Gestion commerciale des espaces

La prestation porte sur la mise en place et l’exploitation d’une solution de gestion commerciale couvrant le cycle complet d’une affaire, de la demande initiale à la facturation, au recouvrement et à l’analyse de la rentabilité. La solution doit relier les équipes commerciales, l’exploitation, les achats et la comptabilité, avec une information saisie une seule fois et partagée sans rupture.

Gestion commerciale et catalogue

La solution centralise les demandes entrantes (formulaire web, courriel, téléphone), les transforme en opportunités rattachées à un compte et permet leur affectation à un chargé d’affaires. Elle comprend un CRM pour la prospection, la qualification des prospects, les campagnes, le suivi des interactions, les objectifs commerciaux et la réactivation des comptes. Le référentiel client professionnel, partagé entre les entités du périmètre, reprend notamment l’historique existant (environ 7 692 entreprises, dont 200 actives), gère les rôles des contacts et permet la SIRETisation et le suivi de la conformité RGPD.

Le catalogue unique, d’environ 450 références, sert à la fois au devis et à la facturation. Il prend en charge les articles multi-fournisseurs, les tarifs par espace, durée et saison, différentes grilles tarifaires, les mises à jour datées et les ensembles forfaitisés mais décomposables pour la préparation. Les devis peuvent être estimatifs sans date d’événement fixée, détaillés ou forfaitisés, produits à plusieurs, versionnés et envoyés avec relances. La marge brute est visible par ligne ; des modèles de devis et des documents commerciaux peuvent être générés.

Faisabilité, contrat et réservation

Avant le devis, la solution aide à vérifier la disponibilité des espaces et des ressources, la compatibilité des configurations et la jauge au regard des capacités maximales admissibles. Elle permet de tracer la validation obligatoire de la Cellule Exploitation et le retour au prospect sous 48 heures, avec option éventuelle sur une date. Les packages et kits de consommables sont paramétrables ; les règles de tarification dynamique peuvent varier selon la saison et l’espace.

Le devis accepté est converti en contrat ou commande. La solution gère plusieurs modèles de contrats, avenants et documents associés, avec signature électronique horodatée conforme eIDAS, ordre de signature configurable et validation distincte par document. Elle suit les pièces administratives et leur complétude.

Le planning intégré et partagé présente les espaces, les statuts de réservation et les phases de montage, d’exploitation et de démontage. Une affaire peut associer plusieurs espaces d’un même site, mais pas plusieurs sites. La solution gère les options avec échéance, les conflits et rangs de réservation, plusieurs dates candidates, les dépendances entre espaces et les sous-espaces mutualisés. Une synchronisation unidirectionnelle avec Microsoft 365 est souhaitée.

Préparation et exploitation

La solution assure la continuité du devis vers la préparation terrain : contrôle du stock dès le chiffrage, blocage à la signature, suivi des consommables et retours, alertes de rupture et surclassement paramétrable. La gestion de stock peut être native ou assurée par une solution spécialisée interfacée. Les prestations externalisées déclenchent un besoin d’achat transmis à la future solution Achats ; les commandes, réceptions et coûts réels reviennent dans le dossier pour le suivi des engagements et des marges.

Le bon de préparation est généré depuis le devis signé et mis à jour en cas de modification. Il trace les lignes de « commandé » à « facturé », répartit les références par espace et peut intégrer le protocole « si acheté = préparé ». Le déclenchement de la préparation est paramétrable, avec un seuil actuel évoqué de 80 % des lignes validées. Les plans peuvent être importés, affichés, annotés, associés au dossier et exportés ; leur édition n’est pas exigée. La solution organise la coordination des prestataires et des ressources terrain, avec plannings par événement ou personne et saisie des heures réalisées.

Le bilan d’exploitation rapproche prévu et réalisé : quantités préparées, posées et restituées, écarts, incidents, casse, consommables, heures et prestations ajoutées. Ces constats, attribués et horodatés, alimentent le stock, la facturation des écarts et l’analyse de l’affaire.

Facturation, comptabilité et pilotage

La facturation dans la solution couvre les acomptes, factures finales ou partielles, avoirs, factures multiples par dossier, plusieurs tiers et plusieurs taux de TVA. Le recouvrement suit les règlements, échéances, litiges et relances, avec rapprochements, alertes et tableaux de bord. L’analyse restitue les marges prévues et réelles, les indicateurs commerciaux, l’occupation des espaces et la satisfaction ; les rapports sont exportables en Excel ou PDF.

La solution transmet ventes et règlements au système comptable NUEVO sans tenir ni remplacer la comptabilité. Elle échange avec la solution Achats, le futur SIRH, la plateforme agréée et la GED, au moyen d’interfaces ouvertes et documentées. Elle prend en charge l’émission de factures électroniques et l’e-reporting attendus au 1er septembre 2027, les statuts du cycle de vie et les formats de facture prévus, dont Factur-X.

Socle, déploiement et support

La solution est proposée en SaaS, accessible par navigateur, en français et sur terminaux mobiles. Elle doit gérer les sites et entités, les profils et droits, les API et webhooks, le SSO Microsoft Entra ID et l’authentification multifacteur pour les comptes à privilèges. Les données sont hébergées en France ou dans l’Union européenne, sans transfert hors UE sauf accord exprès. Les exigences comprennent le chiffrement en transit (TLS 1.2 minimum) et au repos, une disponibilité minimale de 99 % en heures ouvrées, une sauvegarde quotidienne chiffrée et externalisée, avec rétention en ligne d’au moins 30 jours, ainsi qu’une restauration ponctuelle. Les objectifs indicatifs de LME pour les fonctions critiques sont un RTO ≤ 4 h et un RPO ≤ 1 h. L’interface doit respecter le RGAA pour les interfaces concernées.

Le titulaire réalise la reprise et la migration depuis GPS, Locasyst, Comsyst et les plannings Excel : analyse des données, correspondances, reprises à blanc, contrôles et validation avant bascule, avec double saisie maîtrisée. Il assure le déploiement, l’accompagnement au changement, la formation des administrateurs et des utilisateurs, la recette, la maintenance corrective, adaptative et évolutive, le support en français et la documentation. Il garantit aussi la réversibilité, avec restitution intégrale des données dans un format ouvert et documenté.