Solution de réservation et de pilotage de flotte

Réservation et intégration bureautique

L’utilisateur doit pouvoir réserver, modifier ou annuler un véhicule et consulter ses réservations passées et à venir. Une réservation renseigne au minimum :

• Date et heure de départ et de retour ;
• Type de véhicule ;
• Destination ;
• Motif du déplacement selon une liste préétablie.

La durée d’une réservation est limitée à 72 heures consécutives. L’intégration Outlook doit permettre la création et la mise à jour automatiques d’un rendez-vous dans l’agenda ; les actions depuis Outlook sont valorisées lorsqu’elles sont proposées. Les droits d’accès comprennent au minimum les profils gestionnaire de parc, utilisateur et administrateur.

Boîtiers et compatibilité du parc

Les dispositifs de géolocalisation et de suivi déjà installés doivent être impérativement réutilisés. Aucun nouveau dispositif ne peut être installé sur un véhicule déjà équipé sans accord préalable. Le parc comprend notamment des boîtiers CAN 3 fils 140 module quadribande TM2500 sur les véhicules anciens et des boîtiers intégrés par le constructeur sur les véhicules récents.

La solution doit rester compatible avec le renouvellement progressif du parc et l’arrivée de véhicules électriques. Elle doit s’adapter aux véhicules stationnés en sous-sol, où la couverture mobile peut être inexistante ou dégradée. Les boîtiers doivent être autonomes pour actualiser les réservations et transmettre les informations ; les technologies GPRS, 3G, 4G, 5G, LoRa ou SigFox sont laissées au choix du soumissionnaire. Les abonnements nécessaires sont pris en charge par le titulaire, sans coût supplémentaire lié à l’ajout ou au retrait de véhicules ni au transfert de boîtiers.

Le parc de référence compte 15 véhicules utilitaires et 98 véhicules légers. Le DQE prévoit, à titre non contractuel, 10 boîtiers supplémentaires.

Données, reporting et interopérabilité

La plateforme doit remonter au minimum le kilométrage, l’état du véhicule, les trajets effectués, les horaires de prise et de retour et les défauts issus de l’ordinateur de bord, notamment les voyants et la pression des pneus. Ces données alimentent un carnet de bord numérique pour chaque véhicule.

Un reporting mensuel doit présenter au minimum le taux d’utilisation, le nombre de réservations, le kilométrage, le nombre maximal de véhicules utilisés simultanément et les anomalies relatives aux véhicules ou aux trajets. Les données sont exportables en Excel ou CSV.

L’offre décrit l’intégration dans l’environnement MS365, notamment les connecteurs Teams et l’usage d’Outlook. La solution doit proposer une connexion SSO entre les comptes MS365 et l’outil ainsi qu’un provisionnement automatique des nouveaux agents disposant d’un compte MS365. La possibilité d’un hébergement dans le Cloud Public MS Azure est étudiée.

Assistance, sécurité et réversibilité

Le soumissionnaire décrit l’organisation de l’assistance destinée à éviter qu’un conducteur ne puisse plus accéder à son véhicule pendant un trajet, ainsi que les horaires de disponibilité et les modalités de maintenance préventive et corrective. La maintenance globale inclut les télécommunications et l’accès au service SaaS.

L’offre détaille la sécurité des échanges, des comptes utilisateurs et des infrastructures, ainsi que la protection des données personnelles conformément au RGPD et à son annexe contractuelle. Elle précise l’origine des serveurs d’enregistrement, les conditions de maintien opérationnel et le modèle de tierce maintenance applicative.

À l’issue du marché, les données relatives à l’état du parc, aux fiches des collaborateurs, aux coûts et factures par véhicule et aux autres données concernées doivent pouvoir être restituées au format CSV dans un délai maximal de 7 jours après la fin du marché.

Formation et contrôles

Le titulaire fournit un support simple d’utilisation ainsi que des documents ou tutoriels pour les nouveaux utilisateurs. La formation des gestionnaires de parc est organisée en présentiel pour 5 personnes ; l’offre en précise les modalités, le contenu et la durée.

La mise à disposition du logiciel fait l’objet d’une vérification d’aptitude portant sur la qualité de service, les performances fonctionnelles, la conformité et le fonctionnement. Les anomalies sont classées comme bloquantes, majeures ou mineures ; leur prise en charge est respectivement prévue sous 4 heures ouvrées, 1 jour ouvré ou 5 jours ouvrés. Une anomalie bloquante ou majeure pendant la vérification d’aptitude prolonge cette phase de 2 semaines à compter de sa résolution.

Après admission de l’aptitude, la vérification du service régulier s’observe pendant 1 mois. Pour les boîtiers, les vérifications quantitatives et qualitatives interviennent dans le mois suivant la livraison, avec une vérification de service régulier d’1 mois après l’aptitude. Les équipements et matériels bénéficient d’une garantie minimale de 2 ans ; la remise en état ou le remplacement d’un équipement défectueux intervient sous 10 jours à compter de la demande.