Solution de marketplace BtoB pour achats ponctuels

Mise à disposition, paramétrage, déploiement et exploitation d’une marketplace BtoB destinée aux achats ponctuels, de dépannage et de faible montant qui ne sont pas couverts par un dispositif d’achat existant. La solution est intégrée à l’outil achat et doit encadrer le parcours de commande : les paniers y sont rapatriés pour suivre le circuit interne de validation, et les commandes ne sont exécutées qu’après émission d’un bon de commande, sauf accord exprès et préalable.

Intégration, comptes et règles d’achat

La solution doit être compatible avec Oracle Cloud et fonctionner en Punch-Out, notamment avec CXML ou un protocole équivalent validé. Les flux doivent restituer les données utiles à la validation, à la commande, au suivi, à la facturation et au reporting : utilisateur, entité ou site, référence du panier, produits, références, quantités, unités, prix HT, frais, disponibilité, délais et vendeur lorsqu’ils sont disponibles. Des tests et une recette précèdent la mise en production, notamment sur les accès, le retour du panier, les données, les produits exclus et la sécurité.

Le paramétrage initial et ses évolutions validées couvrent notamment :

• comptes, sous-comptes, profils, habilitations et périmètres par direction, entité ou site ;
• familles accessibles, restreintes ou interdites, plafonds ou restrictions, produits, marques et vendeurs à bloquer ;
• préférences RSE et règles de reporting, consignées initialement dans une matrice de paramétrage validée avant le pilote.

Les familles sont précisées au paramétrage. Les achats déjà couverts par un contrat existant, les achats récurrents nécessitant une stratégie dédiée, les achats informatiques, audiovisuels, techniques ou métiers relevant de marchés dédiés, ainsi que les produits ou vendeurs interdits ou non conformes, sont hors périmètre. Les demandes d’évolution doivent être tracées et les évolutions structurantes validées avant mise en œuvre.

Catalogue, commandes et vendeurs tiers

Le catalogue en ligne présente des fiches produits cohérentes avec le panier, le bon de commande, la livraison, la facturation et le reporting. Elles identifient, lorsque disponibles, la désignation, la référence, la marque, la famille, le vendeur, l’unité et le conditionnement, le prix HT et les frais, la disponibilité, le délai indicatif, les principales caractéristiques, les garanties, les informations RSE et les restrictions. Les produits indisponibles et substitutions sont suivis ; toute substitution doit être équivalente et conforme aux restrictions, exigences de conformité, de sécurité, de RSE et conditions financières, avec accord préalable de France Télévisions lorsqu’il est requis.

L’identité des vendeurs tiers doit être visible et traçable. France Télévisions peut demander leur autorisation, restriction, blocage ou retrait. Le titulaire reste l’interlocuteur unique et responsable de la bonne exécution, y compris pour les vendeurs, sous-traitants, transporteurs ou autres intervenants. Il doit contrôler et évaluer la conformité des vendeurs et produits, notamment au regard des risques de produits illicites, dangereux, non conformes ou contrefaisants et des exigences sociales, environnementales, éthiques et réglementaires.

Aucune validation directe de commande sur la plateforme, aucun paiement non autorisé, contournement des validations internes, produit exclu ou vendeur non autorisé ne doit être permis. Les prix affichés peuvent évoluer, mais doivent être transparents et conformes aux pièces financières ; l’historique d’une référence doit pouvoir être fourni sur demande. Les frais applicables doivent être visibles avant le retour du panier et aucun frais non prévu ou non visible ne peut être facturé. Les données doivent rester cohérentes de la fiche produit au reporting.

Livraison, retours et suivi

Le dispositif couvre le suivi des commandes et livraisons, les retours, litiges, garanties, avoirs et non-conformités. Le suivi porte, lorsque ces informations sont disponibles, sur la référence et le statut de commande, les produits et vendeurs, les dates prévisionnelle et effective, le transporteur, le numéro de suivi, les livraisons partielles, retards et anomalies. Les colis multiples, livraisons multiples et commandes multi-vendeurs sont traçables par ligne, vendeur, transporteur, délai, frais et incident.

Le titulaire informe en cas de rupture, indisponibilité ou arrêt de commercialisation et propose, le cas échéant, une substitution conforme ou une annulation. Le conditionnement protège les produits, facilite leur identification et leur réception, limite le suremballage et privilégie, lorsque possible, les emballages recyclés, recyclables ou réutilisables. Les retours et litiges sont suivis jusqu’à clôture ; en cas d’erreur imputable au titulaire ou à ses intervenants, une reprise, un remplacement, un avoir, un remboursement ou une annulation de ligne peut être demandé sans frais supplémentaire. Les avoirs, remboursements et remplacements sont rattachés à la commande initiale.

Déploiement, assistance et pilotage

Le déploiement prévoit cadrage fonctionnel, achat et SI, puis un pilote sur un périmètre restreint. Un bilan et une recette vérifient notamment le parcours utilisateur, le Punch-Out, le paramétrage, le support, le reporting, les livraisons et les litiges. La généralisation, éventuellement organisée par vagues, intervient après validation de la recette et du bilan pilote et, le cas échéant, levée des réserves. La Direction des achats et l’AMOA SI réalisent une recette fonctionnelle ; la mise en service peut être refusée tant que des anomalies bloquantes ou majeures subsistent.

Le support couvre les utilisateurs, les administrateurs et les incidents techniques Punch-Out. Il comprend des canaux de contact, horaires, délais de prise en charge et de résolution selon la criticité, modalités d’escalade et suivi traçable des demandes jusqu’à clôture. Le titulaire fournit une documentation tenue à jour et propose formations ou démonstrations adaptées aux utilisateurs pilotes, administrateurs, équipes achat, relais internes et utilisateurs concernés par la généralisation.

Le pilotage comprend un interlocuteur dédié, comptes rendus, plans d’actions et alertes sur les risques ou retards. Un reporting régulier, idéalement quotidien dans l’interface et au minimum mensuel, couvre notamment commandes, montants, entités et sites, familles, produits, quantités, prix, frais, vendeurs, statuts, délais, retards, annulations, retours, litiges, avoirs, blocages et données RSE disponibles. Les données sont exportables notamment en Excel ou CSV. Les indicateurs suivent entre autres disponibilité de la plateforme et des produits, livraisons dans les délais, taux de service et de litiges, traitement des demandes et du support, incidents Punch-Out, qualité du reporting et satisfaction. Le reporting sert aussi à repérer les besoins récurrents susceptibles de justifier un dispositif d’achat dédié.

Sécurité, continuité et réversibilité

Les prestations comprennent la maintenance préventive, curative et évolutive ainsi que les mises à jour et montées de version. Le titulaire sécurise la plateforme, le Punch-Out, les flux, les données, les accès administrateurs, les interfaces et les éventuels sous-traitants. Il décrit les protocoles, formats, authentification, chiffrement le cas échéant, contrôles d’intégrité, supervision et gestion des anomalies, et fournit les éléments nécessaires à l’analyse cyber, dont architecture, documentation, éléments d’audit ou de tests disponibles, sous-traitants techniques, lieux d’hébergement et PCA le cas échéant. Les données sont utilisées uniquement pour l’exécution du marché, sauf accord exprès ; le titulaire décrit leur traitement, leur conservation, les accès, les lieux d’hébergement, les transferts et les modalités de restitution et de suppression.

Les incidents touchant la sécurité, les données, la disponibilité, les accès, les commandes ou le reporting sont signalés et suivis jusqu’à résolution. L’organisation de continuité couvre notamment indisponibilité technique, incident Punch-Out, cyberattaque et incident logistique. En fin de marché, arrêt anticipé ou remplacement de solution, les données et informations nécessaires à la transition sont restituées dans un format exploitable, notamment Excel ou CSV ; l’assistance inclut la désactivation des accès, la suppression des données après validation et la continuité de traitement des commandes et litiges en cours.

La solution doit permettre d’identifier, lorsque l’information est disponible, les produits recyclés ou contenant des matières recyclées, recyclables, reconditionnés, réparables, réutilisables, écolabellisés ou issus de filières certifiées, ainsi que de mettre en avant des alternatives responsables et des informations fournisseurs pertinentes.