Solution de paiement et gestion des dépenses de mobilité

Fonctionnalités opérationnelles et de contrôle

• Commande, activation, suspension, opposition, suppression et renouvellement des moyens de paiement.
• Paramétrage par véhicule/immat., conducteur, service, entité, catégorie de dépense, plafond, période d'utilisation et zone géographique.
• Suivi des transactions en temps réel ou quotidien ; alertes configurables (dépassement de plafond, usage inhabituel, non-conformité, risque de fraude, indisponibilité).
• Traçabilité complète (identifiants d'utilisateurs, journal des opérations, justificatifs associés) et mécanismes de blocage/déblocage.

Application mobile

• Application smartphone pour consultation des transactions, archivage photographique des justificatifs et géolocalisation de points d'acceptation proches.
• Fonctionnement optionnel : l'application n'est pas requise pour l'utilisation des moyens de paiement.

Moyens de paiement et acceptation

• Fourniture de cartes ou autres moyens de paiement professionnels paramétrables pour paiements en caisse, automates et sans-contact.
• Attribution et administration des moyens de paiement par véhicule, conducteur ou service; gestion des pertes/vols, alertes d'utilisation anormale et garanties liées (perte, vol, fraude).
• Possibilité de bloquer ou profiler l'usage par moyen/véhicule/usager/zone.

Couverture des types de dépenses

• Prise en charge des dépenses liées à la mobilité : carburant, recharges électriques, péages, parkings, lavages, consommables et prestations accessoires autorisées.
• Paramétrage fin des prestations autorisées et des limitations/bloquages par catégorie de dépense.

Reporting, exports et pilotage

• Extraction de fichiers de facturation séparés par entité/service.
• Tableaux de bord analytiques et indicateurs de suivi des consommations par véhicule, conducteur ou service.
• Alertes et rapports en cas d'anomalies et outils d'analytique pour détection de fraudes ou usages atypiques.

Sécurité et hébergement

• Hébergement sécurisé avec traçabilité des accès, chiffrement des authentifications, mesures de sécurité pour prévenir les intrusions et journalisation des opérations.
• Description des mesures de sécurité et des procédures d'accès intégrées à l'offre.

Déploiement, formation et assistance

• Fourniture d'une formation initiale des référents fonctionnels sans coût supplémentaire.
• Méthodologie de démarrage, reprise des données et organisation du support technique et fonctionnel (niveau et modalités à préciser dans l'offre).

Fourniture physique, logistique et sous-traitance

• Livraison physique des moyens de paiement par courrier suivi à une adresse de réception avec instruction de désignation du destinataire interne.
• Possibilité de sous-traitance pour certains services (réseaux d'acceptation, plateformes techniques), le titulaire restant responsable de l'exécution.

Aspects opérationnels complémentaires

• Modalités de facturation et de transmission électronique des factures (dématérialisation obligatoire).
• mécanismes contractuels de réexamen et d'avenants pour adaptations techniques ou économiques.