Solution de repas en libre-service

Le titulaire dimensionne, installe et met en service un distributeur connecté ou un frigo connecté, puis assure son approvisionnement quotidien en repas réfrigérés à réchauffer à la minute. La solution comprend les services associés à l’équipement, aux commandes et aux paiements. Le click and collect est facultatif.

Équipement et gestion des accès

La prestation couvre l’étude de dimensionnement, la livraison, l’installation, le raccordement, le paramétrage et la mise en service. L’équipement doit convenir à un local de pause, fonctionner sur alimentation électrique standard et, si nécessaire, disposer d’une connectivité 4G/5G ou Ethernet autonome. Il doit permettre une identification sécurisée des utilisateurs et des produits prélevés, la mise à jour des stocks, des dates limites de consommation et des ventes, ainsi que la protection contre les ouvertures intempestives, le vol et les erreurs de facturation.

L’offre précise notamment les dimensions et capacités, la plage de température, le niveau sonore, les raccordements, la supervision à distance, les procédures de secours et le taux de disponibilité garanti. Une solution numérique de gestion des achats, des stocks, des transactions et de la participation de l’employeur est souhaitée.

Repas, gestion et réassort

L’offre alimentaire comprend au minimum des plats complets, des entrées et des desserts. Elle propose plusieurs plats principaux chaque jour, dont des options végétariennes, et des recettes tenant compte des principales restrictions alimentaires. Les produits sont frais, variés et renouvelés régulièrement ; les informations sur les allergènes, la composition, l’origine principale des viandes et les modalités de remise en température sont communiquées. Le menu de la semaine suivante est diffusé au plus tard le vendredi après-midi.

Le titulaire gère les stocks, les invendus, les retraits de produits et les dates limites de consommation. Il ajuste la fréquence et les volumes de réassort aux consommations, capacités de stockage, périodes de congés, fermetures et pics d’activité ; il prévient les ruptures et surstocks et retire les produits ne présentant plus les garanties requises. Le dispositif de commande et de paiement gère également la participation de l’employeur, les critères d’éligibilité et la traçabilité des montants pris en charge et restant dus par les agents.

Pour le click and collect, s’il est proposé, le candidat décrit les commandes, la livraison, les gammes, les contraintes techniques et la possibilité d’ajouter ce service en cours de marché.

Hygiène, maintenance et suivi

Le titulaire est responsable du respect des règles d’hygiène et de sécurité alimentaire. Il justifie d’un plan de maîtrise sanitaire et de procédures fondées sur les principes HACCP ; il assure la chaîne du froid, l’enregistrement et l’archivage des températures, la traçabilité des produits et lots, la maîtrise des dates limites, ainsi que les procédures de retrait et de rappel. Toute anomalie sanitaire ou rupture de la chaîne du froid est signalée sans délai, avec mise en œuvre immédiate des mesures correctives.

La maintenance préventive et curative concerne les équipements, logiciels et dispositifs de paiement. Un rapport est transmis dans les 2 jours ouvrés suivant chaque intervention. L’offre décrit les horaires de support, délais d’intervention et de rétablissement, remplacement temporaire, alertes et mesures de continuité du service. Le titulaire nettoie l’intérieur, l’extérieur et les abords immédiats des équipements à une fréquence adaptée, et évacue les produits impropres, emballages et déchets issus de son activité conformément aux règles et consignes de tri applicables.

Le suivi comprend un reporting mensuel de la participation de l’employeur et un reporting trimestriel sur les repas vendus et montants par site et typologie, les incidents techniques et sanitaires et les montants de participation consommés. Ces documents sont transmis en fichiers Excel (.xlsx) au plus tard 15 jours après la période analysée. Une formation initiale des référents et une assistance aux utilisateurs sont également prévues. En fin de contrat, le titulaire retire les équipements à ses frais et communique un planning de retrait dans les deux mois précédant l’échéance.