Solution de gestion de la Maison du V’LiM

La prestation porte sur la mise en place d’une solution permettant de gérer les locations de vélos de moyenne et longue durée, les usagers, les opérations du parc et les encaissements. Le parc de référence comprend 290 vélos classiques, 745 vélos à assistance électrique et 4 longtails, ainsi que 90 sacoches, 80 sièges bébés et 15 remorques.

Parc, stocks et contrats

La solution doit fournir des fiches individualisées pour les vélos et accessoires, retraçant leur identification, acquisition, garantie, état, affectations et historique des changements. Les statuts des vélos comprennent disponible, loué, perdu/volé, SAV ou maintenance et vendu ; un vélo ne peut être affecté à un contrat s’il n’est pas disponible. Des alertes portent notamment sur la fin de garantie et les visites techniques paramétrables. La gestion des réformes comprend motif, date et valorisation de sortie.

Le magasin de pièces détachées comprend le suivi des achats, quantités en stock et sorties, avec valorisation CUMP, sorties FIFO tracées par lot, seuils minimums, délais fournisseur et alertes/propositions de réapprovisionnement. Les mouvements sont journalisés avec motif, utilisateur, référence documentaire et numéro de lot.

La gestion contractuelle couvre les contrats de location, avenants, facturation paramétrable, échéances, pénalités, dépôts de garantie, prolongations, restitutions totales ou partielles et blocages paramétrables. Les formulaires d’état des lieux et d’inventaire doivent être utilisables sur tablette et permettre la reprise du précédent état des lieux ; la signature électronique est prévue conformément à eIDAS. Le cycle comprend également des listes d’attente et des règles de priorisation paramétrables, des relances et notifications par courriel ou SMS et la prise de rendez-vous en ligne.

Usagers, rendez-vous et pilotage

Les fiches usagers et leur espace en ligne couvrent coordonnées, consentements, contrats, factures et rendez-vous, ainsi que les droits RGPD (accès, rectification, opposition et suppression) et la journalisation des demandes. Le planning gère les rendez-vous de location, maintenance, retour, SAV et autres types paramétrables, avec réservation selon le stock, blocage du matériel, marges de disponibilité, capacités et compétences des agents, absences et vues jour/semaine/mois.

La recherche avancée porte sur usagers, matériels et maintenance, avec recherche plein texte, filtres dynamiques et exports CSV/XLSX à colonnes sélectionnables. Les tableaux de bord et statistiques couvrent notamment état de la flotte et des stocks, rendez-vous, locations, coûts de maintenance, SAV, abonnements, paiements et recettes de pièces ; les fréquences d’actualisation sont paramétrables (temps réel, quotidien ou hebdomadaire) et les données peuvent être représentées sous forme de courbes, histogrammes ou secteurs.

Régie, intégration et reprise

Le module de régie gère les paiements par carte via TPE, chèque, numéraire, virement, PayFiP, prélèvement et tout nouveau mode réglementaire, ainsi que les impayés, fonds de caisse, frais bancaires, journaux et états de reporting. L’interface avec Régie.Net doit produire chaque jour des fichiers TXT structurés, déposés sur le SFTP de Limoges Métropole pour intégration automatique.

La solution prévoit notamment l’authentification LDAP/AD ou Azure AD, des droits par rôles, la traçabilité des actions et des courriels, l’import en masse, la gestion documentaire et le publipostage. Le titulaire assure l’analyse, le nettoyage, la transformation et le chargement des données extraites de l’ancien outil, selon un plan de reprise détaillé validé avant intervention. L’interface doit être responsive ; le portail usagers respecte RGAA/WCAG 2.1 AA et le français est la langue par défaut, avec une structure prête pour d’autres langues.

Projet, hébergement et maintenance

Le projet comprend cadrage, mise en ordre de marche, vérification d’aptitude et vérification de service régulier. Les livrables comprennent notamment note de cadrage, PAS, cahier de recette, documentation d’installation et d’exploitation, supports de formation et procès-verbaux de réception. La VSR dure trois mois après acceptation de la VA ; un arrêt fonctionnel suspend cette période jusqu’à correction, une solution palliative ne valant pas correction. La garantie court 12 mois après signature du PV de VSR.

L’offre décrit l’architecture et le mode d’hébergement envisagé ; les exigences couvrent l’hébergement par Limoges Métropole ou en SaaS. La partie MCO prévoit l’hébergement et l’administration de l’application par le titulaire, les sauvegardes quotidiennes bases fermées, ainsi que la supervision, les mises à jour et la maintenance préventive, réglementaire, adaptative et corrective. Après panne serveur ou mauvaise manipulation, restauration des données et remise en service sont prévues sous 24 heures les jours ouvrés ou 72 heures le week-end. Les maintenances du service sont convenues avec la Métropole, annoncées au moins 48 heures avant ; l’indisponibilité ne dépasse pas 4 heures consécutives ni 24 heures cumulées par an.

La maintenance corrective est assurée du lundi au vendredi de 9 h à 18 h 30 et le samedi de 8 h à 12 h 30, hors jours fériés nationaux. Les délais maximaux de prise en charge, d’analyse et de résolution sont respectivement : I1 bloquant, 1 h / 4 h / 1 jour ; I2 majeur, 1 h / 1 jour / 2 jours ; I3 mineur, 1 h / 2 jours / 5 jours. Les évolutions réglementaires doivent être livrées au plus tard trois mois après publication du décret au Journal officiel. Les réunions de suivi de maintenance sont au minimum trimestrielles ; leur compte rendu est transmis sous cinq jours ouvrés.

Les modules complémentaires commandés donnent lieu à une réponse de faisabilité sous 10 jours ouvrés maximum et à un devis sous 15 jours ouvrés maximum après confirmation de la demande. En cas de commande, ils comprennent notamment lancement, recette, transfert de compétences et bilan, sauf indication contraire de Limoges Métropole ; une anomalie constatée doit être prise en compte pour correction sous 7 jours. Les formations peuvent se tenir sur site ou à distance ; une salle équipée pour sept à huit personnes peut être demandée au moins 15 jours avant. Les supports sont en français et les documents pédagogiques sont fournis par défaut en format numérique. En fin de marché ou en cas de résiliation anticipée, la restitution des données et documentations exploitables est commandée selon le BPU.