Externalisation de la paie et fourniture-exploitation d’un SIRH

Le titulaire reprend et initialise les dossiers, puis réalise mensuellement les opérations de paie et les déclarations associées pour l’ESTIA, la Société Portuaire Port de Bayonne et trois élus de la CCI. Le besoin est estimé à environ 300 paies mensuelles et 4 DSN. L’annexe financière retient comme bases 270 bulletins ESTIA, 36 Port et 3 élus par mois, avec une variation possible de ±10 % des bulletins mensuels pour les bases concernées.

La reprise comprend notamment les sociétés et établissements, fiches salariés, profils et éléments permanents de rémunération, dernières DSN, compteurs, cumuls, données de congés/JATT/RTT/CET et plans comptables et analytiques. Le titulaire contrôle les données reprises, signale les anomalies, propose les corrections et teste les calculs et déclarations avant mise en production, sans interruption de la paie.

Production, contrôles et déclarations

Le titulaire reçoit, contrôle et intègre les éléments variables : rémunérations, primes, heures supplémentaires ou complémentaires, absences, arrêts, congés liés à la maternité ou à la paternité, temps partiels, avantages en nature, titres-restaurant et changements de situation. Il calcule rémunérations, cotisations, exonérations, prélèvement à la source, indemnités, congés payés, 13e mois, supplément familial et régularisations. Il contrôle bulletins, cumuls, livre et journal de paie, corrige les anomalies et met les bulletins définitifs à disposition après validation de l’acheteur.

Les événements traités en paie comprennent notamment les arrêts maladie et accidents du travail, IJSS et subrogation, temps partiels thérapeutiques, CET et éléments d’intéressement. La gestion opérationnelle des demandes d’absence, leur validation par les managers, le portail salarié et les workflows ne relèvent pas de ce lot.

Le titulaire établit et transmet les DSN mensuelles et événementielles, suit les comptes rendus métiers, traite rejets et anomalies et fournit les justificatifs de contrôle. Après chaque cycle, il produit les livres, journaux, états de charges et de paiements, fichiers de virements, écritures comptables et provisions, ainsi qu’un fichier Excel mensuel détaillé pour le contrôle et l’intégration comptable. Les fichiers de contrôle restent dus même si une interface comptable automatique est utilisée.

Particularités et accompagnement

La prestation doit gérer trois sociétés et quatre SIRET, dont deux pour l’ESTIA, quatre DSN, deux conventions collectives, des accords et règles de congés distincts, des organisations de temps de travail différentes et des plans comptables et analytiques propres aux dossiers. Les bases de l’annexe prévoient aussi la reprise des trois dernières DSN, les opérations liées à environ 50 ruptures par an, l’intéressement et des simulations de monétisation du CET vers le PERCO pour l’ESTIA. Sont également chiffrés une assistance de deux jours lors d’un contrôle URSSAF et une assistance juridique relative à la mise en conformité légale du paramétrage.

Le titulaire assure une veille légale, réglementaire et conventionnelle ayant une incidence directe sur la paie, met à jour les paramétrages et apporte assistance fonctionnelle et technique, avec interlocuteurs identifiés et continuité de service. Les prestations générales de conseil en droit social sans lien direct avec l’exécution de la paie sont exclues. La prestation comprend enfin les livrables et dispositifs de démarrage, documentation, transfert de compétences, maintenance et réversibilité.