Solution informatisée de billetterie et prestations associées

La démarche porte sur l’étude de solutions informatisées pour gérer la billetterie, l’accueil et le contrôle d’accès, ainsi que les ventes des boutiques. Il s’agit d’un sourcing préalable : il vise à recueillir des informations sur les solutions, leurs coûts et la faisabilité technique d’un changement ou d’une reprise de système, sans constituer un appel d’offres ni un engagement d’achat.

Le système actuellement exploité par le Seaquarium et la SPL Le Grau-du-Roi Développement couvre plusieurs sites et canaux. Les volumes indiqués sont d’environ 55 000 visiteurs par an, 700 références de boutique et 5 000 fiches clients pour le phare de l’Espiguette et la maison du phare ; pour le Seaquarium, environ 420 000 visiteurs, 117 500 ventes de billetterie et 85 300 ventes de boutique par an, 3 400 références actives et quelque 70 000 fiches clients ou abonnés actives à migrer.

Vente et contrôle d’accès

La solution recherchée doit gérer les ventes au guichet, en mobilité et en ligne, avec des tarifs par catégories, des billets horodatés ou ouverts, des pass annuels, des promotions, des ventes combinées et des réservations de groupes avec devis, acomptes et facturation différée. Les moyens de paiement comprennent notamment cartes bancaires, espèces, chèques et chèques-vacances, paiements différés et multiples ; les groupes peuvent aussi payer par virement. La vente en ligne doit permettre l’achat avec ou sans compte client et proposer des billets téléchargeables ou dématérialisés.

• Synchronisation en temps réel des ventes, des stocks de boutique et des jauges entre les canaux et les sites, avec quotas configurables et comptage des visiteurs.
• Intégration au contrôle d’accès, lecture des billets papier et dématérialisés, y compris ceux émis par des revendeurs, prévention des doubles validations et fonctionnement hors connexion.
• Compatibilité avec les solutions de paiement Paybox/Verifone (DSP2, 3DSv2), Payzen et UP to Pay ; les paiements en ligne mentionnés sont la carte bancaire et le chèque-vacances connecté.
• Vente en boutique avec lecture de codes-barres ou QR codes, gestion du catalogue, des tailles et couleurs, des prix, fournisseurs, commandes, stocks, réassorts, inventaires et marges.

Administration, données et intégrations

Le back-office doit couvrir les corrections et annulations d’encaissement, les remboursements, les comptes clients et les dossiers de groupes, ainsi que la programmation des offres de billetterie et de boutique. Il doit produire des états de caisse et de vente, journaux de TVA, tableaux de bord et statistiques en temps réel, avec exports notamment en Excel, CSV ou PDF.

La solution doit gérer une base clients commune aux ventes en ligne et sur place, les historiques d’achat, le dédoublonnage et la segmentation, et permettre import et export de données. Les exigences comprennent la conformité au RGPD et à la NF 525, la sauvegarde et la restauration, l’hébergement des données usagers dans l’UE et des droits d’accès par profils. Les interfaces comptables mentionnées comprennent Ciel compta 16.0, Win Logic Compta et Fulll ; sont également demandés l’export/import automatisé quotidien du journal des ventes, le rapprochement bancaire et la remontée des écritures vers Chorus Pro.

Déploiement, parc et maintien en service

Les réponses sont invitées à préciser les modes de déploiement SaaS, Cloud ou On-Premise, la compatibilité avec le parc existant, les besoins éventuels de renouvellement matériel et la méthode de migration des données clients, statistiques et historiques comptables. Le parc décrit comprend notamment des postes fixes et tablettes de vente, imprimantes thermiques, lecteurs de codes-barres ou QR codes, PDA de contrôle d’accès et TPE interfacés.

La maintenance attendue comprend les interventions correctives à distance ou sur place si nécessaire, une solution alternative assurant la continuité de service et le traitement des incidents majeurs dans un délai de 2 à 4 heures. Les évolutions logicielles sont soumises à l’acceptation du pouvoir adjudicateur et doivent être programmées en limitant leur impact sur l’activité. Le support est prévu par téléphone, courriel ou espace sécurisé, avec hotline non surtaxée.