Plateforme numérique de covoiturage

Tarification, incitations et flux financiers

La solution doit gérer le partage des frais entre passagers et conducteurs, les allocations incitatives versées par la collectivité et, si nécessaire, un cofinancement facultatif de l’employeur via le forfait mobilité durable. Le paramétrage doit permettre de créer, modifier et supprimer des produits au trajet ou par abonnement, de faire évoluer les barèmes, de prendre en compte la distance et l’intervention éventuelle d’une autre autorité organisatrice de la mobilité.

Les règles fonctionnelles comprennent notamment une distance minimale de 2 km, une distance maximale de 80 km et un plafond mensuel d’incitation de 150 € pour un conducteur. Les trajets incités doivent avoir leur origine ou destination dans l’une des 60 communes et être inscrits au Registre de preuve de covoiturage avec une classe B ou C. La solution doit transmettre les données au registre, respecter ses conditions générales et permettre le versement dès la validation du trajet. Lorsque la collectivité ne verse pas d’allocation, le titulaire doit pouvoir collecter les recettes auprès des passagers et reverser directement la rémunération aux conducteurs.

Chaque facture trimestrielle d’incitations doit être justifiée par un relevé trajet par trajet mentionnant la date, l’horaire, l’origine, la destination, le kilométrage, l’allocation et la classe du trajet. Les localisations doivent être fournies en projection RGF93, avec une précision maximale souhaitée de plus ou moins 50 mètres. Un tableau distinct précise les montants payés par les passagers et les employeurs. Une convention de mandat encadre la rémunération des conducteurs pour le compte de la collectivité.

Parcours usagers et accompagnement

Le titulaire fournit une garantie de retour lorsqu’un conducteur annule et qu’aucun autre conducteur n’est disponible. Il met à disposition des certificats de covoiturage en temps réel et des preuves certifiées en différé utilisables notamment pour le forfait mobilité durable et le Registre national de preuve de covoiturage.

Un centre de relation utilisateur reste joignable pendant les jours et amplitudes horaires d’ouverture du service téléphonique et répond aux usagers dans un délai raisonnable.

Prévention de la fraude, sécurité et continuité

Le dispositif doit traiter les trajets fictifs ou réalisés à pied, en train, en transport collectif ou à vélo, les validations sans déplacement, les changements répétés de téléphone, les comptes multiples, les adresses suspectes, l’usurpation d’identité et l’usage professionnel d’un véhicule. Les méthodes peuvent notamment comprendre un avertissement officiel lors de la saisie de l’identité, des appels de vérification, des prises de photographies aléatoires en début et fin de trajet et la transmission au registre des profils ne fournissant pas les éléments requis.

Le titulaire garantit la continuité du service hors force majeure. Les arrêts de production doivent comporter une page de maintenance et un message préventif. Pendant les heures ouvrées, ils sont limités à un par trimestre et à 4 heures maximum, avec procédures de retour arrière avant dépassement. L’hébergement doit atteindre 99,8 % de disponibilité annuelle et moins de 7 arrêts semestriels en production. Les incidents doivent être traités rapidement et signalés à la collectivité, notamment en cas d’atteinte à la sécurité ou de violation de données.

Le titulaire décrit les mesures de protection contre le piratage et le vol de données, garantit la confidentialité, organise l’exercice des droits d’information, d’accès, de rectification et de suppression, réalise si nécessaire une analyse d’impact et coopère avec les autorités et les audits.

Hébergement, évolution et réversibilité

L’hébergement des données est privilégié dans l’Union européenne. Le mémoire précise les lieux d’hébergement et de traitement, le statut de l’hébergeur au regard du Code de conduite européen sur les datacentres, ainsi que ses indicateurs PUE et WUE et sa stratégie d’hébergement responsable, notamment au regard du RGSEN.

Le titulaire réalise les évolutions législatives, réglementaires et les instructions ministérielles relatives au transport, à la sécurité informatique et à la protection des données. Il intègre les données des covoitureurs transférant volontairement leur compte et, en fin de marché, fournit au nouveau prestataire les données nécessaires dans le mois suivant sa notification. Les transmissions sont sécurisées, en format numérique ouvert et réutilisable. Une campagne de communication est organisée si les données initiales sont inexploitable.

Une marque blanche doit permettre l’accès à la solution depuis le site du réseau de transport de l’Agglomération Seine-Eure ou depuis tout autre site ou application demandé.

Communication, animation et reporting

Le titulaire conçoit des supports de communication multicanaux et une campagne d’acquisition digitale, en valorisant les événements, médias locaux, sites internet, newsletters, réseaux sociaux, radio et presse. Il organise des stands, ateliers, webinaires, opérations de tractage, challenges et actions de terrain auprès des employeurs, zones d’emploi, CCAS, associations de personnes handicapées, marchés et commerces. Le kit entreprise comprend un flyer et un objet promotionnel pour chaque personne inscrite lors d’une animation.

Un outil de suivi accessible à la collectivité fournit un reporting à jour, si possible en temps réel, avec sélection des dates. Il suit notamment les inscrits, conducteurs et passagers, actifs, délais de mise en relation, trajets proposés et réalisés, distances, montants financés et nombre de covoitureurs par voiture. Les employeurs accèdent uniquement aux données de leur entité.

Le titulaire transmet trimestriellement les inscrits et trajets par commune et par code INSEE, les origines-destinations, le nombre de garanties de retour déclenchées et les données nécessaires aux analyses. Les statistiques sont exportables en CSV sans données personnelles. Des rapports semestriels et un bilan annuel présentent les performances, les interventions, les animations, les cartes de flux, les cartes de chaleur, une comparaison avec d’autres autorités organisatrices de la mobilité et des recommandations d’amélioration. Une réunion de lancement intervient au plus tard une semaine après le démarrage, puis des réunions de suivi mensuelles, techniques et de comité de pilotage sont organisées. Le titulaire formalise également le traitement des remontées et difficultés des utilisateurs.