Plateforme d’intermédiation freelance

Mise à disposition d’une solution digitale permettant au COJOP de sourcer des indépendants — freelances, auto-entrepreneurs et intermittents — puis de gérer la contractualisation, l’exécution et le suivi administratif, juridique et financier des missions. Les expertises ciblées comprennent notamment la communication, le digital, l’événementiel, la logistique, la traduction, le management de compétition, les fonctions de commissaires et délégués techniques, la gestion de projet, le conseil juridique spécialisé, l’audit, la RSE et l’informatique.

L’accord-cadre est conclu sans engagement de volume minimum. La plateforme doit être accessible 24/7 depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile, avec un compte individuel pour chaque utilisateur et plusieurs profils d’accès : utilisateurs COJOP, administrateurs COJOP et indépendants.

Gestion des missions et des utilisateurs

La solution doit permettre :

• La gestion des habilitations et des droits étendus des administrateurs, incluant l’accès aux missions, à l’activité globale et aux données budgétaires consolidées.
• La recherche de profils qualifiés au moyen de filtres avancés portant notamment sur les compétences, le TJM, la disponibilité, la localisation et la date de prestation.
• La publication de fiches missions auprès de tous les profils ou d’un vivier présélectionné, la réception des candidatures et propositions financières, la sélection, la contractualisation, les validations et le suivi d’exécution.
• Le renseignement obligatoire du numéro de bon de commande pour valider une mission.

Sourcing et aide à la décision

Sur demande, le titulaire exploite un brief précisant le profil recherché, les compétences, le lieu, le périmètre de la mission et les disponibilités. Il identifie et sollicite les profils pertinents, vérifie leurs disponibilités et présente une shortlist de trois candidats maximum par mission. Le choix final appartient au COJOP.

Pour chaque sourcing, un compte-rendu doit présenter le nombre total de profils identifiés, les profils répondant au besoin mais non retenus sur demande, les CV ou profils détaillés, les propositions financières ou TJM et la synthèse des critères de sélection. Le délai maximal est de 5 jours ouvrés pour une demande non urgente et de 48 heures pour une mission urgente.

Administration, conformité et facturation

La plateforme doit gérer les données administratives des indépendants, les documents contractuels, les factures, les paiements et les données financières des missions. Le titulaire assure notamment :

• La vérification systématique, avant chaque mission, des documents légaux tels que Kbis, attestations URSSAF et régularité fiscale, avec mise à jour périodique.
• La prévention du prêt illicite de main-d’œuvre et du délit de marchandage.
• La couverture des prestations par une assurance de responsabilité civile professionnelle adéquate.
• L’émission d’une facture mensuelle unique regroupant les missions réalisées par les différents freelances.
• Le paiement direct des indépendants après validation de la mission par le COJOP.

Reporting, formation et pilotage

Un espace de reporting centralisé doit fournir en temps réel les données relatives à l’utilisation de la plateforme, aux missions, au sourcing, au vivier et au suivi financier. Les rapports doivent être consultables, exportables et, le cas échéant, programmables. Les données portent notamment sur les utilisateurs actifs, connexions, missions, budgets, profils sollicités, candidatures, délais de sourcing, répartition des profils, disponibilités, taux de réponse, montants engagés, facturés et payés.

Les exports doivent être disponibles en XLSX, CSV ou autre format standard. Le titulaire assure l’accompagnement au démarrage, la création des comptes, la formation initiale, les supports utilisateurs et l’assistance fonctionnelle.

Niveaux de service et disponibilité

Le support technique et fonctionnel traite les incidents selon trois niveaux :

• Niveau 1 critique ou bloquant : GTI de 1 heure et GTR de 4 heures.
• Niveau 2 majeur ou dégradant : GTI de 2 heures et GTR de 24 heures.
• Niveau 3 mineur ou non bloquant : GTI de 1 jour ouvré et GTR de 5 jours ouvrés.

Pour un incident de niveau 1, l’avancement doit être communiqué au minimum toutes les 60 minutes. Un incident de sécurité doit être signalé sans délai et au plus tard dans les 24 heures suivant sa détection ou sa suspicion, avec sa nature, les données concernées, les premières mesures, les risques et les actions correctives.

Le taux de disponibilité mensuel garanti est d’au moins 99,9 %, hors maintenance planifiée préalablement communiquée. Les indisponibilités non planifiées doivent être tracées, documentées et communiquées.

Réversibilité et données

À la cessation du contrat ou sur demande légitime, les données du COJOP doivent être restituées dans un format standard, exploitable et documenté : comptes, missions, candidatures, échanges, contrats, suivi, factures, paiements, évaluations autorisées, documents, reporting et paramètres. Les formats peuvent notamment être CSV, XLSX, JSON ou XML. Après confirmation écrite de la restitution, les données résiduelles doivent être supprimées, sous réserve des obligations légales de conservation.

Le titulaire agit comme sous-traitant RGPD, limite les traitements aux finalités prévues, met en œuvre des mesures de sécurité, confidentialité, intégrité et disponibilité, ne transfère aucune donnée hors de l’Union européenne sans accord écrit préalable et restitue ou détruit les données en fin d’accord-cadre.

Organisation du titulaire et vérifications

Une équipe dédiée et dimensionnée doit piloter le marché. Un Account Manager est désigné pour le suivi de l’exécution, l’aide à la rédaction des briefs et le reporting financier et extra-financier. Les prestations sont vérifiées quantitativement et qualitativement ; le COJOP peut prononcer réception, ajournement, réception avec réfaction ou rejet. Aucune réception tacite n’est constituée.