Solution de déclaration et d’analyse des temps

La démarche de sourcing vise à recueillir des propositions de solutions permettant de mesurer le temps consacré à certaines activités ou à des groupements d’activités. L’outil recherché doit servir à connaître la charge et à produire des analyses de gestion, non à contrôler l’ensemble du temps de travail ni les amplitudes horaires. Les caractéristiques sont indicatives et restent à préciser dans un éventuel marché.

Déclarations et validation

La solution doit faciliter la déclaration et la validation des temps, notamment pour l’instruction de dossiers d’autorisation soumis à redevance horaire et pour des projets, activités ou familles de métiers suivis par l’établissement. Les déclarations pourraient être saisies par les agents à la journée, mais les temps enregistrés ont vocation à être agrégés au minimum à l’échelle de la semaine ou du mois.

La facilité d’usage est déterminante pour favoriser des déclarations fiables. Les propositions peuvent prévoir une saisie exclusivement manuelle ou, à titre de possibilité, l’automatisation à partir de l’analyse des agendas, une déclaration conversationnelle et la détection d’anomalies par croisement de données statistiques. Une validation par les managers peut être activée et paramétrée selon les activités ; l’instruction des autorisations soumises à redevance pourrait notamment nécessiter une validation hiérarchique systématique.

Administration, rapports et planification

Des utilisateurs habilités doivent pouvoir faire évoluer de façon autonome le périmètre suivi, sans intervention systématique de l’éditeur ni compétence technique particulière : ajouter, supprimer ou modifier les activités et leurs catégories, adapter les critères d’inclusion ou d’exclusion, prendre en compte l’évolution du stock de dossiers et modifier les paramètres sans développement spécifique. Une interface d’administration intuitive et accessible à plusieurs utilisateurs habilités est recherchée.

La solution doit agréger les temps par périmètre de salariés ou catégories d’activités prédéfinies ; une déclaration peut éventuellement être comptabilisée dans plusieurs catégories. Les rapports ou synthèses à la demande, dans un format immédiatement exploitable, sont un atout. Des indicateurs de contrôle de gestion sont attendus, notamment le nombre d’heures d’instruction de dossiers en délégation de tâches et les jours consacrés au suivi d’entreprises présentant des manquements graves ou répétés.

À titre de fonctionnalités éventuelles, les propositions peuvent inclure la planification prévisionnelle, l’estimation des temps de traitement à partir de données historiques, des temps de référence, des rappels ou notifications d’échéances, le suivi du temps restant par rapport à une référence et la simulation annuelle du plan de charge selon le nombre de dossiers, les temps estimés et les effectifs disponibles. Leur maturité, leurs prérequis et leurs coûts éventuels sont à préciser.

Interopérabilité et sécurité

Les automatisations fondées sur le calendrier ou d’autres applications ne doivent pas dépendre d’une solution commerciale unique. Les connecteurs de calendrier cités à titre d’exemple comprennent Microsoft Graph, CalDAV, iCalendar et ICS.

Les échanges avec les systèmes existants, notamment OSCAR et STAR, peuvent être décrits selon les possibilités d’import/export et les formats pris en charge, les mécanismes (fichiers, API, webservices ou autres), leur automatisation et leur fréquence, leur sens (entrant, sortant ou bidirectionnel), ainsi que les prérequis, développements spécifiques et coûts éventuels. Le service proposé doit respecter la réglementation et les standards usuels de sécurité des systèmes d’information, de protection des données personnelles et le RGPD.