Solution de gestion du patrimoine immobilier

La prestation porte sur la conception, la fourniture, l’installation et le maintien en conditions opérationnelles d’une solution logicielle commune pour la Direction de la Construction et de l’Immobilier, la Direction du Patrimoine et des Moyens Généraux et la Direction des Systèmes d’Information. La solution doit gérer le patrimoine bâti et non bâti, centraliser les données, faciliter le pilotage, l’occupation, la gestion des plans, le suivi réglementaire et la gestion documentaire.

Le périmètre de référence comprend notamment :

• Environ 3 000 parcelles représentant plus de 4 000 ha
• 294 lycées représentant 4,3 millions de m²
• 118 sites et bâtiments régionaux représentant 132 000 m²
• Environ 4,5 millions de m² de patrimoine au total
• Une cible initiale d’environ 30 utilisateurs standards simultanés et 10 administrateurs simultanés

Référentiels patrimonial et graphique

La solution doit fournir un référentiel unique, centralisé et paramétrable, structuré notamment par département, secteur, commune, site, bâtiment, étage, zone et pièce. Elle doit gérer les équipements, les typologies métier, les attributs descriptifs et techniques, les liens hiérarchiques, les surfaces et périmètres calculés, ainsi que les identifiants BIM.

Elle doit permettre la recherche multicritère et par mots-clés, le filtrage, le tri, l’export, l’accès aux fiches détaillées, la création, la modification et la suppression contrôlée des objets, l’historisation des versions, des dates et des auteurs, l’archivage et la restauration. Des contrôles de saisie, de cohérence, de complétude, de fiabilité, de doublons et de qualité des données sont attendus.

Le référentiel de plans doit assurer :

• La reprise d’environ 300 plans de masse ou topographiques et 9 000 plans de niveaux actuellement intégrés dans ABYLA
• L’import et l’export aux formats DWG, RVT et IFC, ainsi que l’export PDF, JPEG et PNG
• La conservation des métadonnées, de l’échelle, de la qualité graphique et de l’historique des versions
• La visualisation des plans, des maquettes BIM, des niveaux et des extérieurs
• La sélection d’objets sur plan, l’affichage des données attributaires, les filtres dynamiques et le calcul des surfaces légales
• L’édition simple, les annotations, les calques, les fonds de plan, les légendes, cartouches, orientations, échelles et thématiques graphiques

Pilotage, occupation et conformité

La solution doit produire des indicateurs, tableaux de bord, rapports, requêtes personnalisées et synthèses patrimoniales. Elle doit permettre les analyses comparatives sur plusieurs périodes, le suivi des budgets, dépenses, loyers, charges, impôts et recettes locatives, ainsi que la génération de fiches patrimoniales par bâtiment ou groupe de bâtiments.

La gestion de l’occupation couvre la centralisation et l’historisation des surfaces, usages, affectations et statuts d’occupants, le calcul des taux d’occupation par niveau patrimonial, les affectations aux directions, services ou équipes, la détection des conflits et le suivi des baux et conventions, que la Région soit bailleur ou locataire. Les échéances de contrats, renouvellements, résiliations et révisions de loyers doivent faire l’objet d’alertes configurables et d’un reporting financier.

Le suivi réglementaire doit couvrir notamment l’accessibilité PMR, la sécurité incendie, les contrôles des installations électriques, thermiques, gaz, appareils de levage, ventilation et éclairage de sécurité, l’amiante, la qualité de l’air intérieur, l’eau, la légionelle, la potabilité et le radon. Les contrôles, mesures, certificats, rapports, actions et documents associés doivent être historisés. Des alertes et rappels automatisés doivent pouvoir être liés aux bâtiments, zones, équipements et plans.

Gestion documentaire, mobilité et intégration

La GED doit centraliser les diagnostics, contrôles, DOE, documents réglementaires, études, titres fonciers, conventions, baux, installations techniques et plans. Les documents doivent être associés aux objets patrimoniaux, classés par arborescence et tags, recherchables par critères et opérateurs booléens, importables et exportables dans les formats courants. Une architecture de stockage interne ou une interfaçage avec Alfresco via CMIS peut être proposée.

La solution doit gérer les profils, rôles, périmètres et permissions de lecture, écriture, validation et suppression, assurer la traçabilité des actions et permettre l’administration par la collectivité. Elle doit être accessible à distance par navigateur, tablette ou smartphone, avec interface responsive, synchronisation en temps réel, SSO et MFA.

L’hébergement attendu est On Premise, sur les infrastructures de la collectivité. Le titulaire doit compléter le Plan d’Assurance Sécurité, se positionner sur l’ensemble des exigences de sécurité et mettre en œuvre des améliorations réévaluées annuellement. Les interfaces potentielles concernent notamment Power BI, Business Object, APONA, ArcGIS, SAVEE, Deepki Ready, SCHOLA, Grand Angle et CIVIL, via API, services web ou contrats de services.

Mise en œuvre, reprise et exploitation

La partie forfaitaire comprend :

• Initialisation, cadrage, gouvernance, planning, comités et comptes rendus
• Conception générale, architecture applicative, règles de structuration et de codification, sécurité, navigation et paramétrage
• Fourniture de la solution de gestion patrimoniale et d’une solution d’exploitation des données, avec univers et rapports BIAR et documentations en français
• Reprise des plans, données attributaires, données techniques et documents issus notamment d’ABYLA, avec conservation des liens, tests de cohérence, validation avant bascule et référentiel de nommage
• Études préalables, ateliers fonctionnels et techniques, paramétrage, tests utilisateurs, recette, déploiement et mise en production
• Formation initiale, assistance au démarrage et transfert de compétences pour 10 administrateurs fonctionnels ou utilisateurs métier et 3 à 5 administrateurs techniques
• Support et maintenance de la solution

Les livrables comprennent notamment le document de cadrage ou plan d’assurance qualité, le planning global, le dossier de conception générale, le plan détaillé de reprise, le suivi de reprise, le rapport de conformité, le cahier de recette, le compte rendu de mise en production, les supports et modes opératoires de formation et les documentations techniques et fonctionnelles.

Les prestations complémentaires à bons de commande comprennent les licences supplémentaires, modules complémentaires, formations, études et développements spécifiques, paramétrage et réalisation d’interfaces, reprises supplémentaires, pilotage et réversibilité. Les développements et interfaces donnent lieu à des composants, dossiers d’installation et de paramétrage, spécifications techniques et fonctionnelles, cahiers et bilans de recette.

La réversibilité doit être organisée pendant et à la fin du contrat, avec restitution complète des données et documents dans des formats ouverts, standards et exploitables, sans perte ni altération, accompagnée des documentations nécessaires. Les livrables attendus sont le plan de réversibilité, les spécifications des données, les documents de contexte et les fichiers restitués.

Contrôles, garantie et niveaux de service

Chaque installation donne lieu à une mise en ordre de marche, puis à une vérification d’aptitude d’une durée maximale de trois mois et à une vérification de service régulier d’une durée maximale de trois mois. En cas d’échec, une seconde période de vérification peut être engagée dans les mêmes limites. La solution, les développements spécifiques et les modules complémentaires sont couverts par une garantie d’un an à compter de la décision d’admission.

Les délais de résolution ou de contournement attendus sont de 4 heures pour un incident bloquant, 16 heures pour un incident majeur et 80 heures pour un incident mineur. Les corrections définitives sont attendues sous 16 heures pour un problème bloquant, 32 heures pour un problème majeur et au plus tard sous 2 mois pour un problème mineur, selon les exigences applicables au support.