Solution de dématérialisation des lettres recommandées

Le titulaire fournit et héberge une plateforme sécurisée en mode SaaS, en assure l’exploitation, le maintien en condition opérationnelle et les évolutions. Elle est accessible depuis un navigateur récent, sans installation spécifique sauf nécessité technique justifiée. À la date de notification, aucune interconnexion avec les systèmes d’information de la Préfecture de police n’est obligatoire ; des interfaces sécurisées et documentées pourront être mises en place si l’acheteur le souhaite.

La plateforme permet de gérer les comptes, profils et habilitations, de préparer les courriers et pièces jointes, de gérer les destinataires et de suivre les envois. Les formats de documents acceptés comprennent au minimum PDF, PDF/A, DOCX et ODT. Les utilisateurs peuvent saisir ou importer des adresses, réutiliser des destinataires, contrôler la cohérence des adresses postales et détecter les doublons. Après validation, le pli est généré, horodaté et enregistré ; aucune modification n’est possible après validation.

Envois électroniques et hybrides

Pour les envois hybrides, le titulaire prend en charge l’impression, le contrôle qualité, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise au réseau postal. L’impression respecte au minimum le format A4, en noir et blanc, recto-verso, jusqu’à 200 pages et 2 kg. Des prestations supérieures peuvent être proposées sans surcoût lorsqu’elles améliorent la qualité du service.

La remise au réseau postal intervient au plus tard 24 heures après le dépôt électronique ; l’objectif fixé pour la remise aux destinataires est de 3 jours au maximum. Le suivi distingue notamment les étapes de validation, impression, mise sous pli, remise au réseau postal, distribution, refus, non-distribution et archivage, avec horodatage des changements de statut.

Preuves, archivage et restitution

Pour chaque envoi, la solution génère et rend consultables les preuves de dépôt, d’impression, de remise au réseau postal, de distribution, de refus ou de non-distribution, ainsi que le motif détaillé de non-distribution lorsqu’il existe. Les preuves sont exportables individuellement ou par lot. Les tableaux de bord présentent notamment les volumes, délais moyens, taux de distribution, incidents et statistiques mensuelles, avec exports Excel et CSV.

L’archivage sécurisé couvre les courriers, preuves et métadonnées pendant au moins 3 ans à compter de l’envoi. Une conservation prolongée peut être demandée pour certains documents selon les besoins opérationnels ou réglementaires. La restitution porte également sur les pièces jointes, historiques, journaux, paramètres, habilitations, rapports et statistiques, dans des formats ouverts et documentés, notamment PDF/A, CSV, XML et JSON. Elle comprend la vérification de l’exhaustivité, de la lisibilité et de l’intégrité, ainsi que l’assistance à la reprise du service.

Exigences techniques, sécurité et niveaux de service

La solution doit assurer confidentialité, intégrité, traçabilité et disponibilité, et rester conforme aux exigences applicables, notamment eIDAS, RGPD, loi Informatique et Libertés, dispositions relatives aux lettres recommandées électroniques et recommandations ANSSI applicables. Les données sont hébergées exclusivement en France. Le titulaire décrit les mesures de souveraineté numérique, de chiffrement, de gestion des clés, d’authentification et de traitement des vulnérabilités et incidents. L’authentification multifacteur est requise pour les administrateurs et peut être étendue à tous les utilisateurs à la demande de l’acheteur.

La disponibilité annuelle minimale est de 99,5 %, hors maintenances programmées validées ; celles-ci sont annoncées au moins 5 jours ouvrés à l’avance. Les performances indicatives sont : ouverture de session en moins de 5 secondes, affichage d’un dossier en moins de 3 secondes, génération d’une preuve en moins de 10 secondes, recherche multicritère en moins de 5 secondes et export de 1 000 enregistrements en moins de 30 secondes. Le plan de reprise d’activité vise, à titre indicatif, un RTO maximal de 4 heures et un RPO maximal d’1 heure.

Les incidents critiques ont un délai de prise en charge de 30 minutes et de rétablissement de 4 heures ; les incidents majeurs, de 1 heure et 8 heures ouvrées pour la résolution ; les incidents mineurs, de 4 heures et 2 jours ouvrés pour la résolution. Une demande d’évolution est prise en compte sous 5 jours ouvrés. Les indicateurs qualité comprennent notamment un taux d’impression conforme d’au moins 99,95 %, un taux d’envoi conforme d’au moins 99,95 %, 98 % de courriers distribués dans les délais, une disponibilité des preuves de 100 % et une satisfaction utilisateurs d’au moins 90 %.

Déploiement, formation et réversibilité

Le déploiement inclut le pilotage, le paramétrage, les essais, la recette, la formation et l’assistance au démarrage. Un planning détaillé est remis dans les 15 jours suivant la notification. La phase pilote dure 1 mois, suivie, après validation des vérifications d’aptitude, d’1 mois d’exploitation en conditions réelles. Une assistance renforcée est assurée pendant les 2 premiers mois suivant la mise en production. Les formations s’adressent aux administrateurs et utilisateurs ; la documentation comprend notamment les guides, dossiers d’architecture, d’exploitation et de sécurité, ainsi que les supports de formation.

Le titulaire remet un plan de réversibilité dans les 3 mois suivant la notification, puis le met à jour au moins une fois par an. La restitution finale intervient dans un délai de 3 mois ; l’assistance à la réversibilité est assurée pendant 3 mois, avec maintien de la plateforme en fonctionnement durant la transition. La garantie de réversibilité des données et preuves peut aller jusqu’à 3 ans après la fin du marché.