Service SIRH en mode SaaS

Le titulaire met à disposition une solution SIRH en mode SaaS, hébergée et exploitée par ses soins, et en assure le paramétrage, l’intégration, la maintenance et le support. Le périmètre de base vise 160 agents, avec une extension potentielle à 280.

La plateforme doit couvrir les notes de frais et déplacements professionnels, les entretiens et évaluations, les compétences et fiches métiers, un portail RH ainsi que le reporting RH. Le module de notes de frais doit permettre notamment la saisie mobile avec photo des justificatifs, les circuits de validation et la gestion des indemnités kilométriques. Les entretiens doivent pouvoir être organisés en campagnes, avec relances et signature électronique. Le reporting doit permettre des analyses consolidées des données RH publiques et privées, notamment pour les obligations réglementaires et les instances représentatives.

Interfaces, migration et déploiement

Les interfaces attendues comprennent E-sedit pour les notes de frais et les mandats de paiement, les données de paie SILAE et CIRIL via le CDG85, l’Active Directory et les référentiels internes. Le périmètre ferme comprend l’intégration avec le système de pointage Bodet/KELIO existant ; son remplacement n’en fait pas partie.

La reprise porte notamment sur les données RH des 160 agents (60 agents privés et 100 publics), les données d’Active Directory et les référentiels Vendée Eau, ainsi que les modèles d’entretiens existants. Elle comprend l’audit des sources, le mapping, le nettoyage, les imports itératifs, la validation et les contrôles post-migration. Le plan de bascule doit prévoir une mise en production progressive, un retour arrière et un parallélisme limité à un mois maximum. L’objectif indiqué est d’atteindre 91 % de couverture des données RH nécessaires et d’historiser 12 à 24 mois de données.

Le pilotage comprend chef de projet, référent technique et consultants fonctionnels, gouvernance et comitologie, gestion des risques et suivi des jalons. Le titulaire assure la formation initiale, l’accompagnement au démarrage et la documentation en français. Les formations et les réunions physiques ont lieu sur site ; certaines réunions de suivi peuvent se tenir à distance.

Recette, maintenance et assistance

Le CCTP indique une vérification d’aptitude de 2 mois à compter de la mise en ordre de marche, puis une VSR de 4 mois après décision positive. Le CCAP prévoit la vérification d’aptitude dans le mois suivant la notification du procès-verbal de mise en ordre de marche et une observation de la VSR pendant 2 mois ; cette différence de durée entre les pièces est à clarifier. Les exigences de recette mentionnent notamment une disponibilité supérieure à 99 %, un temps de réponse inférieur à 2 secondes pour un écran simple, la correction des anomalies bloquantes et majeures, une enquête de satisfaction supérieure à 85 %, la réussite de la campagne d’entretiens prévue en septembre/octobre 2027 et la dématérialisation intégrale des notes de frais.

La garantie dure 12 mois à compter de la VSR prononcée et inclut les maintenances corrective, préventive et évolutive réglementaire. La maintenance post-garantie est prévue sur 2 ans, renouvelable 2 fois. Pour la maintenance corrective, les GTR indiquées sont de 2 jours ouvrés pour les incidents bloquants, 4 jours ouvrés pour les majeurs et 5 jours ouvrés pour les mineurs ; la prise en compte annoncée est de 4 heures. Le support fonctionnel et technique est assuré en français, avec ticketing, suivi des incidents et assistance téléphonique et par courriel.

Exigences techniques et options

La solution doit être accessible depuis des navigateurs modernes et proposer une application mobile native ou responsive pour les notes de frais. Sont également demandés une architecture dédiée à Vendée Eau, des API REST, le SSO ou l’intégration LDAP, le chiffrement, la traçabilité, l’hébergement dans l’Union européenne et la conformité RGPD et RGAA. Le titulaire assure le maintien en condition de sécurité ; des audits peuvent inclure tests d’intrusion, scans de vulnérabilités et revue de code. Les exigences prévoient aussi la restitution des données dans un format normalisé et leur destruction après restitution, sauvegardes et copies comprises, avec procès-verbal.

Tout recours à une IA dans le cadre des prestations est interdit via des solutions publiques ou non maîtrisées dans les cas visés au CCTP. Un usage autorisé requiert notamment un environnement maîtrisé, l’absence de réutilisation ou de conservation secondaire des données et la validation préalable de Vendée Eau ; le titulaire doit déclarer et documenter les usages concernés.

Des modules de gestion de la formation, des temps et activités, et du recrutement sont présentés comme besoins futurs à chiffrer séparément. Le remplacement du système de pointage existant est également hors périmètre ferme.