Solution de matching pour rencontres d’affaires

Fourniture et mise en œuvre d’une plateforme de matching pour gérer les inscriptions, les profils d’entreprises, les rendez-vous d’affaires et le pilotage d’événements. Le service comprend l’accès SaaS et l’hébergement, le paramétrage initial, la formation des administrateurs, la maintenance et l’assistance en français.

Fonctionnalités et volumétrie
La plateforme doit gérer la création et la duplication d’événements, les inscriptions, profils, statuts, agendas, disponibilités, prises de rendez-vous, modifications et annulations. Les mises à jour d’agendas doivent être en temps réel. Elle comprend l’administration des utilisateurs et habilitations, l’import et l’export de données, les tableaux de bord, les statistiques de fréquentation et le suivi des rendez-vous réalisés.

Le besoin indicatif porte sur deux éditions de l’événement par an, 150 entreprises participantes en moyenne et jusqu’à 250, ainsi que deux administrateurs en moyenne et jusqu’à cinq. Les visiteurs et exposants sont indiqués comme non concernés. La solution doit permettre plusieurs centaines de rendez-vous sur une même journée et absorber une hausse du nombre de participants sans dégradation notable des performances ; ces volumes sont indicatifs et ne constituent pas un engagement contractuel. Les fonctionnalités avancées recherchées comprennent notamment le matching automatique ou intelligent, les suggestions de rendez-vous, le paramétrage des règles de matching, la messagerie intégrée et l’automatisation de communications.

Déploiement et accompagnement
Le titulaire pilote le projet avec un chef de projet unique, planifie les phases et coordonne les intervenants. Il réalise le paramétrage de la plateforme et des événements, la personnalisation des formulaires, la création des profils administrateurs et les tests de bon fonctionnement avant mise en production. La formation des administrateurs inclut une documentation utilisateur et un accompagnement à la prise en main.

Hébergement, sécurité et continuité
La solution est accessible par navigateur, sans installation spécifique sur les postes, et doit être compatible avec Chrome, Edge, Firefox et Safari. L’offre précise la localisation des serveurs, les sauvegardes, les engagements de disponibilité et la continuité de service. Le taux minimal de disponibilité est de 99,5 % par mois, hors maintenance programmée ; les indisponibilités imputables à l’acheteur ou à la force majeure sont exclues du calcul. Les exigences comprennent l’authentification sécurisée, la gestion des habilitations, la journalisation des actions d’administration, les sauvegardes régulières et le chiffrement des données en transit.

Le titulaire agit comme sous-traitant au sens du RGPD, traite les données sur instruction de l’acheteur et tient un registre des traitements. Tout transfert hors de l’Union européenne requiert une information préalable et un accord écrit. Les violations de données personnelles et les incidents de sécurité sont signalés dans les 24 heures suivant leur détection. À la fin du marché ou lors d’un changement de prestataire, les données doivent pouvoir être restituées dans un format standard et exploitable ; la réversibilité comprend l’extraction, les métadonnées nécessaires à la réutilisation et une assistance raisonnable au transfert. La restitution intervient dans un délai maximal de 30 jours à compter de la demande, puis le titulaire certifie la suppression définitive des données restant hébergées, sauf obligation légale contraire.

Maintenance, support et contrôles
La maintenance corrective, préventive et évolutive, les mises à jour et l’assistance technique et fonctionnelle sont incluses. Les maintenances susceptibles d’interrompre le service sont annoncées au moins cinq jours ouvrés à l’avance, sauf urgence liée à la sécurité. Le support est accessible par courriel, portail ou outil de ticketing et téléphone ; un suivi des demandes est mis à disposition. Les délais maximaux de prise en charge sont de 2 heures ouvrées pour un incident critique, 4 heures ouvrées pour un incident majeur, 1 jour ouvré pour un incident mineur et 2 jours ouvrés pour une demande d’assistance. Les objectifs de rétablissement sont de 8 heures ouvrées pour un incident critique, 24 heures ouvrées pour un incident majeur et 5 jours ouvrés pour un incident mineur ; à défaut de rétablissement définitif immédiat, une solution de contournement doit permettre la poursuite de l’activité. Un support renforcé est prévu pour les événements identifiés comme stratégiques, avec référent, contact prioritaire, surveillance renforcée et assistance réactive en cas d’incident bloquant. Un reporting de service peut être demandé, notamment sur les incidents, les délais, la disponibilité et les actions correctives.

La mise en ordre de marche est réalisée dans les 30 jours suivant la livraison. La vérification d’aptitude intervient dans les 30 jours suivant la notification du procès-verbal de mise en ordre de marche ; si elle est positive, suit une vérification de service régulier d’une durée de 30 jours. Le service est réputé régulier si les indisponibilités cumulées imputables à chaque élément ne dépassent pas 2 % de la durée d’utilisation effective sur cette période ; l’acheteur dispose de 7 jours pour notifier sa décision. Les prestations bénéficient d’une garantie d’un an à compter de la notification de la décision d’admission, et le marché intègre une tierce maintenance applicative.