Solution de gestion des transports (TMS)

La prestation consiste à fournir, héberger et maintenir une solution de gestion des transports couvrant les opérations réalisées en régie avec les véhicules et chauffeurs de DECOSET ainsi que les prestations confiées à des transporteurs externes. La solution doit réunir la gestion opérationnelle, la dématérialisation des documents, le suivi des missions, la facturation et le pilotage des coûts.

Gestion des transports

La plateforme doit permettre la création manuelle ou automatique des ordres de transport et la gestion des enlèvements, livraisons, tournées et retours. Les ordres sont affectés à un véhicule et un chauffeur en régie ou à un transporteur externe. Les statuts prévus, en cours, livré, annulé et incident peuvent être renseignés par le transporteur ou l’administrateur.

La planification doit proposer une vue graphique par journée ou semaine, gérer plusieurs véhicules et chauffeurs, et prendre en compte les capacités et types de véhicules ainsi que les zones géographiques. La replanification en cas d’aléa et la gestion des sites récurrents de chargement et de livraison sont requises. Les fonctions d’optimisation avancée par algorithmes complexes ne sont pas obligatoires.

Pour les transports en régie, la solution gère le parc de véhicules, les profils, affectations et accès des chauffeurs, le suivi en temps réel des étapes, ainsi que la collecte des horodatages, signatures et photographies. Elle récupère les preuves de livraison.

Pour les transporteurs externes, elle assure le référencement, l’affectation des ordres, la transmission dématérialisée des missions, le suivi en temps réel, la récupération des preuves de livraison, la comparaison entre prestations commandées et réalisées, le récapitulatif des prestations pour la facturation et la remontée d’informations.

Application mobile et documents

Une application mobile dédiée aux chauffeurs est exigée. Elle permet la consultation des missions, la mise à jour des statuts, la signature électronique, la prise de photographies et l’enregistrement de réserves. Elle doit fonctionner partiellement en mode déconnecté ; Android est obligatoire et iOS souhaité.

La solution fournit nativement une lettre de voiture électronique de type eCMR ou équivalent, des bons de livraison numériques, la signature électronique mobile, l’ajout de photographies et commentaires, l’archivage sécurisé et la recherche multicritère. Elle doit respecter la réglementation eFTI ainsi que le cadre juridique français et européen.

Suivi, reporting et facturation

Le suivi opérationnel comprend la visualisation en temps réel de l’état des missions, l’historisation des événements et la gestion des retards, anomalies et refus. Les tableaux de bord couvrent les transports réalisés, le respect des délais, les volumes, tonnages et distances, avec distinction entre régie et sous-traitance. Ils permettent le calcul et le reporting des émissions de gaz à effet de serre par transport ou période, ainsi que l’export des données aux formats Excel et CSV.

La solution assure la préfacturation, la vérification des factures des transporteurs et le suivi des coûts par activité ou service. Elle permet l’export vers les outils comptables de la collectivité, notamment e-Sedit GF de Berger-Levrault, avec adaptabilité en cas de changement d’outil.

Architecture, sécurité et interfaces

La solution est proposée en SaaS, avec hébergement dans l’Union européenne et une disponibilité minimale de 99 %. Elle dispose d’API documentées et de connecteurs ou exports vers l’ERP ou les finances de la collectivité, les outils SIG ou métiers, les outils de reporting existants et un orchestrateur de type Pastell.

Les exigences comprennent la gestion fine des droits utilisateurs, la traçabilité des accès, l’authentification sécurisée, la conformité au RGPD pour les données des agents et partenaires, les sauvegardes et un plan de reprise d’activité.

Déploiement, accompagnement et contrôles

Le titulaire fournit une méthodologie de déploiement, un planning de mise en œuvre, la reprise éventuelle des données, la formation des utilisateurs, la documentation en français, l’assistance à l’utilisation, le support technique et la maintenance de la solution.

La recette comprend une mise en ordre de marche avec procès-verbal, des tests de bon fonctionnement, une vérification d’aptitude puis une vérification de service régulier. Le service est réputé régulier lorsque les indisponibilités imputables à chaque élément ne dépassent pas 2 % de la durée d’utilisation effective.