Routage, publipostage et externalisation de courriers

Le lot comprend la réception des documents imprimés ou leur retrait, le contrôle des quantités et de leur état, le stockage temporaire sécurisé, le façonnage, le pliage, l’assemblage, l’insertion de pièces, le collage et les opérations spécifiques, puis la mise sous enveloppe, sous pochette, en lots ou en colis. Les emballages peuvent être fournis par la Direction de la Communication ou par le titulaire selon le BPU.

Le titulaire réalise également le publipostage et l’adressage à partir des fichiers transmis : contrôle technique, signalement des anomalies, impression directe ou sur étiquette et vérification de la lisibilité et de la correspondance entre fichiers et documents.

Les envois peuvent être identiques ou différenciés selon les destinataires, le contenu, le nombre de documents ou le conditionnement. Le titulaire assure l’affranchissement, l’apposition des mentions nécessaires, la remise aux opérateurs d’acheminement et, si nécessaire, le transport et la livraison de colis sur site.

• Acheminement standard : 7 jours ouvrés, depuis la réception de tous les éléments jusqu’à la remise à l’opérateur postal ou de distribution.
• Acheminement urgent : 4 jours ouvrés lorsque la demande ou le bon de commande le prévoit.
• Contrôle interne et traçabilité des documents réceptionnés, quantités préparées, conditionnements, expéditions et anomalies ; bilan des opérations avec quantités, dates, difficultés et actions correctives.
• Restitution ou destruction sécurisée des documents, fichiers et supports selon les instructions de l’acheteur.

Les locaux et équipements doivent permettre le stockage, le façonnage, le conditionnement et la continuité de production. Les fichiers d’adresses et informations de campagne sont confidentiels : accès limités, sécurisation, absence d’usage étranger au marché et restitution ou suppression sur instruction. Toute anomalie, notamment d’adressage, de composition, de quantité, de conditionnement ou de délai, est signalée et fait l’objet d’actions correctives.

Le personnel en insertion bénéficie d’un encadrement technique, d’un accompagnement socioprofessionnel et d’actions de formation. Le titulaire désigne un interlocuteur dédié et un remplaçant.