Solution de paiement par carte achats

Caractéristiques techniques des cartes

• Spécifications des cartes : formats physiques, compatibilités (paiement CB), fonctionnalités de sécurité embarquée (authentification, chiffrement), et supports d'émission/transport.
• Gestion du cycle de vie : émission, activation, suspension, remplacement, restitution.

Gestion des plafonds et autorisations

• Configuration et contrôle des plafonds par carte/utilisateur/service.
• Règles d'autorisation configurables (limitations par tranche, approbations, bloquages automatiques, modes d'escalade).

Pilotage, reporting et tableaux de bord

• Outils de pilotage temps réel avec tableaux de bord personnalisables et indicateurs de consommation, suivi budgétaire et alertes.
• Rapports exportables (formats standards) et historiques des opérations.

Intégration et interopérabilité

• Interfaces et connecteurs pour intégration avec systèmes budgétaires et comptables existants.
• API ou connecteurs pour échange d'écritures, réconciliation et synchronisation des comptes.

Déploiement, tests et recette

• Planification des phases de déploiement, jalons, jeux de tests et critères d'acceptation.
• Réalisation de campagnes de tests (fonctionnels et sécurités) et assistance lors de la recette.

Formation et transfert de compétences

• Formation initiale des utilisateurs finaux et des administrateurs.
• Modules de formation continue et mises à jour des supports pédagogiques.

Support et maintenance

• Support technique et fonctionnel (hotline, niveaux d'escalade, temps de réponse), maintenance corrective et évolutive.
• Dispositifs d'assistance à l'usage et procédures de gestion des incidents.

Gestion des utilisateurs et gouvernance

• Processus d'inscription, attribution et réaffectation des cartes, gestion des droits et des habilitations.
• Rôles administrateurs, gestion des habilitations et traçabilité des actions.

Sécurité et conformité

• Mesures d'authentification et contrôle d'accès, protection des données personnelles conforme au RGPD ou équivalent, chiffrement des échanges et journalisation.

Facturation et suivi budgétaire

• Modalités de facturation détaillées, suivi des consommations, rapprochement factures/opérations et alertes budgétaires.

Catégories d'achats couvertes

• Gestion et acceptation de catégories multiples : fournitures et consommables, équipements et logiciels, prestations de services, communication/événements, déplacements, carburant et frais de transport, hébergement et restauration.

Livrables attendus

• Mise en œuvre opérationnelle de la solution, documentation technique et fonctionnelle, supports de formation, rapports de tests et engagements de niveaux de service (SLA).