Solution de facturation et de facturation électronique

La prestation porte sur une solution logicielle existante de facturation et sur son déploiement : cadrage, paramétrage, interfaces, reprise de données, tests, formation, bascule, assistance au démarrage et exploitation. Une solution SaaS est privilégiée. Le candidat doit décrire l’architecture, les responsabilités de l’éditeur, des intégrateurs et des partenaires de plateforme agréée, ainsi que les engagements et limites de chacun.

Le dimensionnement de référence concerne 19 entités, environ 6 000 tiers et 30 utilisateurs (3 à 4 en simultané). Les volumes 2025 sont de 7 749 factures : 4 655 pour les Congrès, 518 pour l’USH hors Congrès et 2 576 hors USH et ARECOOP. La facturation intervient au fil de l’eau et en fin de mois, avec des pics pouvant atteindre 200 factures simultanées. Des pièces jointes peuvent accompagner les factures, notamment des attestations de présence et les conditions générales de vente de H’Expo.

Fonctions métier

La solution couvre la gestion des référentiels clients, prospects, adhérents et contacts, des devis et de leurs versions, de la validation et de la signature électronique des devis via DocuSign, ainsi que des commandes et des factures unitaires ou en campagnes. Sont également concernés les acomptes, échéanciers, modèles, pièces jointes, duplicatas, contrôles de doublons et numérotation, avoirs totaux liés à leur facture d’origine, attestations de présence et tableaux de bord de chiffre d’affaires, encaissements et avoirs.

La gestion des règlements et les relances sont consultées en option, à l’exception de l’import des règlements clients depuis ANAEL, qui est requis. ANAEL demeure le système comptable et maître du référentiel tiers. Lomitko reste utilisé pour les exposants et les factures des congressistes; Mahalo est conservé pour les abonnements. Inwink et Netcom restent des sources amont. Le module de facturation d’ANAEL pourra être décommissionné si la solution satisfait pleinement les besoins de facturation interne.

Facturation électronique et interfaces

Le dispositif doit transmettre les factures électroniques et assurer le e-reporting sur le périmètre, y compris pour les factures des congressistes émises par Lomitko et celles provenant de Mahalo. Il doit s’articuler avec Chorus Pro et une plateforme agréée reconnue par l’administration fiscale, conforme à l’AFNOR XP Z12-014. Les formats attendus sont ceux de la norme EN 16931 : Factur-X, UBL et CII. Le suivi des statuts, des rejets, des preuves de transmission et du cycle de vie des factures est attendu.

Les interfaces portent notamment sur les référentiels, comptes, axes analytiques et règlements échangés avec ANAEL; les écritures comptables émises vers ANAEL; les commandes de Lomitko; les inscriptions d’Inwink; les commandes de Netcom; Chorus Pro et la plateforme agréée; les portails clients; Keycloak et le client SMTP. Aucune API ANAEL n’est présumée disponible : les échanges actuels se font par fichiers plats. L’import du référentiel tiers ANAEL est quotidien; le volume indiqué est d’environ 6 000 tiers et 10 à 20 mouvements quotidiens de tiers. Le flux d’écritures vers ANAEL est indiqué deux fois par jour, avec un maximum de 300 écritures par fichier. Les échanges Lomitko sont envisagés quotidiennement, ceux d’Inwink par campagne; les échanges avec la plateforme agréée sont envisagés en temps réel ou quasi temps réel. Le titulaire doit préciser mécanismes, prérequis, déclencheurs, fréquences, contrôles, alertes, reprises et prévention des doubles intégrations.

Sécurité, mise en œuvre et exploitation

Les données doivent être hébergées dans l’Union européenne; l’éditeur et l’hébergeur doivent être certifiés ISO 27001. ISO 27017 et ISO 27018 sont fortement appréciées pour le SaaS. Sont aussi attendus la conformité RGPD, un PCA/PRA, des sauvegardes, la sécurisation des échanges, la journalisation et la traçabilité, ainsi que l’authentification fédérée OIDC et/ou SAML 2.0, avec compatibilité Keycloak privilégiée ou Entra ID, MFA et gestion fine des habilitations. Le service doit être opérationnel de 8 h à 19 h, du lundi au vendredi; les niveaux de disponibilité, performances, maintenance et support sont à préciser.

La démarche comprend cadrage, paramétrage, interfaces, reprise, tests, formation, bascule et assistance au démarrage, avec livrables de conception, spécifications d’interface, plans de reprise, recette et bascule, et supports de formation. La reprise porte sur les tiers et les devis en cours selon le périmètre retenu et validé; le cahier des charges indique que la reprise des factures n’est pas prévue à ce stade et doit être confirmée lors du cadrage, tandis que la matrice d’exigences mentionne les factures et devis en cours. La recette couvre les flux de bout en bout, les erreurs et reprises, la sécurité, les performances et la qualité de reprise; le titulaire suit et corrige les anomalies, et toute anomalie empêchant la facturation ou compromettant l’intégrité des données doit être corrigée avant la mise en service du périmètre concerné.

La prestation inclut la formation adaptée aux profils utilisateurs et administrateurs, l’accompagnement des premières campagnes, la maintenance corrective, évolutive et réglementaire, et l’assistance. Les factures et justificatifs doivent être conservés pendant dix ans et rester consultables, recherchables et exportables avec intégrité et lisibilité. Les modalités de restitution des données, documents et historiques, d’accès après la fin du contrat et de réversibilité sont à décrire.