Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

Fourniture, mise en œuvre, hébergement, maintenance et support d’une solution intégrée de dématérialisation des processus de gestion des ressources humaines, en interface avec le SIRH SAP ECC6 et sa migration planifiée vers SAP S/4HANA. La solution complète l’environnement UKG existant. Les interfaces, la documentation et le support sont fournis au minimum en français et en allemand.

La solution est destinée à un périmètre comprenant 590 salariés en CDI et 300 personnes en contrats temporaires, notamment CDD, pigistes et intermittents.

Fonctions attendues

• Coffre-fort numérique du salarié : espace personnel dédié à la conservation et à la disponibilité des documents RH remis au collaborateur pendant au moins 50 ans à compter du dépôt ou de la signature. L’accès doit rester possible après la fin du contrat de travail et au-delà du terme du marché, notamment pour les bulletins de paie électroniques.
• Dossier électronique du personnel : archive documentaire à valeur probante, accessible aux personnels habilités, couvrant le recrutement, la durée du contrat et la période de conservation légale. Elle doit assurer le classement par typologie, la recherche, l’intégrité, la traçabilité des accès et actions, le cycle de vie et la gestion des durées de conservation.
• Signature électronique : niveaux de preuve modulables selon les processus, signatures internes et externes, unitaires ou en masse, y compris signature automatisée de documents émis en série. Les preuves associées doivent être conservées et restituables.
• Portail collaborateurs : consultation des documents, initiation de demandes RH par formulaires types, circuits de validation configurables et suivi de l’avancement.
• Diffusion documentaire : distribution sécurisée, individualisée et traçable des contrats et avenants, courriers, décisions de gestion, attestations et documents de fin de contrat, quel que soit le processus de production amont. La diffusion des bulletins de paie est réalisée en cinq campagnes par mois et doit intégrer l’opposition du collaborateur à la remise dématérialisée.

Reprise, continuité et données

Le périmètre comprend la reprise dans le dossier électronique du personnel des documents et preuves de signature constitués depuis 2019. Il inclut un engagement de continuité de service et la réversibilité en fin de marché.

L’hébergement, le traitement, l’administration et la sauvegarde des données doivent être réalisés exclusivement dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen, y compris pour chaque sous-traitant. Le marché implique le traitement de données à caractère personnel ; les garanties appropriées en matière de protection des données doivent être démontrées par les candidats sélectionnés et maintenues pendant toute l’exécution.

Tout usage de l’intelligence artificielle doit exclure la collecte, la réutilisation ou l’entraînement à partir des données d’ARTE.