont à saisir au moins 48 heures avant le départ, sauf urgence ou exception. Les pointages oubliés ou les temps effectués en déplacement peuvent faire l’objet d’une régularisation soumise à validation.

Les seuils paramétrables comprennent notamment une amplitude journalière de 12 heures, un temps de travail effectif de 10 heures et un repos quotidien de 11 heures. Les écrans courants doivent se charger en moins de trois secondes en usage nominal. La synchronisation avec Outlook est souhaitée.

Équipements et canaux de pointage

Le marché prévoit la fourniture de nouveaux équipements de pointage, leur installation, raccordement, paramétrage, mise en service, maintenance et assistance. Le dispositif existant comprend des badgeuses X4 GLASS Terminal raccordées en Ethernet ; les badges actuels servent aussi, le cas échéant, au contrôle d’accès. Si un nouveau système de badges est proposé, son remplacement et son paramétrage sont à la charge du titulaire.

Le pointage doit pouvoir se faire par badge, depuis un poste de travail et, si autorisé, par smartphone. La badgeuse est alimentée sur secteur, synchronise les pointages en temps réel et doit permettre de continuer à pointer en cas de coupure d’électricité ou de connexion, avec synchronisation au rétablissement. Elle doit fonctionner au minimum du lundi au vendredi, de 6 h à 20 h, confirmer le pointage par un signal sonore, afficher le nom du collaborateur et l’heure, montrer le dernier pointage enregistré et neutraliser les doubles pointages selon un délai paramétrable.

Mise en œuvre, reprise et maintien en condition

Le titulaire réalise l’analyse fonctionnelle, le dossier de paramétrage, la reprise ou migration des données — avec historique à reprendre à compter du 1er janvier 2021 —, les interfaces, la formation, la documentation et l’assistance au démarrage. Le rétroplanning couvre les phases, responsabilités, configuration, reprise, livraison et installation des équipements, tests, recette, formations et mise en service. Les formations visent les administrateurs fonctionnels, valideurs et collaborateurs ; elles peuvent être organisées sur site ou à distance.

La maintenance comprend les volets correctif, préventif, adaptatif et évolutif de la solution, des interfaces et des équipements fournis, ainsi que la tierce maintenance applicative. Les mises à jour évolutives décrites sont réalisées sans coût supplémentaire. Toute intervention directe sur les données ou l’environnement nécessite une information préalable, l’accord exprès de Nanterre Coop Habitat et un compte rendu. La documentation utilisateur est fournie en français et en version électronique. Les prestations font l’objet de vérifications formalisées pouvant inclure mise en ordre de marche, vérification d’aptitude et vérification de service régulier ; après essais du matériel en présence de Nanterre Coop Habitat, un procès-verbal est établi, et la VSR intervient après deux mois d’utilisation effective de la badgeuse. L’assistance matérielle comprend analyse téléphonique, dépannage à distance et, si nécessaire, envoi de pièces ou échange standard.