Fourniture de cartes accréditives multi-enseignes et système de gestion

2. Caractéristiques des cartes

• Approvisionnement en carburant multi-enseignes, prise en charge de tous types de carburants.
• Recharge des véhicules électriques via un réseau multi-opérateurs permettant l’accès aux bornes publiques.
• Paiement des péages (y compris péage à flux libre) et des parkings.
• Paiement de services de nettoyage intérieur/extérieur (rouleau, aspirateur, nettoyeur HP) avec paramétrage d’une recharge mensuelle plafonnée à 25 € TTC par carte.
• Possibilité de cartes spécifiques affectées à : véhicule immatriculé (identification par n° d’immatriculation), véhicules pédagogiques non nécessairement immatriculés, et cartes « jerrican » pour engins (tondeuse, débroussailleuse).
• Chaque carte affectée à un usage/vehicule unique.
• Blocage des achats non autorisés (ex. produits non liés au parc, alimentaire).

3. Portail de gestion et services associés

• Portail en ligne accessible en temps réel pour suivi des dépenses et gestion distante des cartes (création, suppression, modification des paramètres, activation/désactivation de services).
• Profils d’accès administrateur permettant : gestion des plafonds, délimitation des jours et plages horaires autorisés, désactivation sélective (carburant week-end/jours fériés, péages, parkings, lavage).
• Possibilité d’intervention distante pour ajuster plafonds et paramètres.
• Accompagnement et formation : formation initiale, supports documentaires, assistance utilisateur, et actions de formation complémentaires en cas d’évolution majeure du système.
• Détails et délais d’intervention opérationnels à fournir dans l’offre.

4. Défectuosité, perte et renouvellement des cartes

• Opposition possible par téléphone et via internet en cas de perte/vol.
• Remplacement des cartes perdues/volées sans frais de gestion pour le commanditaire.
• Échange standard en cas de défectuosité : remplacement sous un délai maximal de 5 jours calendaires aux frais du titulaire.
• Tarif unitaire des rééditions à préciser et appliqué pendant la durée du contrat selon le bordereau des prix unitaires.

5. Suivi et reporting

• Relevé mensuel des consommations par carte.
• Fourniture, à chaque facturation, d’un fichier de suivi (format tableur) comprenant au minimum : numéro de carte, immatriculation/affectation, date et lieu de transaction, type de carburant, quantité, coût unitaire/total, consommation moyenne et cumul sur la période.

6. Réseau et disponibilité

• Mise à disposition d’un réseau de distribution et de points de recharge couvrant l’ensemble du territoire d’utilisation et garantissant une disponibilité de bornes et stations adaptées aux besoins opérationnels.
• Présentation dans l’offre technique du maillage du réseau (nombre de stations, services annexes disponibles : lavage, bornes de recharge, etc.).

7. Livraisons et logistique des cartes

• Livraison des commandes de cartes sur l’ensemble des sites utilisateurs.
• Délai à préciser pour première commande et commandes complémentaires ; modalités de livraison et activation des cartes à détailler dans l’offre.

8. Exigences documentaires dans l’offre

• Présentation du système de cartes et du portail, description du réseau de stations, politique RSE et modalités d’accompagnement/formation.
• Indication des conditions commerciales liées aux rééditions et remplacements et des modalités de facturation et reporting.