Plateforme de billetterie en ligne

Mise à disposition en mode SaaS d’une plateforme de billetterie, d’avantages et de gestion d’activités culturelles, accompagnée de son paramétrage, de son évolution et de son maintien en condition opérationnelle. Elle s’adresse au personnel de l’Université et aux retraités selon un dispositif particulier; les vacataires et les étudiants ayant un emploi temporaire sur le campus sont exclus. Les retraités acquittent une cotisation annuelle. L’accès d’institutions hébergées dans les locaux de l’Université peut être envisagé sous réserve d’une convention.

Boutique, offres et commandes

Le module boutique est accessible 24 h/24 et 7 j/7, y compris les dimanches et jours fériés. Il présente des offres culturelles, sportives, de loisirs, de voyage, de presse, d’événementiel et de vie quotidienne, du niveau local à l’international. Des alertes individuelles sur les promotions ou offres recherchées peuvent être proposées.

L’offre peut intégrer des propositions de la Commission des Personnels, retirer des offres incompatibles avec les valeurs de l’Université et inclure des offres internes (spectacles, cartes cadeaux, cartes naissances) ou des partenariats locaux. Une convention de mandat est prévue avec le titulaire. Le paiement doit notamment pouvoir s’effectuer par carte bancaire, chèque ANCV, PayPal, prélèvement ou virement.

La billetterie électronique est à privilégier; les billets papier doivent également pouvoir être livrés. Les billets électroniques sont mis à disposition sous 24 h au maximum, par courriel ou application smartphone. Les billets envoyés par courrier doivent parvenir à l’adresse choisie par le bénéficiaire sous 5 jours ouvrés au maximum après validation de la commande; l’envoi est gratuit. Le titulaire fait apparaître clairement les frais de gestion et de livraison, en indiquant que la livraison est offerte.

La tranche ferme porte sur 1 000 utilisateurs au plus. Le dossier énumère des tranches optionnelles de 1 001 à 1 500, de 1 501 à 2 000, de 2 501 à 3 000 et de 3 501 à 4 000 utilisateurs. Le candidat décrit le mode de calcul du coût de gestion, qui peut être un prix unitaire par utilisateur, un forfait par tranche ou une autre formule explicitée.

Administration, accès et interfaces

La plateforme reprend autant que possible l’identité visuelle de l’Université (logo, couleurs, typographie, polices et pictogrammes). Elle est responsive, en français, utilisable sur ordinateur, tablette et téléphone, et conçue pour les utilisateurs en situation de handicap. Une application mobile iOS et Android est appréciée; les newsletters automatisées doivent pouvoir être activées ou désactivées par l’utilisateur.

L’administration fonctionnelle permet notamment de gérer les profils administrateurs et utilisateurs, les subventions, les messages et préférences, ainsi que de consulter et éditer des statistiques au format Excel ou PDF. Plusieurs niveaux de droits sont prévus. L’administration technique comprend au minimum les accès fonctionnels et peut gérer les interfaces avec le système d’information de l’Université. L’identification des bénéficiaires privilégie l’appel à une API; à défaut, un fichier contenant les seules informations nécessaires est transmis automatiquement au moins une fois par jour, via des modalités à définir (API, SFTP ou autre).

L’authentification s’appuie notamment sur CAS v7 en SSO, ou LDAP. Si l’intégration au CAS n’est techniquement pas possible, un mécanisme automatisé de journalisation des connexions, tentatives d’accès et déconnexions doit être fourni. La solution doit être interconnectable avec le Digital Work Place de l’Université.

Déploiement, accompagnement et maintenance

Le titulaire désigne un chef de projet et propose un planning couvrant définition des besoins et lancement, stratégie de communication, paramétrage, tests, formation et mise en service prévisionnelle le 01/02/2027. Des bilans sont prévus à 3, 6 et 12 mois, puis semestriellement; le suivi comprend des outils de communication, des indicateurs d’avancement et des réunions hebdomadaires. Le titulaire assiste l’installation et le paramétrage et accompagne les personnels chargés de l’animation et de l’administration de la plateforme.

La formation concerne au minimum 3 administrateurs ou gestionnaires. Des tutoriels personnalisés, notamment filmés, restent accessibles et sont actualisés pour l’arrivée de nouveaux personnels; ils doivent être accessibles aux personnes en situation de handicap. La documentation à jour est fournie sous forme numérique et en français.

La maintenance corrective couvre le code et le paramétrage, la surveillance du fonctionnement, une assistance téléphonique accessible sans interruption de 9 h à 17 h les jours ouvrés et une adresse courriel d’assistance. Les incidents sont classés en trois niveaux: critique et bloquant; moyen ou majeur avec contournement simple accepté; faible ou mineur sans empêchement de l’usage normal. L’Université détermine leur gravité. Le candidat renseigne dans son offre les délais d’intervention et de rétablissement pour chaque niveau, en jours et heures ouvrés (du lundi au vendredi, hors jours fériés, de 9 h à 17 h). La maintenance évolutive couvre les nouveaux services, fonctionnalités et adaptations ergonomiques issus de la feuille de route du titulaire.

Hébergement, sécurité et vérifications

La solution SaaS est hébergée sur les serveurs du titulaire; les documents et données sont stockés sur le territoire européen, et le cahier des clauses administratives prévoit un hébergement SaaS sur le territoire français. La disponibilité des données doit atteindre au moins 98 %. En cas d’externalisation, l’Université en est informée et le titulaire reste responsable des indisponibilités imputables au sous-traitant; la chaîne de sous-traitance, y compris les sous-traitants de rang supérieur, doit être transparente. La PSSI applicable à la solution est fournie.

Les prestations respectent le RGAA en vigueur ou, à défaut, la norme EN 301-549 en vigueur, avec une trajectoire d’amélioration continue visant un taux de conformité aussi proche que possible de 100 %. Un audit d’accessibilité est fourni et le niveau de conformité est indiqué sur la page d’accueil. L’hébergement respecte les obligations RGPD; les violations de données sont notifiées sous 24 h. En fin de contrat, les données sont restituées dans un format ouvert, documenté et exploitable, puis détruites au plus tard 30 jours après validation de la restitution, avec justification écrite.

Les exigences de sécurité comprennent notamment le chiffrement des données au repos (AES-256 minimum), des communications sécurisées (TLS 1.2 ou supérieur à titre indicatif), l’authentification multifacteur des accès sensibles, la journalisation et la séparation des données. Les sauvegardes comprennent au minimum 3 copies sur 2 supports distincts, dont une hors ligne ou isolée logiquement; des tests de restauration sont réalisés. Les vulnérabilités critiques sont corrigées sous 72 h au maximum et les vulnérabilités élevées sous 15 jours au maximum. Le titulaire réalise au moins un test d’intrusion par an; les non-conformités de sécurité donnent lieu à un plan de remédiation sous 15 jours ouvrés au maximum.

Les vérifications quantitatives et qualitatives sont effectuées dans les 15 jours suivant la mise en service. La vérification d’aptitude repose sur des tests établis par l’Université et dispose d’un délai de deux semaines, hors fermeture de l’Université. Si elle est positive, une vérification du service régulier suit pendant deux mois avant la décision d’admission.