Fourniture et maintenance d’un système d’information financier

Fourniture et mise en œuvre d’un ensemble applicatif intégré couvrant la comptabilité et les achats non stockés. Le cœur comptable doit répondre aux besoins d’une entité organisée en deux secteurs fiscaux, avec suivi des opérations inter-secteurs et restitutions comptables adaptées.

Comptabilité et gestion financière

• Comptabilités générale, auxiliaire et analytique ; gestion des tiers, journaux et écritures provisoires ou définitives, avec possibilité de transformer ou supprimer les écritures provisoires.
• Gestion de 7 axes analytiques — service, budget/centre de frais, patrimoine, marché, projet, quantité et période — et traitement des mouvements entre les deux secteurs fiscaux. Pour les achats du secteur concerné, gestion de la TVA non récupérable avec comptabilisation TTC.
• Contrôle budgétaire, intégration du budget annuel et de plusieurs scénarios (l’élaboration budgétaire reste hors périmètre), gestion des engagements et des disponibles budgétaires, suivi de l’exécution des marchés publics et contrats.
• Éditions comptables, analytiques et administratives, dont grands livres, balances et FEC ; états de synthèse (bilan, compte de résultat, TFT, SIG, CAF), exports exploitables et rapprochements bancaires automatisés.
• Gestion dématérialisée des pièces, écritures et validations ; workflows de paiement et de bon à payer dématérialisés, génération de fichiers de virements SEPA et de prélèvements, relances clients, avis de virement et de prélèvement par courriel. Le workflow de BAP des factures prévoit 4 niveaux, différenciables par service et/ou montant.

Achats non stockés
Les demandes d’achat sont saisies sur la base d’articles et d’affectations analytiques, avec contrôle budgétaire et validation à plusieurs niveaux. Le processus couvre la transformation de la demande en bon de commande, l’envoi automatisé par courriel, la gestion des livraisons et l’intégration des bons de commande et de livraison en comptabilité pour rapprochement. Les workflows d’achat sont multi-niveaux, avec 5 niveaux prévus pour la validation, et peuvent différer selon le service et/ou le montant ; les délégations et absences sont gérées.

L’historique des commandes, livraisons, pièces jointes, budgets consommés et statuts doit être consultable, avec droits sur des périmètres restreints, base articles et workflows modifiables, numéro de commande unique et non altérable, et connexion en temps réel au cœur comptable et à la plateforme agréée (PA). La gestion des marchés publics et contrats dans le module achats est indiquée comme un atout mais n’est pas exigée.

Les achats stockés et la gestion des stocks sont exclus. L’élaboration budgétaire, les restitutions avancées de BI, la rédaction des marchés et la PA elle-même sont également hors périmètre du projet.

Interfaces, migration et accompagnement
Les interfaces identifiées comprennent notamment les flux comptables et immobilisations, RESA, Drupal e-commerce, SAGE paie, EBP caisse, Compleo Invoice Platform et la liaison bancaire ; les échanges peuvent être unidirectionnels ou bidirectionnels, par fichiers à plat ou API. La solution doit prévoir l’intégration des factures et l’émission de leurs statuts vers la PA, les facturations de logiciels tiers et la connexion à l’annuaire par SSO via Microsoft Entra ID (SAML 2 ou OAuth 2 privilégiés). Office 365 doit rester compatible avec les évolutions de la suite.

La reprise du lot comprend les exercices N-2 et N-1 complets, les périodes de l’exercice N précédant la mise en production le cas échéant, ainsi que les budgets N-2 et N-1. Le scénario de chiffrage de reprise est de 15 jours/homme ; celui de l’assistance à la recette est de 10 jours/homme. Sont aussi attendus conduite de projet, PAQ, collecte des données, ateliers de conception, paramétrage, déploiement, recette, transfert de compétences, formations dans les locaux de la SA AMM et documentations fonctionnelles, utilisateurs et techniques éditables électroniquement.

SaaS, maintenance et continuité
La solution est attendue en mode SaaS, avec au minimum des environnements de test/formation et de production. L’hébergement et les sauvegardes doivent être exclusivement dans l’Union européenne. Les sauvegardes sont quotidiennes et chiffrées, réparties sur deux sites distincts avec une copie immuable ; des tests de restauration sont requis au moins chaque année. Le RPO ne doit pas dépasser 4 h, le RTO une journée et la disponibilité mensuelle attendue est d’au moins 99,9 %, hors maintenance planifiée.

La maintenance couvre les volets correctif, préventif, adaptatif, évolutif, réglementaire et de sécurité. Elle inclut la supervision, le suivi des performances, l’optimisation des bases, les contrôles de sauvegarde et des mécanismes de sécurité, les tests réguliers de restauration et de reprise, les correctifs de sécurité, la veille des vulnérabilités et des tests de sécurité réguliers (pentests). La maintenance réglementaire est prévue sans coût supplémentaire, sauf évolution législative exceptionnelle nécessitant un développement spécifique demandé par AMM.

Le support comprend un helpdesk accessible 24 h/24 et 7 j/7, ainsi qu’un numéro de téléphone aux jours et heures ouvrés. L’équipe support doit être basée en Europe, communiquer en français et tracer les appels dans le helpdesk. Les SLA minimaux attendus sont : criticité critique, prise en charge ≤ 1 h HO et résolution ≤ 4 h HO ; majeure, ≤ 4 h HO et ≤ 8 h HO ; mineure, ≤ 24 h HO et ≤ 5 jours HO. Les opérations de maintenance entraînant une indisponibilité doivent être annoncées par courriel au moins 10 jours avant ; aucune ne peut intervenir pendant une clôture trimestrielle ou annuelle sans accord préalable d’AMM.

Volumes et réversibilité
Les volumes de référence indiqués comprennent 30 000 écritures et 4 600 factures fournisseurs par an, 250 notes de frais par an, 3 banques de flux, 2 000 clients et 2 500 bons de commande par an. La réversibilité couvre notamment les écritures, exercices, tiers, référentiels, axes, budgets, engagements, commandes, réceptions, pièces, workflows, habilitations, journaux d’audit, paramétrages et interfaces. Les données sont restituées dans des formats standards ouverts et documentés, notamment CSV, XLSX, XML, JSON et PDF ; les pièces jointes gardent leur format natif. Données et documentation sont à mettre à disposition sous 20 jours ouvrés maximum après demande écrite ; l’assistance doit pouvoir débuter sous 15 jours ouvrés maximum. Les données restent conservées au moins 3 mois à l’issue du contrat pour permettre leur transfert.