Solution de gestion logistique du bloc opératoire

Le marché porte sur la fourniture, le paramétrage, le déploiement, la maintenance et le support d’une solution logicielle opérationnelle de gestion logistique du bloc opératoire. Elle doit gérer environ 1 500 références de dispositifs médicaux, environ 140 packs opératoires programmés (POP) par jour et environ 5 000 lignes de produits à préparer.

La solution est proposée en mode On Premise ou, si ce mode n’est pas possible, en mode SaaS avec hébergement HDS en France et certification ISO 27001. Elle doit être dimensionnée pour les volumes du projet, fonctionner avec une disponibilité de 99,9 % et supporter les usages sur postes fixes et terminaux mobiles.

Gestion du référentiel et programmation

La solution doit :

• récupérer les identités et mouvements, les rendez-vous opératoires, les actes, les informations patient, les chirurgiens, les salles, les commentaires et les matériels à prévoir ou commander ;
• gérer un référentiel de fiches de préparation des POP, avec matériels obligatoires ou dispensables, emplacements de prélèvement, stocks de proximité et options liées à l’acte, au chirurgien ou au patient ;
• permettre la duplication et la mise à jour en masse des fiches, notamment lors d’un remplacement de matériel ou d’une rupture de stock ;
• importer et afficher des documents opératoires PDF ou DOCX depuis un terminal mobile ou un ordinateur ;
• créer des POP automatiquement ou manuellement, y compris pour un patient non programmé, un acte supplémentaire ou un pack opératoire d’urgence (POU) sans patient ;
• gérer la régularisation ultérieure d’une identité ou d’un rendez-vous et la transformation d’un POU en POP.

Les référentiels à initialiser comprennent notamment le thésaurus de plus de 3 000 actes, les fiches de préparation, les praticiens, le livret pharmaceutique, les références de boîtes de stérilisation, les correspondances produits, les emplacements et les utilisateurs.

Ordonnancement, préparation et traçabilité des POP

Les demandes sont ordonnancées automatiquement selon la date d’intervention et peuvent être réordonnées manuellement, notamment pour les urgences. La disponibilité des DMS et DMR doit être recalculée en temps réel en tenant compte des autres POP, avec simulation des préparations à venir sur une période pouvant atteindre 7 jours.

Le déclenchement de la préparation peut être manuel ou automatisé, généralement à J-1 ou une demi-journée avant l’intervention. Un agent logisticien s’attribue la préparation sur terminal mobile et distingue les produits à prélever à l’Arsenal de ceux à compléter dans les stocks de proximité.

La préparation doit gérer les configurations suivantes : un POP avec un chariot, un POP avec plusieurs chariots, plusieurs POP sur un même chariot avec bacs identifiés, et plusieurs POP liés à plusieurs chariots. Les liens entre POP, patients, interventions, chariots et bacs doivent être conservés pour l’expédition et les retours.

Le picking est guidé par emplacement, avec optimisation du chemin, prise en compte du poids, du volume et de la fragilité, indication du conditionnement à prélever et alerte en cas d’erreur de scan. Les emplacements doivent être paramétrables et leurs étiquettes éditables avec QR Code ou Datamatrix.

Les statuts doivent notamment distinguer les matériels stockés, réservés et placés en sous-stock réservé non disponible pour les autres POP. Pour les DMR, la gestion au lot, les dates de stérilisation et de péremption, les commentaires, le FEFO et la substitution d’une boîte défectueuse sont requis. Des alertes doivent signaler les péremptions proches et les matériels manquants.

La solution doit produire une fiche POP imprimable comportant notamment le patient, l’intervention, le chirurgien, la date et l’heure, l’acte, le préparateur, les produits présents ou manquants, les compléments à effectuer en stock de proximité, les commentaires et l’état de libération. La libération peut être automatique lorsque les produits sont présents ou dispensables, ou manuelle par l’IBODE en cas de manque, de substitution ou de validation spécifique.

Expédition, réception, complétion et retours

L’expédition est validée par scan du chariot, avec identification de la zone de destination et prise en compte des chariots ou POP associés. La réception au bloc est validée par scan du chariot et de l’emplacement de dépose. L’IBODE peut compléter le POP avec les produits des stocks de proximité, les DMI ou les ajouts issus de la planification, puis vérifier sa conformité.

En cas de report d’intervention, le POP est placé dans une zone d’attente dédiée, avec possibilité de réimprimer sa fiche après reprogrammation. La remise en stock est prévue au-delà de 24 heures de conservation dans cette zone.

Les retours doivent permettre le scan d’une fiche POP, d’un chariot ou une saisie manuelle, la sélection des produits retournés et l’optimisation du circuit de rangement. Les produits scannés repassent du sous-stock réservé au stock disponible ; les produits non retournés font l’objet d’une régularisation et d’un flux de consommation vers le logiciel de pharmacie. Les commentaires de retour doivent être exploitables pour améliorer les fiches de préparation.

Les retours de DMS et de DMR peuvent être traités sur deux étages, avec désassociation automatique des chariots et gestion des retours groupés pour les POP liés. Les produits des stocks de proximité sont remis en place par les équipes du bloc sans saisie de stock à ce niveau.

Stocks de proximité, réapprovisionnement et inventaires

Pour chaque emplacement et produit, la solution doit gérer des seuils minimum et maximum, calculer les quantités à réapprovisionner après scan de l’armoire et de l’emplacement, permettre la modification de la proposition et générer une demande de service à l’Arsenal. Le picking et la livraison doivent être suivis sur terminal mobile, avec édition d’une liste de livraison et guidage du rangement.

Le réapprovisionnement de l’Arsenal doit s’interfacer avec le logiciel PHARMA pour les demandes, les livraisons, les consommations, les inventaires et les substitutions. Les DMR issus de la stérilisation doivent être orientés automatiquement soit vers le stock, soit directement vers le POP qui les attend.

Les inventaires complets ou partiels peuvent être périodiques ou à la demande, par produit, emplacement, zone, rotation ou seuil de stock. Les écarts donnent lieu à un réinventaire puis, si nécessaire, à un troisième comptage et à une décision du responsable. Les états d’emplacements inventoriés et restants, ainsi que les statistiques par zone et produit, doivent être disponibles.

La solution doit fournir des indicateurs personnalisables portant notamment sur l’activité de préparation, la couverture de stock, les prévisions à J+1 et J+3 et le reporting. Elle doit analyser les consommations et retours afin de proposer des optimisations de rangement, de niveaux de stock et de contenu des POP.

Interfaces, infrastructure et sécurité

Les interfaces obligatoires concernent le DPP, SEDISTE, PHARMA et l’annuaire Active Directory. La solution doit s’intégrer à l’architecture technique du CHRU : virtualisation VMware, architecture trois tiers, bases Oracle ou SQL Server selon les prérequis, stockage unifié, sauvegardes AVAMAR/DATADOMAIN, réseau Wifi institutionnel, NAC et télémaintenance WALLIX.

Le candidat doit fournir les prérequis de serveurs, stockage, réseau, postes, terminaux mobiles, douchettes et imprimantes, ainsi qu’une matrice des flux. Les clients éventuels doivent être intégrables à SCCM ; Java Oracle ne doit pas être installé ou utilisé.

La solution doit gérer l’authentification, les profils et habilitations, les droits différenciés par écran, le verrouillage après inactivité, la traçabilité des connexions et modifications, l’extraction autonome des journaux sur au moins une année glissante, les sauvegardes, la supervision et les procédures de reprise. Les temps de passage d’une zone à l’autre doivent rester inférieurs à 0,2 seconde dans 98 % des cas et les changements d’écran ou de fonction inférieurs à 0,5 seconde dans 98 % des cas, hors interrogations globales de la base.

Un environnement de test complet, avec imprimantes, terminaux mobiles et interfaces de test, doit être fourni. Le titulaire assiste annuellement l’établissement lors d’un test de restauration des sauvegardes, avec procès-verbal signé, et prévoit les procédures de fonctionnement en mode dégradé, de reprise après incident, d’extraction des données et de retour au mode nominal.

Conduite de projet, formation et maintenance

La prestation comprend l’installation en test et en production, le paramétrage, la reprise de données, la mise en place des interfaces, la coordination de la recette intégrée, l’assistance aux tests, le suivi des anomalies, la documentation et le transfert de compétences. L’équipe projet comprend au minimum un chef de projet, des référents techniques et des formateurs.

Les livrables comprennent notamment le dossier d’architecture technique, les matrices de flux et de réseau, les manuels utilisateurs, d’installation, d’administration et de paramétrage, la documentation des interfaces, les procédures d’accès, de sauvegarde, de restauration et de mode dégradé, les plans de tests, les supports de formation, les éléments RGPD et l’analyse d’impact relative à la protection des données.

La maintenance couvre les corrections, les adaptations aux environnements techniques, les évolutions réglementaires et fonctionnelles, l’assistance, les webinaires et la mise à jour de la documentation. Elle doit prévoir un support de niveaux 1 et 2, une couverture 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, ainsi que des délais de prise en compte différenciés selon la criticité. Le titulaire tient un registre des interventions, informe le CHRU des anomalies et fournit un plan produit prévisionnel ainsi que les versions compatibles des logiciels tiers.

La réversibilité comprend la restitution des données sous forme de dump, sauvegarde, format requêtable ou fichier plat au choix du CHRU, la mise à jour d’un plan de réversibilité et l’accompagnement d’un repreneur tiers éventuel.