Solution SaaS de gestion de location et de maintenance de vélos

La prestation porte sur la mise à disposition en mode SaaS d’une solution hébergée, avec installation, paramétrage, reprise des données, formation, assistance au démarrage et maintenance. Elle comprend une interface usagers et une interface de gestion. Les équipements matériels tels que terminaux de paiement, tablettes, lecteurs et imprimantes sont exclus. Les interfaces avec les outils existants sont hors périmètre, sauf la transmission des factures électroniques et des données d’e-reporting, ainsi que les échanges de fichiers de prélèvement SEPA.

Fonctions de gestion

• Parcours usagers en ligne : consultation des offres, souscription et dépôt de justificatifs, espace personnel, renouvellement ou résiliation, prise de rendez-vous, liste d’attente et communications par courriel ou SMS.
• Gestion des locations courtes et longues, contrats dématérialisés et signés électroniquement, tarifs paramétrables, dépôts de garantie et gestion de plusieurs catégories de vélos. La solution conserve l’historique des vélos, des locations et des interventions.
• Paiements et recettes : prise en charge des modes de paiement prévus, prélèvements SEPA et leurs mandats, facturation électronique, e-reporting, suivi des impayés et production de journaux d’encaissement distincts selon la nature des recettes.
• Atelier et stocks : planification de la maintenance préventive, ordres de réparation avec diagnostic, temps passé, pièces et photos, gestion des fournisseurs et stocks, inventaires et suivi des interventions externalisées.
• Tableaux de bord, statistiques et exports de données ; paramétrage autonome des sites, horaires, statuts, motifs d’intervention et modèles de documents.

Déploiement, exploitation et maintenance

Le titulaire installe les environnements de test et de production, reprend notamment les usagers, contrats, prélèvements, historiques et stocks, puis accompagne la mise en service. Il fournit la documentation fonctionnelle et technique ainsi que les supports de formation. L’assistance couvre les plages prévues en semaine et le samedi ; la maintenance comprend l’hébergement, les sauvegardes, la correction des anomalies, les mises à jour et les évolutions de la solution.

La solution doit être disponible 24 h/24 et 7 j/7 avec un taux annuel d’au moins 99,5 %. L’hébergement et le traitement des données sont situés dans l’Union européenne ; les sauvegardes sont quotidiennes, conservées 30 jours et copiées dans un second centre de données européen. La restauration doit pouvoir être effectuée en 4 heures ouvrées au plus, avec une perte maximale de données de 24 heures. Les données et documents doivent pouvoir être exportés dans des formats ouverts.