Solution RH et paie avec externalisation

Mise à disposition d’une solution intégrée de gestion des ressources humaines, des temps et activités (GTA) et de la paie, avec externalisation du traitement de la paie. Le périmètre est dimensionné pour environ 225 salariés, dont environ 145 conducteurs et 80 autres salariés. La solution doit prendre en compte la convention collective nationale des réseaux de transports publics urbains de voyageurs (IDCC 1424) et les accords d’entreprise applicables.

Le déploiement comprend le paramétrage, la reprise des données historiques et de paie, l’intégration des données nécessaires à la continuité de gestion des salariés et des temps, les tests, la formation, la recette et la mise en production. Une paie en environnement de recette est prévue en décembre 2026 pour vérifier le paramétrage, la reprise, les calculs, les états et les interfaces ; la mise en production est prévue au 1er janvier 2027. Les opérations préparatoires peuvent commencer dès notification.

Fonctions RH, GTA et interfaces

La solution doit couvrir la gestion administrative des salariés et de leurs dossiers, la paie, les temps, présences, absences, activités, plannings et télétravail, ainsi que le self-service salarié/manager et le circuit de validation des absences. Elle doit intégrer les données utiles à la préparation de la paie et limiter les ressaisies.

L’interface avec HEURES de Lumiplan doit permettre l’intégration des variables de paie des conducteurs. La STAD dispose également de cinq badgeuses TERMoD T6/PoE/DESFIRE et de badges porte-clés DESFIRE EV3 – 4K, gravure laser personnalisée, 13 MHz. Leur maintien et leur réutilisation sont attendus sous réserve de compatibilité ; une solution techniquement équivalente est admise. Le remplacement ne constitue pas le principe de base et, s’il est proposé pour impossibilité technique ou adaptations nécessaires, ses raisons et conséquences techniques et financières doivent être exposées.

La solution est attendue en mode SaaS, avec connexion sécurisée, possibilité de connexions simultanées adaptée aux besoins, droits d’accès différenciés et administrables, mécanismes d’authentification et traçabilité des accès et opérations. Les serveurs hébergeant la solution et les données de la STAD doivent être situés en France.

Traitement externalisé de la paie

Le titulaire produit les bulletins, calcule et contrôle les cotisations, actualise les éléments prévus par les grilles et règles applicables, établit les listes de paiement, prépare les DSN mensuelles et les déclarations associées, notamment celles relatives aux arrêts de travail et fins de contrat. Il assure les relations avec les tiers dans son périmètre, les documents de fin de contrat, la veille légale et la mise à jour de l’outil au regard des évolutions légales, réglementaires et conventionnelles. Il fournit les éléments permettant de justifier les calculs et assiste la STAD lors des contrôles URSSAF ou d’autres organismes.

La répartition des tâches réserve notamment à la STAD la gestion de la DUE et du registre du personnel, la transmission et le contrôle des variables de paie, l’autorisation des virements et le paiement des salaires, l’édition et la mise sous pli des bulletins, certaines déclarations et taxes, ainsi que le suivi et l’imputation des IJSS. Le titulaire prend notamment en charge la production des bulletins, les cotisations, les DSN identifiées au marché, le paramétrage comptable, la génération et le contrôle de l’écriture comptable mensuelle, sa transmission au DAF et l’assistance au contrôle URSSAF. Les attestations liées à certaines absences peuvent être réalisées par l’une ou l’autre partie selon les cas indiqués au marché ; les audits externes font intervenir les deux parties.

Un interlocuteur identifié est désigné pour la prestation de paie. Les demandes doivent être prises en charge dans un délai compatible avec la production de la paie et, sauf situation nécessitant un délai particulier, recevoir une réponse sous 48 heures maximum. Le titulaire est tenu à une obligation de résultat pour son périmètre et prend en charge les conséquences financières directement imputables à ses erreurs ou manquements, notamment les pénalités ou majorations correspondantes.

Reporting et tranche optionnelle

Les données doivent pouvoir être exportées au minimum dans un format exploitable de type Excel. La solution doit fournir des états de pilotage social et un outil de requêtage permettant de construire, enregistrer et actualiser des requêtes sur une période déterminée, notamment pour préparer les informations destinées aux instances représentatives du personnel.

La tranche optionnelle, à affermissement décidé par l’acheteur, porte sur un module intégré de gestion des entretiens professionnels et de suivi de carrière : planification, supports, comptes rendus, suivi des actions et conservation de l’historique. Les données sont rattachées au dossier salarié, avec droits limités aux utilisateurs habilités, et des possibilités de paramétrage, restitution et extraction.