Fourniture et gestion de titres-restaurant dématérialisés

Objet fonctionnel

• Émission et fourniture de titres-restaurant strictement dématérialisés (cartes physiques nominatives si nécessaires en complément, cartes virtuelles, application mobile, portefeuille numérique ou équivalent).

Gestion des bénéficiaires et des droits

• Comptes nominatifs individuels pour chaque bénéficiaire avec identification nominative.
• Chargement des droits par l'acheteur sur les comptes des bénéficiaires selon fichiers/commandes transmis.
• Consultation en temps réel du solde disponible et accès à l'historique des opérations (transactions, chargements, remboursements, rejets).
• Procédure et outils de récupération/transfert des droits conformes à la réglementation.

Plateforme employeur / outils de gestion

• Espace client / plateforme employeur accessible 24h/24 et 7j/7 pour gestion des bénéficiaires, transmission des commandes et suivi des chargements.
• Outils pour transmission de fichiers de commandes/chargements et pré-paramétrage des comptes avant première commande.
• Émission systématique d'états récapitulatifs pour chaque opération (bénéficiaires concernés, montants, périodes, éléments de contrôle, facture associée).

Réseau d'acceptation et usages

• Mise à disposition d'un réseau d'établissements affiliés et utilisables conformément à la réglementation, suffisamment développé pour assurer une utilisation régulière.
• Tenue et actualisation continue de la liste des établissements affiliés et accompagnement à l'affiliation de nouveaux établissements.

Supports physiques

• Si un support physique est nécessaire : fabrication, personnalisation, activation, mise à disposition, envoi/remise, gestion du cycle de vie (activation, remplacement, péremption) et traitement des retours.
• Remplacement en cas de perte, vol, dysfonctionnement ou expiration avec modalités et délais à préciser dans l'offre.
• Chaque livraison de supports doit être accompagnée d'un état récapitulatif ; la validation électronique vaut constat de bonne exécution.

Sécurité, conformité et données

• Mesures de sécurité techniques et organisationnelles garantissant confidentialité, intégrité, disponibilité et résilience (pseudonymisation, chiffrement, registre d'activités de traitement auditable).
• Conformité au RGPD avec justificatifs et modalités de remise ou destruction des données en fin de contrat.

Assistance, continuité et SLA

• Assistance technique et fonctionnelle pour l'acheteur et les bénéficiaires pendant toute la durée du contrat : horaires, moyens de contact, SLA/Niveaux de service, interlocuteur unique.
• Procédures de mise en opposition rapide, continuité de service et procédure d'urgence en cas d'indisponibilité, perte, vol, fraude ou dysfonctionnement.

Reporting et statistiques

• Production d'états semestriels et d'un compte annuel détaillé (nombre et montant des titres attribués, montants utilisés, opérations rejetées, droits remboursés/restitués/transférés, droits en attente, historique des demandes d'assistance).
• Fourniture de statistiques d'utilisation (consommation, opérations rejetées, droits remboursés/restitués/transférés).

Opérations et modalités logistiques

• Gestion des commandes et chargements via l'espace client sécurisé ; pré-paramétrage des données avant première commande.
• Modalités logistiques d'envoi des supports physiques (si applicables) et prise en charge des frais afférents selon l'offre.

Exigences opérationnelles

• Engagement sur délais contractuels (création de comptes, mise à disposition des supports, délais de chargement) détaillés dans l'offre.
• Traitement des droits non utilisés ou arrivant à échéance conformément à la réglementation applicable.