Solution de réservation et de suivi de véhicules légers

Le marché porte sur une solution complète associant un logiciel SaaS de réservation et de suivi des véhicules, des armoires à clés connectées, leur intégration, leur déploiement, leur maintenance, leur assistance, leur formation et leur documentation. Le périmètre initial concerne environ 200 véhicules, avec une tolérance de ± 20 %, et environ 600 utilisateurs. Il comprend notamment des véhicules légers, utilitaires, scooters, vélos et vélos à assistance électrique.

Fonctions logicielles

La solution web responsive comprend :

• Un front office pour les réservations ponctuelles ou récurrentes, la consultation, la modification, la suppression et la restitution des véhicules ;
• Un back office pour administrer les véhicules, sites, pools, utilisateurs, groupes, rôles, habilitations et armoires à clés ;
• La gestion des disponibilités, conflits, véhicules de substitution, réservations non honorées, covoiturage et contrôle du permis de conduire ;
• La saisie du conducteur, des dates et heures, du type de véhicule, de la destination, du nombre de passagers et du motif du déplacement ;
• La restitution avec saisie obligatoire du kilométrage, du niveau de carburant ou de charge, des anomalies et d'un commentaire obligatoire en cas d'anomalie ;
• Les notifications et alertes relatives aux créations, modifications, suppressions, retards, absences de restitution, anomalies et niveaux insuffisants de carburant ou de charge ;
• Le reporting sur les véhicules, sites, pools, accès, retraits et restitutions, réservations, disponibilité, utilisation, kilomètres, incidents, covoiturage, consommations et émissions de CO₂, avec exports et tableaux de bord.

Les données du carnet de bord sont dématérialisées. Le référentiel des véhicules est chargé en masse au lancement puis administré dans l'application. Les règles de gestion doivent permettre notamment l'affectation d'un pool à un seul site, l'affectation d'un véhicule à au plus un pool, la gestion de plusieurs groupes et pools, ainsi que le paramétrage des plages de disponibilité et des droits de réservation et de restitution.

Armoires à clés et accès

Deux armoires sont prévues dans le périmètre initial : environ 70 clés au siège et environ 130 clés sur le site de la Césière. Le dispositif doit rester extensible par ajout de slots ou de nouvelles armoires.

Les équipements comprennent un écran tactile en français, un lecteur RFID compatible MIFARE, un code PIN d'au moins 4 chiffres, un guidage visuel, une ouverture de secours sécurisée, une fixation murale ou sur socle, une connexion Ethernet RJ45, une serrure électronique sécurisée et une structure résistante à l'effraction, à la poussière et à l'eau. Les matières, l'épaisseur, la protection anticorrosion, les points de verrouillage et le nombre de cycles garantis doivent être précisés.

La solution doit prendre en charge l'accès automatisé par armoire et la remise manuelle des clés par un gestionnaire. Les créations, modifications et annulations de réservation doivent synchroniser les disponibilités en temps réel ou quasi temps réel. Les restitutions doivent transmettre le kilométrage, le carburant ou la charge, les anomalies et les commentaires vers le carnet de bord dématérialisé. Les armoires doivent signaler les non-restitutions paramétrables, tentatives d'ouverture non autorisées et coupures de communication.

Intégration, infrastructure et sécurité

La prestation comprend les études, fournitures, travaux, raccordements, essais, mises en service, alimentations électriques, protections, câbles, chemins de câbles, goulottes, fourreaux, percements, raccordements cuivre Cat 6a minimum, prises RJ45, étiquetage, plans de récolement et schémas de câblage.

La solution doit être compatible avec Edge et Chrome dans leurs dernières versions, Windows 10 et Windows 11, sans extension, avec HTTPS/TLS. Elle doit s'intégrer à Microsoft Entra ID par SAML 2.0 ou OpenID Connect, à Exchange Online par OAuth 2.0 et Microsoft Graph, et respecter le Référentiel général d'interopérabilité. Les flux, ports, comptes privilégiés, interfaces et autorisations Microsoft 365 doivent être documentés.

La solution doit supporter 600 utilisateurs et 50 connexions simultanées. Les temps de réponse attendus sont jusqu'à 1,5 seconde pour une réponse directe, entre 1,5 et 3 secondes avec indicateur de prise en compte, et au-delà de 3 secondes uniquement exceptionnellement pour des traitements complexes. Les composants hébergés doivent être accessibles 24 h/24 et 7 j/7, avec moins de 40 heures d'indisponibilité cumulée par an et jamais plus de 8 heures consécutives d'indisponibilité non planifiée.

L'hébergement des données est situé en France, outre-mer français ou dans un État membre de l'Union européenne, sans soumission du titulaire ou de ses sous-traitants à des lois extraterritoriales. Les sauvegardes, restaurations, transferts, suppressions, journaux, audits, correctifs, incidents de sécurité et réversibilité des données sont couverts. Les flux sont chiffrés avec TLS 1.2 minimum, TLS 1.3 recommandé, et les mécanismes cryptographiques doivent respecter le RGS et les recommandations de l'ANSSI.

Projet, vérifications et livrables

La prestation comprend le cadrage, le conseil, le dimensionnement des armoires et des pools, le paramétrage, l'intégration, les tests, la recette, la mise en ordre de marche et la coordination avec les équipes de la collectivité. Les livrables comprennent notamment les comptes rendus, documentations des armoires, dossier d'architecture et matrice de flux, dossier d'exploitation, cahier de tests et de recette et supports de formation.

La mise en ordre de marche couvre l'installation, le paramétrage, la configuration, les tests et la vérification du fonctionnement. Elle est suivie d'une vérification d'aptitude puis d'une vérification de service régulier. Le service est réputé régulier si les indisponibilités imputables à la solution ne dépassent pas 1,5 % de la durée d'utilisation effective, définie de 8 h à 18 h du lundi au vendredi hors jours fériés.

Maintenance, assistance et formation

La maintenance couvre les matériels, logiciels, modules, licences et hébergement. Elle comprend les corrections, correctifs de sécurité, mises à jour réglementaires, support éditeur, évolutions SaaS, firmwares et logiciels embarqués des armoires, ainsi qu'une revue préventive annuelle et des indicateurs de disponibilité, performance, traitement des demandes et résolution des incidents.

Le titulaire assure un support unique par mail, téléphone ou extranet, avec suivi, reporting et escalade. Les incidents bloquants font l'objet d'une réponse initiale sous 4 heures ouvrées et d'un rétablissement logiciel sous 8 heures ouvrées ou matériel sous 3 jours ouvrés, avec intervention matérielle sous 2 jours ouvrés. Pour les incidents non bloquants, les délais prévus sont une réponse sous 2 jours ouvrés pour le logiciel ou 3 jours ouvrés pour le matériel, une solution de contournement sous 5 ou 6 jours ouvrés et un rétablissement sous 15 jours ouvrés. L'assistance est mobilisable sur site ou à distance, par journées ou demi-journées.

Les formations s'adressent aux administrateurs et chefs de projet informatique ou utilisateurs, aux gestionnaires et aux utilisateurs finaux. Elles peuvent être réalisées en présentiel ou à distance et comprennent un formateur qualifié, des supports dématérialisés et une documentation à jour. Les formations complémentaires donnent lieu à des feuilles de présence émargées.