Solution de gestion des informations produits

La prestation consiste à mettre à disposition et déployer une solution centralisant les données de marchés, lots, zones, fournisseurs, unités de besoin, produits et prix. Elle doit automatiser les échanges de données et la production de fichiers destinés aux catalogues et aux systèmes tiers, avec gestion des accès, des validations et de l’historique.

Périmètre et données

Le processus de collecte, d’harmonisation et de mise à jour concerne les BPU élaborés par la Centrale d’achat. Les BPU de marchés régionaux hors Centrale sont exclus de ce processus, mais la solution doit permettre l’import en masse de données externes, notamment pour des reprises ou référentiels régionaux.

Le modèle relie marchés, lots, zones, unités de besoin, produits fournisseurs et prix. Il doit prendre en charge les cas où un produit est associé à plusieurs lots ou zones et où ses prix diffèrent selon la zone. Les formulaires doivent être administrables selon les familles de produits, alimentaires ou non alimentaires, avec champs visibles, modifiables ou obligatoires paramétrables.

Les informations de produit comprennent notamment désignation commerciale, code et marque, origine et lieu de fabrication, attributs réglementaires ou alimentaires, allergènes, conditionnements, poids et volumes, unités de commande et de facturation, prix et données nécessaires aux fiches produit. Les listes de valeurs et règles de calcul ou de génération de codes et conditionnements doivent pouvoir être paramétrées.

Les volumes indicatifs sont d’environ 900 adhérents, 120 fournisseurs, 8 600 produits — dont 6 000 alimentaires — et 180 lots. Le dimensionnement cible prévoit jusqu’à 10 acheteurs simultanés, 120 connexions fournisseurs simultanées en pic, une croissance annuelle de 10 % des fiches, au moins 17 000 fichiers image et PDF à date, des exports quotidiens vers Magento et une capacité supplémentaire de 30 % sur trois ans.

Parcours fournisseurs, acheteurs et administration

La solution comprend des espaces sécurisés pour les fournisseurs, les acheteurs et l’administration du référentiel. Le fournisseur accède à ses marchés, lots et lignes produits, peut compléter ou modifier les données autorisées et soumettre des révisions. Il doit pouvoir téléverser des images JPG, des fiches techniques PDF et des fichiers d’attributs ou de lots notamment en XLS, CSV ou Excel. L’administration prévoit la saisie unitaire et les imports en masse.

Les demandes sont contrôlées à la soumission, affectées à l’acheteur concerné et suivies par statut. L’acheteur compare les versions, valide ou refuse, renseigne les dates de publication, dépublication ou d’application des prix, et peut téléverser des lots ou fichiers de mise à jour. Les validations et modifications sont datées et historisées ; les exports doivent restituer les informations applicables à la date demandée.

Les révisions tarifaires sont initialement traitées hors plateforme en raison de la complexité des formules et contrôles de prix. La solution doit néanmoins permettre leur intégration, notamment par téléversement de fiches de révision, distinguer ces modifications des évolutions des données produit et prévoir l’intégration ultérieure du workflow tarifaire complet.

Intégrations et livrables de données

La solution génère les fichiers d’import Magento/Régal, des BPU adhérents par marché, lot et zone, ainsi que des catalogues GPAO, notamment pour Easilys. Les fichiers sont notamment prévus en XLS, Excel ou CSV selon leur usage. Les échanges avec Magento doivent pouvoir reposer sur un mécanisme sécurisé tel que SFTP ou API REST. Les traitements d’import et d’export, fichiers générés, erreurs, lignes rejetées et statuts d’exécution doivent être traçables. Le CCTP classe l’export BPU adhérent détaillé comme « Could have » et l’export GPAO comme « Could have », alors que l’export Magento est « Must have ».

Mise en œuvre, reprise et exploitation

La prestation comprend le pilotage du projet, la définition des flux et du modèle cible, les livraisons en préproduction, les tests et la recette par la Région, ainsi que le transfert de compétences et la documentation d’exploitation. La reprise initiale porte sur les produits éligibles rattachés à des marchés actifs, et non sur l’intégralité de Magento : analyse de la source, mapping validé, migration à blanc et pilote, migration générale, contrôles, rapport et recette. Les médias et documents associés sont repris lorsqu’ils sont disponibles ; produits obsolètes, marchés clôturés et produits orphelins sont exclus sauf demande expresse de la Région.

L’hébergement proposé peut être SaaS ou sur site ; en SaaS, l’application et les données doivent être hébergées en France. Les échanges sont protégés par HTTPS et TLS 1.2 minimum ; les journaux couvrent notamment accès, modifications, validations, publications, imports et exports, avec conservation minimale de 12 mois. La production vise une disponibilité mensuelle de 99,7 % en 24/7 ; la préproduction, 97 % sur les jours ouvrés de 8 h à 18 h. Les sauvegardes prévues sont quotidiennes pour les sauvegardes complètes et toutes les 4 heures pour les incrémentales ; les cibles sont un RTO de 4 h et un RPO de 1 h. Les interfaces visent la conformité RGAA 4.1.2 et WCAG 2.1 AA.

La maintenance couvre les volets correctif, évolutif, préventif et adaptatif, ainsi que les interfaces, API, connecteurs, imports/exports et traitements batch. Le support est organisé en niveaux N1, N2 et N3. Les objectifs de prise en charge vont de 1 heure ouvrée pour un incident P1 à 1 jour ouvré pour un P4 ; les résolutions cibles sont de 1 jour ouvré maximum pour P1, de 2 à 5 jours ouvrés pour P2, de 5 à 10 jours ouvrés pour P3 et selon planification pour P4.